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Blog août 2023 Updated octobre 2023

Exploiter les données de flotte pour une meilleure gestion des garanties : votre chemin vers la rentabilité

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Bob Hausler

Vice President Transport, North America, AMCS

L’entretien de la flotte peut être une entreprise délicate avec beaucoup de détails, surtout quand il s’agit de gérer les garanties. Une flotte, grande ou petite, a toujours plusieurs garanties actives qui couvrent une multitude d’actifs, de pièces et de composants. Mais trop souvent, cet avantage des équipementiers et des entreprises du marché secondaire n’est pas efficacement exploité. Dans de nombreux cas, les tâches de maintenance qui incluent les pièces couvertes et la main-d’œuvre sont effectuées par l’exploitant de la flotte, et le coût n’est jamais recouvré.

Comprendre et gérer votre paysage de garantie est plus qu’une simple tâche à cocher sur votre liste. Disposer des outils nécessaires pour classer vos garanties d’actifs et de pièces, puis détecter automatiquement les réclamations potentielles tout en capturant toutes les données pertinentes peut entraîner un recouvrement important des coûts et améliorer vos résultats.

Ce blog vous guidera à travers les bases de la gestion de la garantie dans l’exploitation de flotte, vous aidant à contrôler les coûts et à augmenter l’efficacité.

Pourquoi la garantie est importante dans la gestion de flotte

À la base, la garantie est une assurance et une déclaration de foi du fournisseur, un témoignage de sa croyance en son produit. C’est une promesse des fabricants, des fournisseurs ou des reconstructeurs à votre entreprise, un engagement à assumer la responsabilité chaque fois qu’il est déterminé qu’un composant est défectueux en raison d’une mauvaise fabrication, d’un matériau, d’une conception ou d’une construction.

À tout moment, divers composants d’un parc, allant des moteurs aux systèmes de freinage, des transmissions à l’électronique, peuvent être couverts par une ou plusieurs garanties. Pour les grandes flottes, la gestion de ces diverses garanties peut devenir un labyrinthe complexe d’informations.

Mais ces garanties standard ne sont pas tout ce qui est disponible pour les opérations de flotte. Ceux-ci peuvent évoluer vers des contrats sur mesure spécifiques aux besoins et à la philosophie uniques de votre flotte. Ces garanties se répartissent en quatre catégories principales :

Comprendre les différents types de garanties

Garantie standard: Il s’agit de l’assurance du fabricant de couvrir tout défaut de fabrication, de matériau ou de construction du produit dans une limite définie de temps ou d’utilisation. Il comprend souvent le groupe motopropulseur, les composants majeurs, la corrosion et la couverture du système de contrôle des émissions.

  • Garantie prolongée : Un contrat, mutuel ou acheté, qui prolonge la garantie standard en termes de durée ou de kilométrage, ou les deux. Il peut s’agir de plans d’entretien prolongés, de contrats optimisés pour les véhicules de services spéciaux, de contrats de services de lutte contre la corrosion, de plans de protection de l’environnement et de plans d’entretien du parc automobile.
  • Garantie de la police: Cela sert de contrat pour rectifier les défaillances chroniques et les vices cachés, allant au-delà de la garantie standard ou prolongée. Il peut s’agir de programmes de notification aux propriétaires, d’ajustements de bonne volonté et de programmes de rappel de service.
  • Garanties de service spécifiques : Souvent invisibles du public, ces garanties sont adaptées à des situations commerciales uniques, négociées individuellement et souvent très avantageuses dans des cas tels que les flottes à service complet.
  • Garanties sur les pièces de rechange : Plutôt que de couvrir l’actif complet ou une partie de celui-ci, ces garanties couvrent des pièces individuelles. Ces pièces peuvent provenir du fabricant de l’actif ou d’un fournisseur de pièces.

Les garanties peuvent provenir de différentes sources, y compris les fabricants d’équipement d’origine (OEM), les fabricants de composants, les fournisseurs de pièces de rechange et les reconstructeurs. Chacun offre une valeur unique et des protections contre les pièges potentiels dans les opérations de votre flotte.

