Wenn man eine Tabelle mit fahrzeugbezogenen Kosten vor sich hat, kann es schwierig sein, sich einen Reim auf die Zahlen zu machen, vor allem wenn die Ausgaben in mehreren Bereichen steigen. Deshalb sind die Gesamtbetriebskosten (TCO) für Fuhrparkmanager eine der wichtigsten Kennzahlen, die sie verstehen müssen.
Diese wichtige Kennzahl berücksichtigt alle Kosten, die mit dem Besitz und dem Betrieb eines Fahrzeugs über seine gesamte Lebensdauer verbunden sind. Dabei geht es nicht nur um den Kaufpreis, sondern auch um Kraftstoff- und Wartungskosten, Versicherungsgebühren und sogar die Abschreibung, so dass Sie einen ganzheitlichen Überblick über die Betriebskosten Ihres Fuhrparks erhalten.
Für flottenbasierte Unternehmen kann dies zur Verbesserung der Flotteneffizienz, zum Vergleich der Fahrzeugbetriebskosten und zum Aufzeigen von Kosteneinsparungsmöglichkeiten genutzt werden. Neben der strategischen Planung kann die Optimierung Ihrer TCO auch wichtiges Feedback zur Verbesserung der Gesamtrentabilität, zur Festlegung spezifischer Flottenziele und sogar zur Verbesserung der Nachhaltigkeit liefern.
Neben der Senkung der Flottenkosten im Vorfeld kann die Optimierung der TCO Änderungen an der Kernstruktur Ihrer Flotte erleichtern, die langfristige Einsparungen und Umweltvorteile mit sich bringen.
Wie hoch sind die Gesamtbetriebskosten?
Die Kosten einer Fahrzeugflotte setzen sich aus mehreren Faktoren zusammen. Die Gesamtbetriebskosten berücksichtigen all diese Faktoren, um eine vollständige finanzielle Bewertung des Besitzes und des Betriebs eines Fahrzeugs (oder sogar einer Fahrzeugflotte) über den gesamten Lebenszyklus zu ermöglichen.
Die offensichtlichsten Kosten sind natürlich die Anschaffungskosten, die beim Verkauf des Fahrzeugs mit den Erträgen verrechnet werden. Darüber hinaus umfassen die TCO jedoch auch alle anderen - direkten und indirekten - Kosten, die zwischen dem Kauf und dem Verkauf des Fahrzeugs anfallen.
Direkte Kosten wie Kraftstoff, Versicherung, Reparaturen oder Ersatzteile sind leicht erkennbar und lassen sich leicht quantifizieren. Indirekte Kosten hingegen sind schwieriger zu berechnen, können sich aber dennoch summieren. Dazu gehören Faktoren wie Arbeitskosten, tägliche Nutzung und Routen, die Folgekosten von Ausfallzeiten sowie Gebühren, Steuern oder Parkkosten.
Was sind die wichtigsten Komponenten der Flottenbetriebskosten?
Wenn Sie die Schlüsselkomponenten der Gesamtbetriebskosten verstehen, können Sie Strategien für ein effizienteres Flottenmanagement umsetzen. Zu diesen Kernkomponenten gehören:
kaufpreis & finanzierung
Fuhrparkleiter haben beim Erwerb von Fahrzeugen verschiedene Möglichkeiten: Sie können entweder bar oder über einen Kredit oder ein Leasing kaufen. Bei Barkäufen fallen Opportunitätskosten in Form von Zinsverlusten an, während bei Krediten oder Leasingverträgen Finanzierungs- oder Fremdkapitalkosten anfallen.
Wie in einer aktuellen KPMG-Studie hervorgehoben wird, ist es wichtig, bei der Bewertung des Verhältnisses zwischen Leasing und Eigentum aktuelle Trends zu berücksichtigen, wie z. B. eskalierende Kaufpreise und höhere Zinssätze, die die Kreditaufnahme verteuern. Budgethebel wie Skaleneffekte und die Verfügbarkeit interner Wartung können sich ebenfalls auf die Kosten pro Kilometer auswirken, aber in jedem Fall müssen Fuhrparkbesitzer bei der Berechnung der Kosten im Rahmen der Gesamtbetriebskosten ihres Fuhrparks akribisch vorgehen, um eine kosteneffiziente Entscheidung zu treffen.
