Wartung leicht gemacht – Leitfaden eines Flottenmanagers zur Nachverfolgung von Aufgaben

E-Mails. SMS. Anrufe. Als Fuhrparkmanager müssen Sie ständig auf eingehende Informationsströme reagieren. Anfragen und Erinnerungen werden den ganzen Tag lang von Mechanikern, Fahrern, Händlern und Lieferanten übermittelt. Jede Interaktion bedeutet, dass Sie Ihre derzeitige Tätigkeit unterbrechen müssen, um sich damit zu beschäftigen.

In einer solchen Umgebung ist es alles andere als einfach, alles im Auge zu behalten, und Sie haben ohne Zweifel eine endlose To-do-Liste. Vielleicht verwalten Sie diese Aufgaben in einer Tabellenkalkulation, auf einem Whiteboard oder mit guten alten Haftnotizen? Leider haben alle diese Organisationsmethoden eines gemeinsam: Sie stiften Verwirrung. Deshalb brauchen unsere Fuhrparks und Werkstätten dringend einen besseren Weg, Aufgaben zu planen und auszuführen und den Überblick über die Wartung zu behalten.

Tägliche Erinnerungen: Ein zentraler Ort zur Planung von Aufgaben

AMCS Fleet Maintenance bietet eine effektive Lösung in Form des Dashboards für tägliche Erinnerungen. Dieses intuitive Dashboard bietet einen zentralen Ort, an dem Fuhrpark-Wartungsaufgaben in Echtzeit nachverfolgt werden können, sodass Sie in der Lage sind, Ihre To-do-Liste mühelos zu managen und produktivere Entscheidungen auf der Grundlage aktueller Informationen zu treffen.

Damit Sie nichts aus dem Auge verlieren, lassen sich alle ausstehenden Aufgaben in Aufgabentypen einteilen und nach verschiedenen Kriterien sortieren. Vielleicht möchten Sie einen Blick auf kommende vorbeugende Wartungen (PM) werfen oder sich die laufenden Reparaturen anschauen? Die tägliche Erinnerung stellt sicher, dass Ihnen all diese Informationen immer zur Verfügung stehen. Informationen werden automatisch organisiert, sodass Sie Ihre „To-do-Liste“ effizient verwalten können.

Ausstehende Arbeiten: Ein intelligenter Weg, Aufträge hinzuzufügen 

AMCS Fleet Maintenance ist größtenteils in der Lage, Aufträge automatisch zu den täglichen Erinnerungen hinzuzufügen. Wenn eine präventive Wartung ansteht oder Teile neu bestellt werden müssen, erscheinen diese Aufgaben zum Beispiel sofort auf Ihrer To-do-Liste.

Aber was ist, wenn unerwartete Aufgaben hinzugefügt werden müssen, weil Produkte zurückgerufen wurden, es Probleme mit einer Fahrzeuginspektion gibt oder eine spezifische Kampagne durchgeführt werden muss? In diesen Situationen können Sie eine Liste ausstehender Aufgaben hinzufügen, die auch in den täglichen Erinnerungen angezeigt werden.

Diese priorisierte Liste hilft Ihnen, unvermeidbare Fragen zu beantworten, wie: „Wann schaffen Sie es, diese Aufgabe zu erledigen?“ und „Sind Sie schon fertig?“ Zum Glück lassen sich durch die ausstehenden Arbeiten beide Herausforderungen bewältigen – im Blick behalten, was erledigt werden muss, sowie wann es erledigt wurde und im Rahmen welches Reparaturauftrags.

Eine intelligente To-do-Liste: Ein Eintrag für mehrere Fahrzeuge

Jedes Mal, wenn ein Eintrag über ausstehende Arbeiten hinzugefügt wird, bleibt er mit der Einheit verbunden, bis er durch einen Reparaturauftrag ersetzt oder für unnötig erachtet wird (üblicherweise durch eine Führungskraft). In vielen Fällen führt dies zu einer einzigen Reparatur, manchmal müssen Sie jedoch ausstehende Arbeiten für mehrere Einheiten gleichzeitig hinzufügen.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass Sie einen Rückruf für ein bestimmtes Bauteil erhalten: ein Arm an einem Kenworth Lkw aus dem Baujahr 2014. Sie haben 96 Lkw aus dem Jahr 2014, von denen allerdings nur 74 Kenworths sind. Mithilfe von AMCS Fleet Maintenance können Sie eine Mitteilung über ausstehende Arbeiten erstellen, indem Sie nur die Kenworth-Einheiten von 2014 auswählen.

Diese Mitteilung erscheint für jeden Benutzer in der täglichen Erinnerung und wird als Pop-up angezeigt, wann immer ein Reparaturauftrag für eines der betroffenen Fahrzeuge eröffnet wird. Alternativ können Sie in der täglichen Erinnerung auf eine Option klicken, um einen Reparaturauftrag zu erstellen. Sobald die Reparatur abgeschlossen ist, speichert AMCS Fleet Maintenance einen permanenten Nachweis über die durchgeführten Arbeiten.

