5 meilleures pratiques pour la conformité des services publics : Comment éviter les violations de la réglementation

Dans tout le pays, des millions de clients résidentiels et commerciaux attendent d'avoir accès à une énergie et à une eau propres, sûres, fiables et abordables. Afin de fournir ces services, les entreprises de services publics doivent se conformer aux diverses règles qui régissent leur secteur d'activité.

Dans l'ensemble, le respect de ces réglementations n'est pas complexe ; il exige simplement que les services publics récupèrent et compilent les données. Cela semble simple, mais avec la nécessité de suivre les données provenant de différentes équipes, contractants et systèmes, la collecte d'informations précises et à jour sur les opérations quotidiennes est souvent loin d'être aisée. En particulier lorsque les actifs sont dispersés dans différentes zones géographiques, ce qui complique l'établissement de la liste des actifs et la supervision des rapports.

Pour ajouter à la complexité, les services publics sont également confrontés à un paysage réglementaire en constante évolution. Les directives de conformité sont fréquemment mises à jour et ce qui est conforme un jour peut ne plus l'être quelques mois plus tard, de sorte qu'il peut être difficile de rester au fait des exigences actuelles.

Il est essentiel de travailler en étroite collaboration avec les organismes de réglementation nationaux, car le non-respect des règles peut entraîner des amendes ou des paiements volontaires de réparation. Au Royaume-Uni, par exemple, en 2023, les entreprises du secteur de l'énergie ont déjà payé 5 481 151 livres sterling de pénalités statutaires, selon l'Ofgem.

Ainsi, avec le risque de mesures punitives d'une part et un réseau complexe d'actifs d'autre part, comment les fournisseurs de services publics peuvent-ils rester en conformité et éviter les violations de la réglementation ?

Qu'est-ce que la conformité des services publics ?

La première étape de la mise en conformité consiste à détailler les différentes réglementations qui s'appliquent à votre entreprise de services publics et à vous assurer que vous revoyez cette liste régulièrement. Ces lois aident les entreprises de services publics à maintenir des opérations commerciales sûres, équitables et éthiques. Toute transgression peut avoir des répercussions juridiques, sans parler de l'atteinte à votre réputation et à la confiance de vos clients.

Il est important d'identifier les réglementations spécifiques qui s'appliquent à votre entreprise. En Europe, par exemple, chaque pays dispose d'une autorité nationale indépendante de régulation de l'énergie, tandis qu'aux États-Unis, les lois sont édictées par la Federal Energy Regulatory Commission (FERC) et la North American Electric Reliability Corporation (NERC). Il existe également une multitude de lois sur les services publics au niveau des États, ainsi que des exigences locales et régionales.

En fin de compte, il n'existe pas d'approche unique en matière de conformité réglementaire ; chaque service public suit son propre cadre réglementaire, mais il existe certaines bonnes pratiques essentielles que chaque fournisseur de services publics peut suivre pour éviter les infractions.

5 Meilleures pratiques en matière de conformité des services publics

1. Réaliser un audit et un examen de conformité

Lorsqu'il s'agit de se mettre en conformité avec la réglementation, un audit approfondi de la conformité de l'entreprise est toujours utile. Qu'il soit réalisé par un consultant externe ou en interne, cet audit doit comporter un examen complet de tous les domaines réglementaires que votre entreprise de services publics doit prendre en compte.

En plus d'évaluer si votre entreprise respecte ou non toutes les lois et réglementations en vigueur, vous devez passer en revue les efforts actuels de votre entreprise en matière de conformité afin de savoir s'il existe des domaines à risque qui doivent être améliorés. Commencez par examiner des éléments tels que le nombre total d'infractions commises et leur coût.

En déterminant où vous en êtes dans vos efforts de conformité actuels, vous pouvez planifier à l'avance pour réduire le nombre et la gravité des violations.

2. Créer des politiques et des procédures efficaces

Les politiques et les procédures sont essentielles pour guider et informer vos employés des valeurs de l'organisation et des opérations commerciales en cours. Cela signifie que votre capacité à gérer, distribuer et suivre les mesures de conformité est essentielle pour réduire le risque réglementaire.

