Cuando nos enfrentamos a una hoja de cálculo de costes relacionados con los vehículos, puede resultar difícil entender las cifras, sobre todo cuando se trata de aumentar el gasto en múltiples áreas. Por eso, para los gestores de flotas, el coste total de propiedad (CTP) es una de las métricas clave que hay que entender.
Esta estadística vital tiene en cuenta todos los costes relacionados con la propiedad y el funcionamiento de un vehículo a lo largo de toda su vida útil. Más que el precio de compra, incluye todo, desde el combustible y los costes de mantenimiento hasta las cuotas del seguro e incluso la depreciación, proporcionando una visión global de los gastos operativos de su flota.
Para las empresas basadas en flotas, esto se puede utilizar para mejorar la eficiencia de la flota, comparar el coste de propiedad del vehículo y destacar las oportunidades de ahorro de costes. Más allá de la planificación estratégica, la optimización del coste total de propiedad también puede proporcionar información crucial para mejorar la rentabilidad general, establecer objetivos específicos para la flota e incluso mejorar la sostenibilidad.
Además de reducir los costes iniciales de la flota, la optimización del coste total de propiedad puede facilitar cambios en la estructura básica de la flota que generen ahorros a largo plazo, así como beneficios medioambientales.
¿qué es el coste total de propiedad?
Los costes de las flotas se componen de varios factores. El coste total de propiedad tiene en cuenta todos estos factores para ofrecer una evaluación financiera completa de la propiedad y el funcionamiento de un vehículo (o incluso de una flota de vehículos) a lo largo de todo su ciclo de vida.
Por supuesto, el coste más obvio es el precio de compra inicial, que se compensa con los beneficios que se obtienen al vender el vehículo. Pero, además, el CTP incluye todos los demás costes, directos e indirectos, que se producen entre la compra y la venta del vehículo.
Los costes directos son bastante visibles y fáciles de cuantificar, como el combustible, el seguro y las reparaciones o piezas de recambio. Sin embargo, los costes indirectos son más difíciles de calcular, pero pueden acumularse. Incluyen factores como el coste de la mano de obra, el uso diario y las rutas, los costes de seguimiento asociados a cualquier tiempo de inactividad, además de tasas, impuestos o costes de aparcamiento.
¿cuáles son los componentes clave del coste total de propiedad de una flota?
Comprender los componentes clave del Coste Total de Propiedad permite aplicar estrategias para una gestión más eficiente de la flota. Estos componentes clave incluyen:
precio de compra y financiación
Los gestores de flotas tienen varias opciones a la hora de adquirir vehículos: comprar al contado o mediante un préstamo o leasing. El efectivo tendrá un coste de oportunidad en términos de pérdida de intereses, mientras que los préstamos o leasing tendrán un coste de financiación o endeudamiento.
Como se destaca en un reciente estudio de KPMG, a la hora de evaluar la propuesta de arrendar o comprar, es importante tener en cuenta las tendencias actuales, como la escalada de los precios de compra y el aumento de los tipos de interés, que encarecen los préstamos. Las palancas presupuestarias, como las economías de escala y la disponibilidad de mantenimiento interno, también pueden influir en el coste por kilómetro, pero en cualquier caso, los propietarios de flotas deberán ser meticulosos a la hora de calcular los costes en el TCO de su flota para llegar a una decisión rentable.
costes de combustible
Tanto si su flota está formada por vehículos eléctricos, híbridos o con motor de combustión interna (ICE), el uso de combustible y energía será una partida presupuestaria importante, que puede suponer hasta el 30% del coste total de propiedad de una flota.
Los costes pueden variar en función del tipo de combustible -por no hablar de la fluctuación de los precios del combustible y la energía-, pero el consumo también puede verse afectado por factores como la eficiencia del combustible, el comportamiento del conductor, las rutas no optimizadas e incluso la elección de los neumáticos.
mantenimiento y reparaciones
Los vehículos necesitan mantenimiento durante toda su vida útil. Esto variará en función del uso del vehículo y de los programas de servicio del fabricante, y también puede aumentar con la edad del vehículo.