Kraftstoffkosten
Unabhängig davon, ob Ihr Fuhrpark aus Elektrofahrzeugen, Hybridfahrzeugen oder Fahrzeugen mit Verbrennungsmotor besteht, sind Kraftstoff- und Energieverbrauch ein wichtiger Budgetposten, der bis zu 30 % der Gesamtbetriebskosten einer Flotte ausmachen kann.
Die Kosten können je nach Kraftstoffart variieren - ganz zu schweigen von schwankenden Kraftstoff- und Energiepreisen -, aber der Verbrauch kann auch durch Faktoren wie Kraftstoffeffizienz, Fahrerverhalten, nicht optimierte Routen und sogar die Wahl der Reifen beeinflusst werden.
Wartung und Reparaturen
Fahrzeuge müssen während ihrer gesamten Lebensdauer gewartet werden. Dies hängt von der Nutzung des Fahrzeugs und den Wartungsplänen des Herstellers ab und kann auch mit dem Alter des Fahrzeugs zunehmen.
Geplante Wartung ist der Schlüssel. Ungeplante Arbeiten können die Kosten in die Höhe treiben:
- Reparaturen im Straßenverkehr durch einen externen Anbieter
- Abschleppkosten
- Warten auf Teile
- Techniker Überstunden
- Stau der Arbeit
- Unterbrechung des Servicelevels für den Betrieb
Bei der Kostenberechnung müssen Sie sowohl routinemäßige Wartungsarbeiten wie Inspektion und Ölwechsel als auch unerwartete Reparaturen wie Motorprobleme oder den Austausch einer zerbrochenen Windschutzscheibe berücksichtigen. Diese Art von Problemen kann sich erheblich auf die Gesamtbetriebskosten auswirken, wenn die Reparatur teure Komponenten oder längere Ausfallzeiten erfordert. Denken Sie daran, bei der Berechnung der tatsächlichen und prognostizierten Wartungs- und Reparaturkosten sowohl die Teile als auch die Arbeitskosten zu berücksichtigen.
Kosten für Versicherung und Einhaltung der Vorschriften
Die Kfz-Versicherung sollte in Ihre TCO-Berechnungen einbezogen werden, wobei zu berücksichtigen ist, dass die Kosten für Ihre Police je nach Fahrzeugtyp, Deckungsgrad oder Fahrerverhalten variieren können. Alternativ können Sie auch eine Gruppenversicherung abschließen, so dass Sie diese als feste Kosten betrachten können.
Die Kosten für die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften und Emissionsstandards tragen ebenfalls zu den Gesamtkosten bei. Berücksichtigen Sie die Kosten für Fahrzeuginspektionen und Sicherheitsschulungen sowie alle Maßnahmen, die Sie zur Einhaltung von Umweltvorschriften ergreifen müssen.
Abschreibung & Wiederverkaufswert
Die Abschreibung von Fahrzeugen ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer TCO-Berechnungen für den Fuhrpark, da alle Fahrzeuge im Laufe der Zeit durch Abnutzung an Wert verlieren. Um Ihre Abschreibungskosten zu minimieren, wollen Sie sowohl die niedrigsten Kapitalkosten als auch den höchsten Wiederverkaufswert erzielen. Der Schlüssel zur Optimierung der Abschreibung liegt darin, durch die Wahl des Fahrzeugs und regelmäßige Wartung sicherzustellen, dass Ihre Fahrzeuge den besten Gebrauchswert behalten.
Steuern und sonstige Gebühren
Für Fahrzeuge fallen verschiedene Steuern an, die je nach Fahrzeugtyp und Finanzierung variieren können. Denken Sie daran, die Zulassungsgebühren, die Verbrauchssteuer auf Fahrzeuge und die Kraftstoffsteuer zu berücksichtigen. Letztere können bei der Prüfung von Elektrofahrzeugen besonders wichtig sein, da es viele Anreize zu berücksichtigen gibt, sowohl aus Sicht der Unternehmens- als auch der persönlichen Steuern.
wie Sie Ihre TCO berechnen
Sobald Sie eine vollständige und detaillierte Kostenaufstellung haben, ist es an der Zeit, mit dem Rechnen zu beginnen. Sie müssen die voraussichtliche Lebensdauer der Fahrzeuge in Ihrem Fuhrpark abschätzen und, falls Sie das Fahrzeug besitzen und weiterverkaufen wollen, eine Schätzung des voraussichtlichen Wiederverkaufswerts vornehmen. Addieren Sie schließlich alle Kosten für jede Kategorie über die gesamte Lebensdauer und ziehen Sie den Wiederverkaufserlös ab. Dies sind die Gesamtbetriebskosten.
