Challenge

Identifier les domaines dans lesquels l’entreprise pourrait réduire les systèmes papier

TJ Waste a entrepris un projet de recherche et développement pour déterminer où l’entreprise pourrait réduire les systèmes et processus papier afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle. Ils ont également reconnu la possibilité d’exploiter la technologie pour améliorer l’expérience client dans un secteur où l’adoption avait été relativement lente par rapport à d’autres.

À l’origine, les chauffeurs recevaient leur feuille de travail (liste des collections) la veille au soir et ils écrivaient à la main des billets sur des documents à 3 plis pour chaque travail au fur et à mesure qu’ils terminaient le service. Par conséquent, si un emploi devait être modifié ou qu’un nouvel emploi devait être ajouté, le bureau devrait appeler le chauffeur. Cela entraînait souvent un certain nombre d’appels car le conducteur n’était pas toujours disponible et s’il l’était, il devait arrêter de conduire pour noter les détails.

Ce système papier rendait également très difficile de réagir rapidement aux changements d’horaire ou aux demandes des clients. En outre, toute demande de copie de billets nécessiterait que l’original soit trouvé, numérisé ou copié, et envoyé par courrier ou envoyé par courrier électronique au client, ce qui retardait souvent le paiement des factures.

Solution

L’application mobile AMCS

Les pilotes de TJ Waste ont tous été équipés de tablettes mobiles. Ceux-ci sont tous fabriqués selon l’indice de protection IP67, ce qui les protège contre l’eau et la poussière. Les tablettes sont chacune préchargées avec l’application mobile AMCS, qui nécessite une connexion unique. Une fois connectés, les conducteurs peuvent accéder aux informations envoyées à l’application (via le Cloud) à partir des systèmes de back-office.

Une fois que le chauffeur a sélectionné son prochain emploi, l’application peut envoyer un message au client pour l’informer de l’heure de service prévue et également envoyer une note pour confirmer l’achèvement. Il accède également à Google Maps et planifie l’itinéraire le plus rapide. Le conducteur et le back-office sont également en mesure d’envoyer des messages en temps réel qui peuvent inclure un GPS ou des signatures.

Le conducteur a également la possibilité d’envoyer des preuves photographiques de levages manqués ou de types de déchets non conformes. Le système comprend un portail client en ligne accessible de n’importe où et à tout moment. Lorsqu’ils accèdent au portail, les clients peuvent consulter une série d’informations induisant des copies de billets et de factures.

Results

Réduction des trajets perdus

Le système a apporté un certain nombre d’avantages opérationnels, commerciaux et environnementaux. Il s’agit notamment d’une réduction des trajets perdus, du kilométrage de la flotte, du carburant et des émissions. Il a également augmenté la capacité de la flotte de bennes de 0,8 emploi par jour et par véhicule. Il y a également eu un impact très positif sur l’efficacité du back-office où l’ensemble du système, de la commande à la facturation, est désormais complètement dématérialisé. Il s’agit notamment des éléments suivants :

Principaux avantages de la mise en œuvre du système

• une réduction des demandes de billets de copie puisqu’ils sont maintenant disponibles sur le portail
• une diminution du nombre de demandes de factures et de jours débiteurs en raison de l’amélioration de la preuve de signification et de la disponibilité d’informations en temps réel et de preuves photographiques
• Moins de temps au téléphone avec les chauffeurs, libérant ainsi la capacité de parler aux clients