Fonctions clés d’un système de gestion des actifs

Les organisations investissent considérablement dans les actifs afin de gérer efficacement leurs opérations. Les actifs de toutes formes et tailles jouent un rôle dans la détermination de la valeur de l’entreprise, tant du point de vue fiscal que du point de vue de l’évaluation de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’une immobilisation?

Les immobilisations sont incluses dans un bilan. Les entreprises utilisent ce type d’actifs à des fins opérationnelles. Ce ne sont pas des articles que l’entreprise revend pour générer des revenus (c’est du stock). Les éléments tels que les bâtiments, l’équipement, etc. sont considérés comme des immobilisations.

Pour les organisations ayant de nombreux actifs et/ou plusieurs emplacements, il peut être difficile de savoir où les actifs d’une organisation peuvent être situés, et encore moins de déterminer l’état actuel, l’historique de maintenance ou la valeur de chaque actif. N’oubliez pas que la valeur des actifs doit également être comptabilisée dans le bilan, en tenant compte de l’amortissement.

Alors, comment gérez-vous et suivez-vous toutes ces données? Les feuilles de calcul et le suivi manuel des données ne peuvent vous mener que jusqu’à un certain point.

Qu’est-ce qu’un système de gestion des immobilisations ?

Les systèmes de gestion des immobilisations sont des solutions logicielles qui prennent ces feuilles de calcul et ces processus manuels et automatisent le suivi, la collecte et la gestion des données sur les actifs. Selon le niveau de sophistication du système, des éléments tels que la lecture de codes-barres, le suivi des actifs en temps réel et l’intégration avec d’autres processus tels que la gestion des ordres de travail peuvent également être inclus.

L’objectif principal d’un système de gestion des actifs est d’aider les organisations à améliorer leur visibilité sur une grande variété de données sur les actifs, à comprendre où des investissements pourraient être nécessaires dans la planification future des dépenses d’investissement et à automatiser les processus manuels pour augmenter la productivité du personnel.

Quelles sont les fonctions clés d’un système de gestion d’actifs?

1. Gestion des données sur les actifs

Chaque actif d’une organisation possède une mine de données qui pourraient lui être associées. Mais si vous comptez sur le suivi manuel, cela peut devenir une tâche écrasante. Et encore moins lorsque vous avez des centaines, voire des milliers d’actifs. Sans un système de gestion des actifs, il serait extrêmement onéreux de déterminer la visibilité complète de l’image des actifs d’une organisation.

Le logiciel peut vous aider à suivre l’état, l’état, l’emplacement et les performances de chaque actif, ainsi que des informations telles que le prix d’achat, les conditions contractuelles, la date d’achat, l’historique de maintenance, la valeur d’amortissement, etc. En fait, certains systèmes de gestion d’actifs calculent automatiquement l’amortissement des actifs, ce qui simplifie la déclaration fiscale. Les systèmes de gestion des actifs mettront également en évidence les actifs qui ne sont plus productifs ou utilisés, ce qui facilitera une aliénation plus rapide et suivie. L’un des principaux avantages de ces systèmes est la vue d’ensemble complète du cycle de vie des actifs.

2. Données de maintenance

C’est un fait que toute immobilisation va nécessiter de la maintenance afin de la maintenir en fonctionnement. Certains actifs peuvent même nécessiter un calendrier d’entretien strict afin de maintenir les garanties actives. Si vous utilisez un stylo et du papier, il peut être très difficile de suivre les dates de service effectuées, quel service a été effectué, qui a effectué le service et quelles pièces ont été utilisées. Sans parler de planifier des rappels, de planifier les pannes et de créer les ordres de travail appropriés.

Le logiciel offre une visibilité complète sur la maintenance à venir d’un actif ainsi que sur les données historiques. Cela permet de repérer les tendances en matière de viabilité de l’actif, de coûts associés, de travail sous garantie et de temps d’arrêt. Ce type de données peut être très utile pour déterminer le coût total de possession de l’actif et peut même guider la planification des dépenses d’investissement.

3. Rapports et analyses

La journalisation et le suivi des données sont une première étape critique, mais l’analyse des données apporte une valeur réelle pour guider les décisions opérationnelles. Un élément essentiel pour tout système de gestion des actifs est la capacité de générer des rapports qui fournissent des informations exploitables. Au minimum, les rapports doivent fournir des données sur les performances des actifs, les temps d’arrêt, l’historique et la fréquence des réparations, ainsi que la durée de vie de chaque actif. La fonctionnalité de création de rapports doit également fournir des données facilement partageables entre l’ensemble de l’organisation.

4. Sécurité

Il va sans dire que les données sur les actifs sont essentielles à vos opérations et qu’il est impératif que le système que vous sélectionnez contienne des protocoles de sûreté et de sécurité robustes. Les contrôles d’accès basés sur les rôles vous permettent de vous assurer que seules les personnes appropriées ont une visibilité sur les données et de restreindre les utilisateurs non autorisés. Le chiffrement, les mises à jour et correctifs de sécurité réguliers, la reprise après sinistre, les sauvegardes planifiées régulièrement et d’autres mesures de cybersécurité sont importants pour protéger l’intégrité de vos données et la confiance dans votre système.

5. Intégration et personnalisation

Les meilleurs systèmes de gestion des actifs permettent l’intégration avec les appareils mobiles, car la majorité du travail est effectuée sur le terrain. De même, chaque organisation a des besoins spécifiques à capturer concernant ses données d’actifs, ses ordres de travail et d’autres documents. Un système doit être flexible pour gérer la personnalisation requise pour que votre programme de gestion des actifs soit le plus efficace possible.

La solution AMCS Field Services est une solution de gestion des actifs hautement configurable et facile à utiliser qui permet aux clients de collecter efficacement des données sur le terrain, de gérer les actifs, d’accroître la visibilité des opérations et d’améliorer la prise de décision et le reporting.

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