El mantenimiento planificado es clave. El trabajo no planificado puede disparar los gastos:
- reparaciones en carretera a través de un proveedor externo
- costes de remolque
- espera de piezas
- horas extras del técnico
- registro de atasco de trabajo
- perturbación del nivel de servicio de la explotación
Al calcular los costes, deberá tener en cuenta tanto el mantenimiento rutinario, como las revisiones y los cambios de aceite, como las reparaciones imprevistas, como los problemas del motor o la sustitución de un parabrisas astillado. Este tipo de problemas puede afectar significativamente al coste total de propiedad si la reparación requiere componentes costosos o un tiempo de inactividad prolongado. Recuerde tener en cuenta tanto las piezas como el coste de la mano de obra a la hora de calcular los costes de mantenimiento y reparación reales y previstos.
costes de seguro y cumplimiento
El seguro del vehículo debe incluirse en los cálculos del coste total de propiedad, teniendo en cuenta que el coste de la póliza puede variar en función del tipo de vehículo, el nivel de cobertura o el historial del conductor. También es posible que tenga una póliza colectiva, por lo que puede considerarla un gasto fijo.
Los costes de cumplimiento, como los relacionados con las normativas de seguridad y las normas sobre emisiones, también contribuyen a los gastos generales. Tenga en cuenta los costes asociados a las inspecciones de vehículos y la formación en seguridad, así como cualquier medida que deba tomar para cumplir la normativa medioambiental.
depreciación y valor de reventa
La depreciación de los vehículos es una parte vital de los cálculos del coste total de propiedad de su flota, ya que todos los vehículos pierden valor con el tiempo debido al desgaste. Para minimizar sus costes de depreciación, querrá conseguir tanto el menor coste de capital como el mayor valor de reventa. Garantizar que sus vehículos conserven el mejor valor de uso mediante la elección del vehículo y un mantenimiento regular es clave para optimizar la depreciación.
impuestos y otras tasas
Los vehículos están sujetos a distintos impuestos, que pueden variar según el tipo de vehículo y la financiación. No olvide incluir las tasas de matriculación de vehículos, los impuestos especiales sobre vehículos y cualquier impuesto sobre el combustible. Estos últimos pueden ser especialmente importantes a la hora de revisar los vehículos eléctricos, ya que hay muchos incentivos, tanto desde el punto de vista de los impuestos de sociedades como de los personales, que hay que tener en cuenta.
cómo calcular el coste total de propiedad
Una vez que tenga una lista completa y detallada de los costes, es hora de empezar a hacer números. Tendrá que calcular la vida útil prevista de los vehículos de su flota y, si es propietario del vehículo y tiene intención de venderlo, calcular el valor de reventa previsto. Por último, sume todos los costes de cada categoría a lo largo de toda la vida útil y reste los ingresos de reventa. Este es el Coste Total de Propiedad.
¿por qué optimizar el coste total de propiedad de la flota?
Al enfrentarse a costes crecientes en varias áreas, los gestores de flotas ignoran el Coste Total de Propiedad por su cuenta y riesgo. La optimización no sólo permite tomar decisiones de compra más informadas y proporciona una mayor precisión en los informes financieros, sino que, cuando se calcula correctamente, el CTP también ofrece la oportunidad de aumentar la rentabilidad.
Por ejemplo, con los datos de gestión de flotas del TCO a su alcance, puede reducir los gastos generales de la flota sin afectar al rendimiento. El análisis de los datos puede ayudarle a detectar cómo mejorar la eficiencia operativa o aumentar la productividad de los conductores. También puede sugerir oportunidades de ahorro o formas de mejorar la vida útil del vehículo y su valor de reventa.
Por último, además de optimizar los costes y procesos de la flota, centrarse en el CTP puede incluso ayudarle a definir su estrategia principal de flota. Así pues, tanto si desea centrarse en aumentar la seguridad de los conductores, reducir los costes o abordar las emisiones de CO2, la optimización del CTP puede ayudarle a alcanzar y mantener con éxito sus objetivos de sostenibilidad.
estrategias para optimizar el TCO
Las siguientes estrategias pueden ayudarle a optimizar el coste total de propiedad mejorando la eficiencia de la flota y reduciendo los costes relacionados con ella.
invertir en software de gestión de flotas
Una de las principales formas de controlar el coste total de propiedad es implantar un software de gestión de flotas. Esto no solo puede simplificar el cálculo del CTP, sino que también ayuda a capturar información detallada sobre todos los aspectos de su flota, ayudándole a comprender el impacto de cualquier cambio potencial en el CTP.