Vous ne pouvez tout simplement pas vous conformer aux réglementations si vos employés ne suivent pas vos politiques et procédures. Il est donc important de veiller à ce que le personnel connaisse et comprenne les procédures pertinentes. Investissez dans des formations régulières pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

3. Adoption d'un logiciel de gestion des services publics

Les logiciels de gestion des services publics basés sur le cloud, tels que AMCS Field Services, sont de plus en plus répandus dans le secteur des services publics, notamment en ce qui concerne la gestion de la conformité réglementaire. Les logiciels de ce type sont non seulement faciles à maintenir et à utiliser, mais ils facilitent également le suivi et le reporting de la conformité.

Par exemple, un logiciel peut être utilisé pour développer le système réglementaire de l'entreprise et stocker des informations, mais il peut également être utilisé pour extraire automatiquement des données du travail quotidien, ce qui facilite la création, la soumission et l'organisation de rapports. Le cas échéant, il peut même être utilisé pour déclencher des alertes en cas de non-conformité.

Le bon logiciel de gestion des services publics peut en fin de compte aider à former vos employés à la conformité réglementaire des services publics en utilisant des flux de travail numériques simples adaptés à vos procédures d'exploitation.

4. Créer une culture de la conformité

Si les politiques et les procédures écrites peuvent constituer un outil puissant, la communication avec les employés reste un élément important de la mise en conformité avec les réglementations des services publics.

Il est donc important de fournir régulièrement un retour d'information sur les performances, en expliquant quels sont les problèmes, ce qu'ils signifient pour les employés et ce qu'il faut faire pour les corriger et éviter les violations. Dans la mesure du possible, veillez à ce que votre équipe dirigeante publie les informations relatives à la conformité dans l'ensemble de l'entreprise afin de pouvoir résoudre les problèmes et de créer une culture de la conformité.

Grâce à des outils numériques appropriés, vous pouvez faire en sorte que les informations relatives à la conformité soient accessibles à tous, avec des informations actualisées sur l'état actuel de la conformité.

5. Suivre et signaler la conformité des services publics en temps réel

Enfin, assurez le suivi de la conformité des services publics à l'aide d'un contrôle et d'un rapport précis en temps réel. Le contrôle continu aide à gérer le statut de conformité de votre entreprise et vous permet de construire une structure durable pour une documentation cohérente et efficace.

Recherchez un logiciel de gestion des actifs doté de fonctions telles que la surveillance à distance, afin d'améliorer la qualité des données et d'aider les responsables à suivre les performances et les rapports. Des processus automatisés pour les rapports de conformité vous aident à rester en conformité avec les permis et les réglementations et peuvent même générer des informations pour des améliorations futures.

Avantages de l'établissement de rapports avec les services extérieurs d'AMCS

Grâce à des outils sophistiqués permettant une surveillance rationalisée des actifs et des rapports clairs et intuitifs, AMCS Field Services soutient la conformité dans un grand nombre de secteurs, de la production d'énergie à l'eau, en passant par les télécommunications ou même les services de gestion des déchets.

Il permet aux fournisseurs de services publics de :

• Automatiser les rapports de conformité
• Recevoir des alertes en cas d'infraction à la réglementation et de non-conformité
• Créer des rapports personnalisés
• Extraire automatiquement des données pour créer et soumettre des rapports
• Configurer des rapports supplémentaires à la volée

Personne ne doute que les réglementations relatives aux services publics sont essentielles, mais le respect de ces réglementations peut s'avérer difficile. Avec des solutions numériques pour vous aider à rester en conformité, nous pouvons simplifier le processus d'adhésion aux normes, lois et directives de l'industrie.

Suivez nos cinq meilleures pratiques pour éviter les violations de la réglementation, et pour plus d'idées sur la façon de créer une culture de conformité des services publics dans votre entreprise, regardez comment notre logiciel Field Services peut soutenir une formation, une communication, un suivi et un rapport efficaces dans l'entreprise de services publics d'aujourd'hui.