Warum die TCO der Flotte optimieren?
Angesichts steigender Kosten in verschiedenen Bereichen vernachlässigen Fuhrparkmanager auf eigene Gefahr die Gesamtbetriebskosten (TCO). Eine Optimierung ermöglicht nicht nur fundiertere Kaufentscheidungen und eine genauere Finanzberichterstattung, sondern bietet bei korrekter Berechnung auch die Möglichkeit, die Rentabilität zu steigern.
Wenn Sie beispielsweise die TCO-Daten für das Fuhrparkmanagement zur Hand haben, können Sie die Gesamtkosten des Fuhrparks senken, ohne die Leistung zu beeinträchtigen. Die Analyse der Daten kann Ihnen dabei helfen, die betriebliche Effizienz zu verbessern oder die Produktivität der Fahrer zu steigern. Oder sie kann Ihnen Möglichkeiten zur Kosteneinsparung oder zur Verbesserung der Lebensdauer und des Wiederverkaufswerts von Fahrzeugen aufzeigen.
Neben der Optimierung von Fuhrparkkosten und -prozessen kann die Konzentration auf die TCO sogar dabei helfen, Ihre zentrale Fuhrparkstrategie zu definieren. Ganz gleich, ob Sie sich auf die Erhöhung der Fahrersicherheit, die Senkung der Kosten oder die Verringerung der CO2-Emissionen konzentrieren wollen, die Optimierung der TCO kann Ihnen helfen, erfolgreiche Nachhaltigkeitsziele zu erreichen und zu erhalten.
Strategien zur Optimierung der TCO
Die folgenden Strategien können Ihnen helfen, die TCO zu optimieren, indem Sie die Effizienz Ihres Fuhrparks verbessern und flottenbezogene Kosten senken.
in Flottenmanagement-Software investieren
Eine der wichtigsten Möglichkeiten, die Kontrolle über Ihre TCO zu übernehmen, ist die Einführung einer Flottenmanagementsoftware. Diese kann nicht nur die TCO-Berechnung vereinfachen, sondern auch dabei helfen, detaillierte Informationen über alle Aspekte Ihres Fuhrparks zu erfassen, damit Sie die Auswirkungen möglicher Änderungen auf die TCO besser verstehen.
Mitder AMCS Fleet Maintenance Software haben Sie zum Beispiel einen umfassenden Überblick über Ihre Fuhrparkanlagen. Sie ermöglicht Ihnen die Planung von Fahrzeugwartung, Ersatzteilen, Reparaturen und Garantien sowie die Überwachung des Zustands Ihrer Fahrzeuge, so dass Sie eine höhere Produktivität erreichen und der Kostenentwicklung zuvorkommen können. Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie Ihren Datensatz von der Werkstatt aus aufbauen und dabei standardisierte Arbeitsverfahren und die mobile Dateneingabe vor Ort nutzen, um zu sehen, wie kleine Anpassungen der Wartungsabläufe die Gesamtbetriebskosten senken können.
die Kraftstoffeffizienz zu verbessern
Die Kraftstoffkosten wirken sich erheblich auf die Gesamtbetriebskosten aus und stellen einen der wichtigsten variablen Kostenfaktoren im Fuhrparkmanagement dar. Sie können die Kraftstoffeffizienz verbessern, indem Sie die Anlagen gut instand halten, kraftstoffeffizientere Fahrzeuge auswählen, die Routen optimieren oder das Fahrerverhalten ändern. Mit vernetzten Fahrzeugdaten können Flottenmanager sogar den Kraftstoffverbrauch in Echtzeit überwachen oder Nutzungsmuster verfolgen, um Anomalien oder Ineffizienzen zu erkennen.
Die Forschung zu den Gesamtbetriebskosten für emissionsfreie Antriebslösungen im Schwerlastverkehr wird fortgesetzt. Es kann jedoch sein, dass ein Wechsel zu alternativen Kraftstoffen wie Strom Ihre Gesamtbetriebskosten senken kann. Konzentrieren Sie sich auf eine detaillierte TCO-Analyse, um herauszufinden, ob die Kraftstoffeinsparungen die höheren Anschaffungskosten von E-Fahrzeugen aufwiegen können.
