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Service des eaux de la ville d'Orléans

Protéger l'expertise institutionnelle

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À propos du service des eaux de la ville d'Orléans

Situé sur le "coude intérieur" de Cape Cod, le service des eaux de la ville d'Orléans gère la qualité de l'eau et le traitement des eaux usées pour environ 5,8 km de clients. L'eau souterraine est fournie par 8 puits et la ville dispose d'une station d'épuration ultramoderne équipée de membranes d'ultrafiltration. Grâce à ces ressources, le service maintient un approvisionnement en eau municipal de haute qualité, garantissant une quantité d'eau suffisante pour répondre aux besoins de tous ses clients, même pendant les journées les plus exigeantes de l'été.

6
Population
102
de la conduite d'eau
2
réservoirs de stockage d'eau
939
bouches d'incendie

Défi

Après avoir construit sa station d'épuration de six millions de dollars, la ville d'Orléans était à la recherche d'une solution de gestion des actifs pour soutenir son infrastructure. Rapidement, le personnel s'est rendu compte qu'une grande partie des connaissances qu'il avait accumulées n'était pas documentée de manière efficace et qu'elle serait perdue lorsque les employés prendraient leur retraite.

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Challenge

Rien ne vaut l'expérience. Mais que se passe-t-il lorsque les personnes qui possèdent cette expérience partent à la retraite et emportent avec elles de vastes quantités de connaissances institutionnelles ? C'est le défi qu'a dû relever Sue Brown, surintendante adjointe, lorsqu'elle a décidé qu'il était temps d'enregistrer l'expertise du personnel du service des eaux d'Orléans (MA).

"Nous avons commencé à utiliser les services de terrain AMCS pour rassembler les informations dans un lieu central auquel tout le monde pouvait accéder", explique-t-elle. "Essentiellement, nous voulions stocker les informations que nous avions en tête dans AMCS Field Services, car lorsque nos cadres supérieurs prendront leur retraite, ces informations seront perdues.

"Pour moi, l'élément décisif était le rapport du département de la protection de l'environnement (DEP). C'est mon travail principal et personne d'autre dans le département ne savait comment le faire. J'avais vraiment besoin d'automatiser ce processus pour que n'importe qui puisse le faire au cas où il m'arriverait quelque chose".

Solution

Afin de préserver les connaissances de l'équipe, Sue Brown, surintendante adjointe, s'est tournée vers AMCS Field Services, une solution unique de gestion des actifs conçue spécifiquement pour les services publics. Désormais, les informations relatives à tous les consommateurs d'eau sont documentées, de même que les ordres de travail et les informations relatives à l'entretien des conduites principales, des bouches d'incendie, des vannes et des robinets-vannes.

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Solution

La ville d'Orléans a pu enregistrer et préserver toutes sortes d'informations et d'expertises diverses au sein d'AMCS Field Services. "Tous nos clients du secteur de l'eau y sont répertoriés avec des dessins et des photos", explique Sue. "Nous y enregistrons des ordres de travail, par exemple pour les mises en service et les mises hors service saisonnières.

"J'y trouve des manuels pour les produits et les biens, de sorte que mes employés peuvent aller chercher un manuel sur le bien en question et le dépanner, si nécessaire, ou rechercher des pièces. Les numéros de pièces sont stockés, de même que les lieux d'achat. J'ai même des vidéos pratiques pour qu'ils puissent voir comment changer une sonde de pH, par exemple. AMCS Field Services fait beaucoup de choses".

Résultats

En documentant les connaissances et en éliminant les processus manuels et basés sur le papier, AMCS Field Services a aidé le service des eaux d'Orléans à réaliser d'énormes économies de temps. Désormais, le personnel peut faire en sorte que chaque minute compte lorsqu'il travaille sur le terrain et suivre les activités des actifs sans générer de piles de papier.

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Results

Grâce à une planification rationalisée des travaux et à des rapports améliorés, AMCS Field Services simplifie grandement la gestion des actifs, stimule la productivité de l'équipe et permet de réaliser des économies de temps considérables.

"AMCS Field Services nous aide à gagner du temps", explique Sue. "Par exemple, nous vérifions les vannes chaque année pour nous assurer qu'elles fonctionnent. Auparavant, nous envoyions les équipes avec des cartes indiquant l'emplacement des vannes et elles commençaient simplement à tourner, mais nous manquions beaucoup de choses de cette manière et nous avions des doublons parce que les équipes ne savaient pas où une autre équipe avait commencé ou s'était arrêtée.

"Désormais, les équipes peuvent voir en temps réel quels travaux ont été effectués et lesquels ne l'ont pas été, de sorte que nous n'en manquons aucun et que nous n'en faisons aucun plus d'une fois. AMCS Field Services simplifie le travail, élimine les doublons et, de cette manière, nous disposons également d'un enregistrement".

Au delà des modèles, des fonctionnalités sur mesure

L'automatisation du processus d'établissement des rapports a été un avantage clé pour le service des eaux de la ville d'Orléans, lorsque le personnel a découvert que certaines compétences n'étaient détenues que par une seule personne. Désormais, les rapports destinés au département de la protection de l'environnement sont faciles à compiler et ne prennent que quelques minutes, au lieu de plusieurs heures. De plus, le personnel a pu créer intuitivement des rapports sur mesure, sans faire appel à un développeur : "AMCS Field Services n'est pas une solution à l'emporte-pièce. J'ai créé moi-même un grand nombre de fonctionnalités et tout le monde peut désormais les utiliser.

Après la construction de notre station d'épuration de six millions de dollars ici à Orléans, j'ai passé des années à rechercher et à tester des logiciels de gestion des actifs et de maintenance préventive afin d'être proactif plutôt que réactif en ce qui concerne son entretien. Je suis tombé sur AMCS Field Services lors d'une session de formation du DEP et j'ai trouvé ce que je cherchais et bien plus encore. Les possibilités offertes par AMCS Field Services semblent infinies.

Sue Brown, surintendante adjointe

Brochure sur les services de terrain de l'AMCS pour les services publics

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Découvrez comment le service des eaux de la ville d'Orléans a pu gagner du temps, augmenter sa productivité et documenter ses connaissances institutionnelles en utilisant AMCS Field Services.

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