Zusammenarbeit im Team: Alle können Aufgaben hinzufügen

Ihre Fahrerinnen und Fahrer stehen täglich im direkten Kontakt mit Ihren Fahrzeugen. Das heißt, dass sie eine Fülle von Informationen über das Fahrzeug kennen, die die Sicherheit und Effizienz Ihres Fuhrparks verbessern können. Fahrerinnen und Fahrer müssen oft Aufgaben zur To-do-Liste hinzufügen, zum Beispiel, wenn Sie unterwegs ein Problem bemerken oder bei der Anfertigung eines Fahrer-Fahrzeuginspektionsberichts (DVIR) etwas anzumerken haben.

Für beschäftigte Fuhrparkmanager bedeutet das noch mehr Anrufe, plötzlich entstehende neue Anforderungen und zusätzlichen Verwaltungsaufwand. Aber was wäre, wenn Fahrerinnen und Fahrer ihre eigenen ausstehenden Arbeiten erstellen könnten, wenn sie ein Problem erkennen?

Mit AMCS Fleet Maintenance kann jede Person in Ihrem Unternehmen Ausrüstungsprobleme oder Messungen mit einem Smartphone oder Tablet festhalten. Diese Informationen werden anschließend nahtlos zu Ihren täglichen Erinnerungen hinzugefügt, mit der Optionen, einen von vier verschiedenen Status zu vergeben:

• Genehmigen und in die ausstehenden Arbeiten in den täglichen Erinnerungen aufnehmen
• Genehmigen und einen neuen Reparaturauftrag erstellen
• Die Reparatur als unnötig für den sicheren Betrieb kennzeichnen und aus der Liste und der Datei entfernen
• Die Reparatur als unnötig für den sicheren Betrieb kennzeichnen, aber in den täglichen Erinnerungen offen lassen

Bilder sagen mehr als Worte: Bilder unterstützen informierte Entscheidungen

Manchmal sagt ein Bild wirklich mehr als tausend Worte, vor allem, wenn es darum geht, technische Details zu erläutern. Deshalb gibt AMCS Fleet Maintenance Fahrerinnen und Fahrern die Möglichkeit, Bilder von ihrem Mobilgerät hochzuladen, die an die ausstehenden Arbeiten angehängt werden können.

Das bedeutet nicht nur, dass Sie sofortige Sicherheitsentscheidungen direkt über die täglichen Erinnerungen treffen können, sondern auch einen frühzeitigen Zugriff auf einschlägige Informationen, einschließlich des GPS-Standorts, sodass Sie Probleme im Zusammenhang mit den Fahrerinnen und Fahrern schnell und kosteneffizient managen können.

Nehmen wir den Auslieferungsfahrer, dessen rechter Seitenspiegel während der Fahrt beschädigt wird. Während der Mittagspause nimmt er sich einen Moment Zeit, um das Problem zu melden und Bilder direkt von seinem Smartphone aus hochzuladen. Diese ausstehende Aufgabe erscheint sofort in den täglichen Erinnerungen.

Ohne visuelle Nachweise wäre es schwer, den Schweregrad des Problems einzuschätzen. Wenn Bilder zur Verfügung stehen, lässt sich das Problem jedoch schnell in Angriff nehmen. Mit einem Klick prüfen Sie den Schaden und entscheiden, dass er repariert werden muss, jedoch nicht kritisch für einen sicheren Betrieb ist. Sie können die Priorität ändern, sodass das Problem bei der nächsten vorbeugenden Wartung oder dem nächsten Werkstattbesuch behoben wird. 

Wenn die nächste vorbeugende Wartung des Lieferwagens ansteht, erscheint automatisch eine Erinnerung im Spiegel, die auf eine kosteneffiziente Reparatur während der bereits geplanten vorbeugenden Wartung hinweist. Sowohl die vorbeugende Wartung als auch die ausstehende Aufgabe werden in den Reparaturauftrag einbezogen und es wird eine permanente Aufzeichnung der Lösung erstellt.

Wie AMCS die Sicherheit und Profitabilität verbessert

Mit einem intelligenten Ansatz zu Organisierung Ihrer „To-do-Liste“ macht AMCS Fleet Maintenance den Betrieb eines sicheren, gesetzeskonformen und kosteneffizienten Fuhrparks zu einer stressfreien Angelegenheit.

Der Fuhrparkmanager wird natürlich immer noch viel zu tun haben, aber mit dem täglichen Erinnerungs-Dashboard bietet AMCS eine strukturierte Möglichkeit, zur Planung, Koordinierung und Nachverfolgung von Wartungsaufgaben, sodass Sie Ihre Fahrzeuge mit optimaler Leistung betreiben können.

Von der Bewertung und Priorisierung von Ausrüstungsproblemen bis hin zur optimalen Nutzung von Werkstattressourcen – unsere Funktion zur Planung ausstehender Arbeiten hilft Ihnen (und Ihrem Team), Fahrzeugprobleme im Auge zu behalten, die zu kostspieligen, ungeplanten Ausfallzeiten führen oder gar die Sicherheit der Fahrerinnen und Fahrer beeinträchtigen können.

In unserem On-Demand-Webinar erfahren Sie, wie AMCS Software für die Fuhrparkwartung Ihnen das alltägliche Asset Management erleichtert. Mit einfachen Lösungen für das Management von Fahrzeugen, Teilen und Personal helfen wir Ihnen, die Wartung in ein Kinderspiel zu verwandeln.