TJ Waste, ordre om at fakturere papirløst

Challenge

Identificer, hvor virksomheden kan reducere papirbaserede systemer

TJ Waste iværksatte et forsknings- og udviklingsprojekt for at identificere, hvor virksomheden kunne reducere papirbaserede systemer og processer for at forbedre driftseffektiviteten. De erkendte også muligheden for at udnytte teknologi til at forbedre kundeoplevelsen i en sektor, hvor optagelsen havde været relativt langsom sammenlignet med andre.

Oprindeligt fik chaufførerne tildelt deres arbejdsseddel (liste over indsamlinger) aftenen før, og de skrev billetter i hånden på 3-lags papir for hvert job, efterhånden som de udførte tjenesten. Det betød, at hvis et job skulle ændres, eller et nyt job skulle tilføjes, skulle kontoret ringe til chaufføren. Det resulterede ofte i en række opkald, da chaufføren ikke altid var tilgængelig, og hvis han var, var han nødt til at stoppe kørslen for at notere detaljerne ned.

Dette papirbaserede system gjorde det også meget svært at reagere hurtigt på ændringer i tidsplanen eller kundeanmodninger. Derudover krævede alle anmodninger om kopibilletter, at originalen blev fundet, scannet eller kopieret og sendt eller e-mailet tilbage til kunden, hvilket ofte forsinkede betalingen af fakturaer.

Solution

AMCS-mobilappen

TJ Waste's chauffører har nu alle fået udleveret mobile tablet-enheder. De er alle fremstillet i henhold til IP67-klassificeringen, som beskytter dem mod vand og støv. Alle tablets er forudindlæst med AMCS-mobilappen, som kræver et unikt login. Når chaufførerne er logget ind, kan de få adgang til oplysninger, der er sendt til appen (via skyen) fra backoffice-systemerne.

Når chaufføren har valgt sit næste job, kan appen sende en besked til kunden om det forventede servicetidspunkt og også sende en note for at bekræfte, at opgaven er udført. Den har også adgang til Google maps og planlægger den hurtigste rute. Både chaufføren og backoffice kan også sende realtidsbeskeder, som kan indeholde GPS eller signaturer.

Chaufføren har også mulighed for at sende fotografisk dokumentation for glemte løft eller afvigende affaldstyper. Systemet omfatter en online kundeportal, der kan tilgås fra hvor som helst og når som helst. Når kunderne får adgang til portalen, kan de se en række oplysninger, herunder kopibilletter og fakturaer.

Results

Reduktion af spildte rejser

Systemet har leveret en række driftsmæssige, kommercielle og miljømæssige fordele. Disse omfatter en reduktion i spildte ture, flådens kilometertal, brændstof og emissioner. Det har også øget kapaciteten i containerflåden med 0,8 job om dagen pr. køretøj. Der har også været en meget positiv indvirkning på effektiviteten i back-office, hvor hele systemet fra ordre til faktura nu er helt papirløst. Dette har inkluderet:

Største fordele ved at implementere systemet

• En reduktion i antallet af
• En reduktion i anmodninger om kopibilletter, da de nu er tilgængelige via portalen
.
• et fald i antallet af fakturaforespørgsler og debitordage på grund af forbedringen i servicebeviset og tilgængeligheden af realtidsinformation og fotografisk bevismateriale
.
• mindre tid i telefonen til chaufførerne, hvilket frigør kapacitet til at tale med kunderne
.