TJ Waste

Challenge

Bepaal waar het bedrijf papieren systemen kan verminderen

TJ Waste ondernam een onderzoeks- en ontwikkelingsproject om vast te stellen waar het bedrijf de op papier gebaseerde systemen en processen kon verminderen om de operationele efficiëntie te verbeteren. Ze zagen ook de mogelijkheid om technologie in te zetten om de klantervaring te verbeteren in een sector waar de invoering relatief traag was vergeleken met andere sectoren.

Oorspronkelijk kregen chauffeurs de avond ervoor hun werkblad (lijst met ophalingen) en schreven ze met de hand kaartjes op 3-laags papierwerk voor elke opdracht terwijl ze de dienst afwerkten. Als een taak moest worden gewijzigd of een nieuwe taak moest worden toegevoegd, moest het kantoor de chauffeur bellen. Dit resulteerde vaak in een aantal telefoontjes omdat de chauffeur niet altijd beschikbaar was en als dat wel zo was, moest hij stoppen met rijden om de details te noteren.

Dit papieren systeem maakte het ook erg moeilijk om snel te reageren op wijzigingen in de planning of verzoeken van klanten. Bovendien moest bij elk verzoek om kopietickets het origineel worden gevonden, gescand of gekopieerd en teruggestuurd naar de klant, waardoor de betaling van facturen vaak vertraging opliep.

Solution

De AMCS mobiele app

TJ Waste's chauffeurs hebben nu allemaal een mobiele tablet gekregen. Deze zijn allemaal gemaakt volgens IP67, wat ze beschermt tegen water en stof. De tablets zijn elk vooraf geladen met de AMCS mobiele app, waarvoor een unieke login nodig is. Eenmaal ingelogd hebben de chauffeurs toegang tot de informatie die vanuit de backofficesystemen (via de cloud) naar de app wordt gestuurd.

Wanneer de chauffeur zijn volgende opdracht selecteert, kan de app een bericht naar de klant sturen om hem de verwachte servicetijd te laten weten en ook een bericht sturen om de voltooiing te bevestigen. De app opent ook Google maps en plant de snelste route. Zowel de chauffeur als de backoffice zijn ook in staat om real-time berichten te sturen die GPS of handtekeningen kunnen bevatten.

De chauffeur heeft ook de mogelijkheid om fotografisch bewijs te sturen van gemiste liften of niet-conforme afvalsoorten. Het systeem bevat een online klantenportaal dat altijd en overal toegankelijk is. Bij toegang tot het portaal kunnen klanten allerlei informatie bekijken, zoals kopieertickets en facturen.

Results

Reductie van verspilde ritten

Het systeem heeft een aantal operationele, commerciële en milieuvoordelen opgeleverd. Dit zijn onder andere minder verspilde ritten, minder wagenparkkilometers, minder brandstof en minder uitstoot. Het heeft ook de capaciteit van de portaalvloot verhoogd met 0,8 banen per dag, per voertuig. Er is ook een zeer positief effect op de efficiëntie van het back-office, waar het hele systeem van bestelling tot factuur nu volledig papierloos is. Dit omvatte:

Grote voordelen van de implementatie van het systeem

• een vermindering van het aantal aanvragen voor kopie tickets omdat deze nu beschikbaar zijn via het portaal
• een afname van het aantal factuurverzoeken en debiteurendagen door de verbetering van het bewijs van service en de beschikbaarheid van realtime informatie en fotografisch bewijs
• minder tijd aan de telefoon met chauffeurs waardoor er capaciteit vrijkomt om klanten te woord te staan