Umsetzung der vorbeugenden Instandhaltung
Sie können die Lebensdauer Ihres Fuhrparks mit einem vorbeugenden Wartungsprogramm verlängern, das Ihnen hilft, kostspielige Notfallreparaturen zu vermeiden und eine optimale Betriebseffizienz zu gewährleisten. Mit der AMCS Preventive Maintenance Software können Sie vorbeugende Wartungsarbeiten auf der Grundlage von gefahrenen Kilometern, Betriebsstunden, verbrauchtem Kraftstoff oder jeder anderen von Ihnen gewählten Kennzahl planen. Sie können die Software sogar dazu verwenden, die Gesamtbetriebskosten für jede Anlage aufgeschlüsselt nach Kosten pro Kilometer oder pro Stunde anzuzeigen.
Die AMCS-Flottenwartungslösung kann Ihnen sogar dabei helfen, 80 % aller in Ihrer Werkstatt anfallenden Arbeiten planmäßig durchzuführen und so die Gesamtbetriebskosten Ihres Fuhrparks durch die Minimierung ungeplanter Reparaturen und Ausfallzeiten erheblich zu senken.
Verbesserung des Fahrerverhaltens durch Schulungen
Selbst kleine Änderungen im Fahrverhalten können die Sicherheit erhöhen und Kraftstoff sparen, was eine weitere Möglichkeit zur Senkung Ihrer Gesamtbetriebskosten darstellt. Nach Angaben des US-Energieministeriums können schnelle Beschleunigung und starkes Bremsen den Kraftstoffverbrauch auf der Autobahn um 33 % und in der Stadt um 5 % erhöhen. Auch die Reduzierung des Leerlaufs kann zu weiteren Kraftstoffeinsparungen führen.
Um solche Verhaltensweisen zu erkennen, müssen Sie möglicherweise Telematiksysteme im Fahrzeug installieren. Diese Technologie kann Ihnen helfen, schädliche Fahrgewohnheiten wie unangepasste Geschwindigkeit und unsichere Kurvenfahrten zu erkennen. Sobald Sie wissen, dass diese Dinge vorkommen, können Sie entsprechende Schulungen entwickeln, um das Problem zu beseitigen und die Effizienz zu steigern.
Optimierung der Routenplanung
Die Routenoptimierung wirkt sich erheblich auf Ihre Gesamtbetriebskosten aus, indem sie die Ausgaben für Kraftstoff und Fahrerzeit reduziert. Durch die Suche nach den effizientesten Routen und die kluge Planung von Stopps kann eine Routenoptimierungssoftware, wie die von AMCS angebotene, die Fahrtstrecken minimieren und den Kraftstoffverbrauch senken.
Wenn Sie sich für eine GPS-fähige Lösung entscheiden, haben Sie den zusätzlichen Vorteil einer dynamischen Routenführung, die es Ihnen ermöglicht, Ihren Fahrern in Echtzeit Anweisungen zu geben, um Staus zu vermeiden und eine effizientere Route zu wählen. Auf diese Weise verschwenden Sie keine Zeit im Leerlauf oder fahren weiter als nötig, was Ihre Kilometerkosten erhöhen kann.
Schlussfolgerung
So mühsam es auch erscheinen mag, detaillierte Daten aus dem gesamten Unternehmen zusammenzutragen, ist das Verständnis und die Überwachung der TCO Ihres Fuhrparks ein Muss. Ohne sie tappen Fuhrparkmanager im Dunkeln, wenn es darum geht, die Fahrzeugbetriebskosten zu senken oder zu vergleichen oder kostensparende Strategien umzusetzen.
Ganz gleich, ob Sie die Nutzung Ihrer Anlagen optimieren oder künftige Investitionen planen möchten, die TCO ist ein wichtiges Instrument zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz und zur Steigerung der Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens.
Mit technologiebasierten Lösungen wie denen von AMCS können Sie die Gesamtbetriebskosten Ihres Fuhrparks ganz einfach optimieren. Kontaktieren Sie uns, um herauszufinden, wie wir Ihnen helfen können.