5 bedste fremgangsmåder til overholdelse af forsyningsselskaber: Sådan undgår du lovovertrædelser

Over hele landet forventer millioner af privat- og erhvervskunder adgang til ren, sikker, pålidelig og prisbillig energi og vand. For at kunne levere disse ydelser skal forsyningsselskaberne overholde de forskellige regler, der gælder for deres branche.

For det meste er det ikke kompliceret at overholde disse regler; det kræver blot, at forsyningsselskaberne henter og indsamler data. Det lyder ligetil, men med behovet for at spore data fra forskellige teams, entreprenører og systemer, er det ofte alt andet end let at indsamle nøjagtige, opdaterede oplysninger om den daglige drift. Især når aktiverne er spredt over forskellige geografiske områder, hvilket gør det sværere at liste aktiver og føre tilsyn med rapporteringen.

For at øge kompleksiteten står forsyningsselskaberne også over for et skiftende lovgivningsmæssigt landskab. Retningslinjerne for overholdelse opdateres ofte, og hvad der er i overensstemmelse med reglerne den ene dag, er det måske ikke om et par måneder, så det kan være svært at holde styr på de aktuelle krav.

Det er vigtigt at arbejde tæt sammen med nationale reguleringsorganer, da manglende overholdelse kan føre til bøder eller frivillige erstatninger. I Storbritannien har energiselskaberne f.eks. allerede udbetalt 5.481.151 pund i lovpligtige bøder i 2023 ifølge Ofgem.

Så med risikoen for straffeforanstaltninger på den ene side og et komplekst netværk af aktiver på den anden side, hvordan holder forsyningsudbyderne sig så til reglerne og undgår lovovertrædelser?

Hvad er Utility Compliance?

Det første skridt mod compliance er at beskrive de forskellige regler, der gælder for din forsyningsvirksomhed, og sikre, at du gennemgår listen regelmæssigt. Disse love hjælper forsyningsselskaber med at opretholde en sikker, fair og etisk forretningsdrift, så enhver overtrædelse kan få juridiske konsekvenser, for ikke at nævne at skade dit omdømme og kundernes tillid.

Det er vigtigt at identificere de specifikke regler, der gælder for din virksomhed. I Europa har hvert land for eksempel en national, uafhængig energitilsynsmyndighed, mens lovene i USA udstedes af Federal Energy Regulatory Commission (FERC) og North American Electric Reliability Corporation (NERC). Der findes også en lang række delstatslove om forsyning samt lokale og regionale krav.

I sidste ende er der ikke nogen universel tilgang til overholdelse af lovgivningen; hvert forsyningsselskab følger sin egen specifikke lovramme, men der er nogle vigtige bedste praksisser, som enhver forsyningsudbyder kan følge for at undgå overtrædelser.

5 Bedste praksis for overholdelse af forsyningspligten

1. Gennemfør en compliance-audit og -gennemgang

Når man arbejder på at overholde lovgivningen, vil en grundig revision af virksomhedens overholdelse altid være en god idé. Uanset om den udføres af en ekstern konsulent eller internt, bør den omfatte en omfattende gennemgang af alle de lovgivningsområder, som dit forsyningsselskab skal forholde sig til.

Udover at vurdere, om din virksomhed lever op til alle de krævede love og regler, er du nødt til at gennemgå din virksomheds nuværende compliance-indsats, så du ved, om du har risikoområder, der skal forbedres. Start med at gennemgå ting som det samlede antal overtrædelser, du har haft, og hvor meget de har kostet.

Ved at fastslå, hvor langt du er nået med din nuværende compliance-indsats, kan du planlægge fremad for at reducere antallet og alvoren af overtrædelser.

2. Skab effektive politikker og procedurer

Politikker og procedurer er afgørende for at vejlede og informere dine medarbejdere om organisationens værdier og aktuelle forretningsaktiviteter. Det betyder, at din evne til at administrere, distribuere og spore compliance-foranstaltninger er afgørende for at reducere den lovgivningsmæssige risiko.