Raisons courantes des réclamations de garantie dans la gestion de flotte

En suivant et en comprenant les causes les plus courantes de réclamations de garantie dans la gestion de flotte, vous pouvez rationaliser les processus, améliorer l’efficacité opérationnelle et identifier les problèmes récurrents. Voici quelques raisons courantes de réclamations de garantie, classées en fonction de leur impact sur les coûts.

  1. Moteur: Problèmes liés au moteur, tels que les problèmes avec des composants tels que la culasse, le piston ou le vilebrequin, et les situations liées aux fuites d’huile ou à la surchauffe.
  2. Cadre: Problèmes liés à l’intégrité structurelle du véhicule, tels que les fissures, la corrosion ou les déformations.
  3. Freins: Cela inclut les problèmes d’usure des plaquettes de frein, les problèmes avec le maître-cylindre, les conduites de frein ou le système de freinage antiblocage (ABS).
  4. Corps: Dommages externes - bosses, rayures ou problèmes avec les portes et les rétroviseurs.
  5. Transmission / Embrayage: Problèmes liés à des changements de vitesse qui ne passent pas en douceur, à des fuites de transmission, à un patinage de l’embrayage ou à des défaillances.
  6. Système de refroidissement: Cela implique des problèmes avec le radiateur, la pompe à eau ou le thermostat, ce qui peut provoquer une surchauffe du moteur.
  7. Bogie / suspension: Problèmes avec le système de suspension qui peuvent affecter la qualité de conduite et la maniabilité. Cela inclut les problèmes avec les amortisseurs, les ressorts ou les jambes de force.
  8. Système d’air: Problèmes avec les composants qui fournissent une puissance pneumatique à divers systèmes, comme les freins.
  9. Climatisation: Tout problème avec le système CVC affectant les niveaux de confort des occupants du véhicule.
  10. Système d’alimentation en carburant: Des problèmes avec des composants tels que la pompe à carburant, l’injecteur ou le filtre à carburant peuvent affecter les performances et l’efficacité énergétique du véhicule.

Relever les défis de la gestion des garanties

La gestion de la garantie peut être semée d’embûches, notamment des règlements de garantie difficiles qui entraînent la mise hors service des véhicules, des coûts gonflés en raison de pièces endommagées ou non retournables et des dépôts de réclamations fastidieux.

La capture précise des données relatives aux réclamations de garantie, aux enquêtes sur les accidents et aux dossiers juridiques peut aider à surmonter ces défis. La mise en œuvre d’un système d’information de gestion comme les Normes de rapport sur l’entretien des véhicules (VMRS) peut fournir un format normalisé pour déterminer les coûts et faciliter le recouvrement des espèces.

Exploitation des données de flotte : faire correspondre les informations de garantie à des défaillances spécifiques

Les données de votre flotte sont un trésor d’informations. Il peut vous aider à identifier les modèles, à prévoir les problèmes futurs et à optimiser la gestion des garanties.

Des systèmes de maintenance de flotte précis rationalisent la gestion des garanties, augmentant potentiellement la récupération de garantie jusqu’à 50%. Ils veillent à ce que les réclamations potentielles soient notifiées au moment où le travail est effectué, à ce que les réclamations soient présentées en temps opportun, à ce que les réclamations fassent l’objet d’un suivi et à ce qu’elles soient créditées. Cela réduit les coûts et les temps d’arrêt de la flotte. Le suivi et la tenue des dossiers de défaillance sont également pertinents pour les inspections d’État, les accidents, les dépenses, les rappels, les réparations répétées et le suivi des modifications.

En outre, le suivi des cycles de vie des pièces peut révéler si les garanties couvrent toujours les composants nécessitant un remplacement. Des systèmes de suivi efficaces peuvent aider à identifier les problèmes récurrents avec certains composants, ce qui vous permet de fournir des preuves solides de défauts aux fournisseurs et d’éviter des coûts de rachat inutiles.

AMCS Fleet Maintenance vous donne la possibilité de revenir en arrière et de regarder dans les enregistrements de bon de travail et de voir la dernière fois qu’une pièce a été remplacée. Vous dites, hé, nous avons changé ce turbocompresseur il y a seulement trois mois. Maintenant, vous pouvez retourner voir celui qui l’a reconstruit et déposer une réclamation de garantie. » - Global Container Terminals

Lignes directrices et garantie du fabricant d’équilibrage

La maintenance préventive, bien que nécessaire pour limiter les défaillances des composants, doit être équilibrée avec les exigences de garantie. Pour les jeunes flottes, cet équilibre peut pencher davantage vers des diagnostics à forte intensité de main-d’œuvre et une maintenance axée sur la garantie. En revanche, les flottes plus anciennes peuvent nécessiter davantage de réparations, de reconstructions, de mises à niveau et de remplacements.