El software de mantenimiento de flotas AMCS, por ejemplo, le ofrece una supervisión completa de los activos de su flota. Le permite planificar el mantenimiento de los vehículos, los recambios, las reparaciones y las garantías, así como supervisar el estado de sus vehículos para aumentar la productividad y anticiparse a los costes. Para obtener los mejores resultados, construya su conjunto de datos desde el taller hacia arriba, utilizando prácticas de trabajo estandarizadas y entrada de datos móvil en el trabajo para ver cómo los pequeños ajustes en los flujos de trabajo de mantenimiento pueden reducir el coste total de propiedad.
mejorar la eficiencia del combustible
Los costes de combustible tienen un impacto significativo en el Coste Total de Propiedad, representando un gasto variable importante en el que se incurre durante la gestión de la flota. Se puede mejorar la eficiencia del combustible manteniendo los activos en buen estado, seleccionando vehículos más eficientes, optimizando las rutas o cambiando el comportamiento de los conductores. Con los datos de los vehículos conectados, los gestores de flotas pueden incluso controlar el consumo de combustible en tiempo real o realizar un seguimiento de los patrones de uso para identificar anomalías o ineficiencias.
Se sigue investigando el coste total de propiedad de las soluciones de propulsión de emisiones cero en el sector de los vehículos pesados, pero puede que el cambio a combustibles alternativos, como la electricidad, reduzca el coste total de propiedad. Céntrese en un análisis detallado del TCO para descubrir si el ahorro de combustible compensará el mayor coste inicial de los VE.
aplicar el mantenimiento preventivo
Puede alargar la vida de su flota con un programa de mantenimiento preventivo que le ayude a evitar costosas reparaciones de emergencia y a mantener la máxima eficiencia operativa. Con el software de mantenimiento preventivo AMCS, puede programar las tareas de mantenimiento preventivo en función de la distancia recorrida, las horas de funcionamiento, el combustible consumido o cualquier otra métrica que elija. Incluso puede utilizar el software para mostrar el coste total de propiedad de cada activo desglosado en coste por milla o coste por hora.
De hecho, la solución de mantenimiento de flotas AMCS puede ayudarle a que el trabajo programado del taller represente el 80% de todo el trabajo que realiza su taller, reduciendo significativamente el coste total de propiedad de su flota al minimizar las reparaciones no planificadas y el tiempo de inactividad.
mejorar el comportamiento de los conductores mediante la formación
Incluso pequeños cambios en el comportamiento del conductor pueden mejorar la seguridad y ahorrar combustible, lo que supone otra forma de reducir el coste total de propiedad. Según el Departamento de Energía de EE.UU., las aceleraciones rápidas y los frenazos bruscos pueden aumentar el consumo de combustible un 33% en carretera y un 5% en ciudad. Reducir el ralentí también puede suponer un mayor ahorro de combustible.
Para identificar estos comportamientos, puede que necesite instalar la telemática en su coche. Esta tecnología puede ayudarle a detectar hábitos de conducción perjudiciales, como la velocidad incoherente y las curvas inseguras. Una vez que sepa que estas cosas están ocurriendo, puede diseñar la formación pertinente para eliminar el problema y aumentar la eficiencia.
optimizar la planificación de rutas
La optimización de rutas tiene un impacto significativo en su Coste Total de Propiedad al reducir los gastos relacionados tanto con el combustible como con el tiempo del conductor. Al encontrar las rutas más eficientes y programar las paradas de forma inteligente, el software de optimización de rutas, como el que ofrece AMCS, puede minimizar las distancias de viaje y reducir el consumo de combustible.
Optar por una solución con GPS ofrece la ventaja añadida de las rutas dinámicas, que le permiten dar instrucciones en tiempo real a sus conductores para ayudarles a evitar los atascos y seleccionar una ruta más eficiente. De este modo, no perderá tiempo en ralentí ni conducirá más de lo necesario, lo que puede aumentar su coste por milla.
conclusión
Por arduo que pueda parecer recopilar datos detallados de toda la empresa, es imprescindible conocer y controlar el coste total de propiedad de la flota. Sin ellos, los gestores de flotas trabajan a oscuras cuando se trata de reducir o comparar el coste de propiedad de los vehículos o de aplicar estrategias de ahorro.
Por tanto, tanto si desea optimizar la utilización de los activos como planificar con antelación futuras inversiones, el CTP es una herramienta clave que le ayudará a mejorar la eficiencia operativa y aumentar la sostenibilidad de su empresa.
Las soluciones tecnológicas como las que ofrece AMCS simplifican la optimización del coste total de propiedad de su flota. Póngase en contacto con nosotros para saber cómo podemos ayudarle.