Du kan simpelthen ikke overholde reglerne, hvis dine medarbejdere ikke følger dine politikker og procedurer, så det er vigtigt at sikre, at medarbejderne ikke bare kender de relevante procedurer, men også forstår dem. Invester i regelmæssig træning for at sikre, at alle er på samme side.

3. Vedtage software til styring af forsyningsselskaber

Cloud-baseret software til styring af forsyningsselskaber, som AMCS Field Services, bliver mere og mere almindeligt i forsyningssektoren, især når det handler om at overholde lovgivningen. Softwareprogrammer som dette er ikke kun nemme at vedligeholde og betjene, men de gør det også nemt at spore og rapportere overholdelse.

For eksempel kan software bruges til at udvikle virksomhedens regelsystem og lagre oplysninger, men det kan også bruges til automatisk at udtrække data fra det daglige arbejde, hvilket gør det nemt at oprette, indsende og organisere rapporter. Hvor det er relevant, kan det endda bruges til at udløse advarsler om manglende overholdelse.

Den rigtige software til forsyningsadministration kan i sidste ende hjælpe med at uddanne dine medarbejdere i overholdelse af forsyningslovgivningen ved hjælp af enkle digitale workflows, der er skræddersyet til dine driftsprocedurer.

4. Skab en kultur for overholdelse

Selv om nedskrevne politikker og procedurer kan være et effektivt værktøj, er medarbejderkommunikation stadig et vigtigt element, når det gælder om at overholde forsyningslovgivningen.

Derfor er det vigtigt at give regelmæssig feedback på præstationerne og forklare, hvad problemerne er, hvad de betyder for medarbejderne, og hvad der skal gøres for at rette op på dem og undgå overtrædelser. Hvor det er muligt, skal du sørge for, at dit ledelsesteam offentliggør compliance-relaterede oplysninger i hele virksomheden, så du kan løse problemer og skabe en compliance-kultur.

Med passende digitale værktøjer kan du sikre, at compliance-oplysninger er tilgængelige lige ved hånden for alle med opdaterede oplysninger om den aktuelle compliance-status.

5. Spor og rapporter forsyningsselskabets overholdelse i realtid

Endelig kan du holde styr på forsyningsselskabets compliance med præcis overvågning og rapportering i realtid. Løbende overvågning hjælper med at styre din virksomheds compliance-status og giver dig mulighed for at opbygge en bæredygtig struktur for konsekvent og effektiv dokumentation.

Se efter asset management-software med funktioner som fjernovervågning for at forbedre datakvaliteten og hjælpe lederne med at holde styr på både performance og rapporter. Automatiserede processer til compliance-rapportering hjælper dig med at overholde tilladelser og regler og kan endda generere indsigt til fremtidige forbedringer.

Fordele ved rapportering med AMCS Field Services

Med sofistikerede værktøjer til strømlinet overvågning af aktiver og klar, intuitiv rapportering understøtter AMCS Field Services compliance i en lang række sektorer fra energiproduktion til vand, telekommunikation eller endda affaldsservice.

Det gør det muligt for forsyningsudbydere at:

• Automatiser rapportering om overholdelse
• Modtag advarsler om lovovertrædelser og manglende compliance
• Opret tilpassede rapporter
• Udtræk automatisk data for at oprette og indsende rapporter
• Konfigurer yderligere rapporter på farten

Ingen er i tvivl om, at forsyningsreglerne er vigtige, men det kan være en udfordring at overholde dem. Med digitale løsninger, der hjælper dig med at overholde reglerne, kan vi forenkle processen med at overholde branchestandarder, love og retningslinjer.

Følg vores fem best practices for at undgå lovovertrædelser, og hvis du vil have flere ideer til, hvordan du skaber en kultur, hvor forsyningsvirksomhederne overholder reglerne, kan du se, hvordan vores Field Services-software kan understøtte effektiv uddannelse, kommunikation, sporing og rapportering i nutidens forsyningsvirksomheder.