Il est essentiel de suivre les directives du fabricant pendant la garantie , mais n’oubliez pas que certains fabricants peuvent faire pression pour un entretien préventif plus important que nécessaire afin de minimiser les réclamations au titre de la garantie. Une fois la garantie expirée, vous pouvez ajuster les tâches de maintenance en fonction de l’expérience de votre flotte et de l’historique des défaillances de l’équipement.
Atteindre cet équilibre n’est pas magique. Cela nécessite une bonne tenue des dossiers et une solution d’entretien de flotte performante.

Établir des partenariats OEM pour l’amélioration de la qualité

Cultiver des relations solides avec les fabricants d’équipement d’origine (OEM) peut grandement améliorer la qualité des véhicules et de l’équipement de votre flotte. Une communication et des commentaires réguliers peuvent aider les OEM à adapter leurs conceptions à vos besoins, conduisant souvent à des remboursements pour les problèmes chroniques.

Au fur et à mesure que les équipementiers normalisent leurs procédures en fonction des commentaires et des idées, les coûts baissent et la concurrence augmente, ce qui est gagnant-gagnant pour la flotte et l’industrie dans son ensemble.

Alimenter votre flotte avec AMCS Fleet Maintenance

AMCS Fleet Maintenance est une solution puissante qui simplifie la gestion des garanties. Il capture et rapporte les activités d’entretien de votre véhicule à l’aide de codes VMRS, fournissant une base solide pour les réclamations de garantie.

Vous n’avez besoin de définir une garantie qu’une seule fois ; indiquer au système les zones qu’il couvre (via VMRS) et la durée ou le compteur d’utilisation (distance, heures de fonctionnement, etc.) pendant laquelle il est en vigueur. Ensuite, il suffit d’associer les garanties appropriées à vos actifs.

Le système déterminera automatiquement si une tâche sur un bon de travail est couverte par une garantie du fabricant basée sur le codage VMRS de l’ordre de travail. Si c’est le cas, il alertera le technicien et créera automatiquement une réclamation potentielle. Cela élimine les conjectures sur l’admissibilité à la réclamation et élimine la création manuelle coûteuse de la réclamation. Il garantit également que toutes les informations nécessaires au fournisseur pour évaluer et traiter la réclamation sont incluses.

Les garanties des pièces de rechange sont définies par les termes de votre contrat fournisseur/fabricant de pièces de rechange. De la même manière, si une pièce est remplacée sur un actif et que la pièce actuelle est couverte, le même processus de notification et de réclamation se produit.

Le système utilise des codes-barres pour les pièces, les véhicules et les équipements afin de rationaliser la saisie des données et d’éviter les erreurs. Vous pouvez utiliser le code-barres du fabricant, le CUP ou tout autre code-barres disponible. Vous pouvez également imprimer vos propres étiquettes si vous le souhaitez.

Pour rendre les choses encore plus faciles, vous pouvez capturer puis scanner des codes-barres à l’aide d’un appareil mobile, ce qui facilite l’adoption de la technologie pour les flottes. Il n’y a pas besoin de solutions personnalisées ou de révisions majeures du système.

En termes simples, AMCS Fleet Maintenance gère les complexités de la gestion de la garantie, vous permettant de vous concentrer sur la route à suivre et de vous assurer d’obtenir le recouvrement des coûts qui vous est dû en cas de défaillance d’un système ou d’une pièce couvert.

En conclusion

Déchiffrer le code des garanties peut augmenter considérablement l’efficacité et la rentabilité de votre flotte. Alors que nous entrons dans une ère de plus en plus axée sur les données, une gestion efficace des garanties deviendra encore plus cruciale, en particulier avec des conditions OEM plus strictes pour les réclamations de garantie.

Quelle que soit la taille de votre flotte, la compréhension et la gestion des garanties devraient toujours être une priorité absolue.

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