Duurzaamheid die het menens is
Wie we zijn:
AMCS, specialist in duurzaamheidssoftware, heeft zijn hoofdkantoor in Ierland en kantoren in Europa, de VS en Australazië. Met meer dan 1.300 hoogopgeleide medewerkers in 22 landen zijn we gespecialiseerd in het leveren van technologische oplossingen om een koolstofneutrale toekomst mogelijk te maken.
Wat we doen:
Onze innovatieve SaaS-oplossingen verhogen de efficiëntie en stimuleren de duurzaamheid in hulpbronnenintensieve industrieën. Meer dan 5.000 klanten in 23 landen profiteren al van onze Performance Sustainability-software, waardoor we praktische oplossingen kunnen leveren voor verbeterde winstgevendheid en milieubestendigheid over de hele wereld.
Onze mensen
AMCS biedt teamleden meer dan alleen een baan, maar een kans om een carrière uit te stippelen bij een bedrijf dat groeit, evolueert en nieuwe manieren van werken uitzet die een positieve impact hebben op de wereld om ons heen. AMCS is opgericht in Ierland en houdt vast aan die lokale wortels en 'start-up'-mentaliteit met een cultuur van verbinding. Verbinding met ons werk, onze klanten, onze collega's en onze gemeenschap die een werkomgeving creëert die openheid, samenwerking en creativiteit bevordert.
De kantoorcoördinator is verantwoordelijk voor het waarborgen van de goede werking van de kantooromgeving en het bieden van administratieve ondersteuning aan het senior leiderschapsteam. Deze rol vereist uitstekende organisatorische vaardigheden, het vermogen om meerdere taken tegelijk te beheren en sterke communicatieve vaardigheden om effectief contact te onderhouden met interne teams en externe partners.
Belangrijkste verantwoordelijkheden
Bied front-of-house ondersteuning: bezoekers begroeten, vergaderzalen beheren, versnaperingen en IT-configuratie.
Beheer de agenda, organiseer en coördineer vergaderingen voor het senior leiderschapsteam.
Boek reizen en accommodatie en beheer reisroutes.
Kantoor- en horecabenodigdheden bestellen en onderhouden.
Coördineer boekingen van koeriers en beheer inkomende en uitgaande post.
Contacten onderhouden met leveranciers, aannemers, onderhoudspartners (schoonmakers, tuinmannen, loodgieters, aannemers, enz.) om een vlotte werking van de faciliteit te garanderen.
Onderhoud de kantooromgeving, inclusief benodigdheden, abonnementen en kwaliteitsnormen.
Ondersteuning van de financiële administratie, waaronder het verwerken van facturen en inkooporders.
Zorg voor veiligheid en naleving op kantoor, inclusief het testen van bouwsystemen en eerstehulpdekking.
Neem een leidende rol bij het ondersteunen van de aanstaande verhuizing van het kantoor naar het AMCS UK-kantoor.
Coördineer bedrijfsevenementen en -activiteiten, inclusief af en toe werk buiten kantooruren indien nodig.
Beheer het proces van de poolauto en onderhoud EHBO-koffers en EHBO-dekking.
Vaardigheden en competenties
Zeer georganiseerd en erkend als een betrouwbare 'go-to' persoon.
Vermogen om zichzelf te beheren, taken te prioriteren en conflicterende eisen efficiënt af te handelen.
Tactvolle, rustige en effectieve communicatie met interne en externe stakeholders.
Zeer gemotiveerd en gepassioneerd over het behouden van een positieve en productieve werkomgeving.
Vaardig in algemene IT-vaardigheden met zelfverzekerd gebruik van Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Sterke rekenvaardigheid en uitstekende aandacht voor detail.
Uitstekend geschreven en gesproken Engels.
Sterke communicatieve en interpersoonlijke vaardigheden.
Ervaring en kwalificaties
Aantoonbare ervaring als Office Coördinator of in een vergelijkbare administratieve rol.
Ervaring met werken in een snelle omgeving.
Goede kennis van de bedrijfsvoering van faciliteiten.
Bekendheid met kantoorapparatuur, beveiligingssystemen en veiligheidsvoorschriften.
Bereidheid om meer te weten te komen over veiligheidsvoorschriften op kantoor als u nog niet op de hoogte bent.
Werkuren
40 uur per week, van maandag tot en met vrijdag, tussen 8.00 en 18.00 uur. Af en toe latere uren of werk buiten kantooruren kunnen nodig zijn om bedrijfsevenementen of dringende operationele behoeften te ondersteunen.