Schlüsselfunktionen eines Asset-Management-Systems

Unternehmen tätigen erhebliche Investitionen in Vermögenswerte, um ihren Betrieb effektiv zu führen. Vermögenswerte jeder Form und Größe spielen eine Rolle bei der Bestimmung des Unternehmenswerts, sowohl aus steuerlicher als auch aus Sicht der Unternehmensbewertung.

Was ist Anlagevermögen?

Das Anlagevermögen wird in einer Bilanz erfasst. Unternehmen nutzen diese Art von Vermögenswerten für betriebliche Zwecke. Es handelt sich nicht um Artikel, die das Unternehmen weiterverkauft, um Einnahmen zu erzielen (das ist Inventar). Gegenstände wie Gebäude, Ausrüstung und mehr gelten als Anlagevermögen.

Für Unternehmen mit vielen Assets und/oder mehreren Standorten kann es schwierig sein, überhaupt zu wissen, wo sich die Assets eines Unternehmens befinden, geschweige denn den aktuellen Zustand, die Wartungshistorie oder den Wert der einzelnen Assets zu ermitteln. Vergessen Sie nicht, dass der Vermögenswert auch in der Bilanz berücksichtigt werden muss, wobei die Abschreibung berücksichtigt werden muss.

Wie verwalten und verfolgen Sie all diese Daten? Tabellenkalkulationen und manuelle Datenverfolgung können Sie nur bis zu einem bestimmten Punkt bringen.

Was ist ein Fixed Asset Management System?

Anlagenverwaltungssysteme sind Softwarelösungen, die diese Tabellenkalkulationen und manuellen Prozesse nutzen und die Nachverfolgung, Erfassung und Verwaltung von Anlagendaten automatisieren. Je nach Reifegrad des Systems können auch Dinge wie das Scannen von Barcodes, die Verfolgung von Assets in Echtzeit und die Integration in andere Prozesse wie die Verwaltung von Arbeitsaufträgen enthalten sein.

Der Hauptzweck eines Asset-Management-Systems besteht darin, Unternehmen dabei zu helfen, ihre Sichtbarkeit einer Vielzahl von Asset-Daten zu verbessern, zu verstehen, wo Investitionen in die zukünftige Investitionsplanung erforderlich sein könnten, und manuelle Prozesse zu automatisieren, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern.

Was sind die wichtigsten Funktionen eines Asset-Management-Systems?

1. Verwaltung von Asset-Daten

Jedes Asset in einem Unternehmen verfügt über eine Fülle von Daten, die ihm zugeordnet werden können. Wenn Sie sich jedoch auf manuelles Tracking verlassen, kann dies zu einer überwältigenden Aufgabe werden. Ganz zu schweigen davon, wenn Sie Hunderte oder sogar Tausende von Vermögenswerten haben. Ohne ein Asset-Management-System wäre es äußerst mühsam, die vollständige Transparenz des Asset-Bildes eines Unternehmens zu ermitteln.

Software kann Ihnen helfen, den Status, den Zustand, den Standort und die Leistung jeder Anlage zu verfolgen – plus Informationen wie Kaufpreis, Vertragsbedingungen, Kaufdatum, Wartungshistorie, Abschreibungswert und mehr. Tatsächlich berechnen einige Asset-Management-Systeme automatisch die Abschreibung von Vermögenswerten und rationalisieren so die Steuerberichterstattung. Asset-Management-Systeme heben auch Assets hervor, die nicht mehr produktiv sind oder nicht mehr genutzt werden, was eine rechtzeitigere, nachverfolgbare Entsorgung ermöglicht. Ein großer Vorteil dieser Systeme ist der vollständige Überblick über den Lebenszyklus der Anlage.

2. Wartungsdaten

Es ist eine Tatsache, dass jede Anlage gewartet werden muss, um sie am Laufen zu halten. Einige Anlagen erfordern möglicherweise sogar einen strengen Wartungsplan, um die Garantien aktiv zu halten. Wenn Sie Stift und Papier verwenden, kann es sehr schwierig sein, das Datum der durchgeführten Wartung zu verfolgen, welche Wartung durchgeführt wurde, wer die Wartung durchgeführt hat und welche Teile verwendet wurden. Ganz zu schweigen von der Planung von Erinnerungen, der Planung von Ausfällen und der Erstellung der entsprechenden Arbeitsaufträge.

Die Software ermöglicht einen vollständigen Einblick in die anstehende Wartung einer Anlage sowie in historische Daten. Auf diese Weise können Sie Trends in Bezug auf die Rentabilität der Anlage, die damit verbundenen Kosten, Garantiearbeiten und Ausfallzeiten erkennen. Diese Art von Daten kann bei der Bestimmung der Gesamtbetriebskosten der Anlage sehr wertvoll sein und sogar die Investitionsplanung leiten.

3. Berichterstattung und Analyse

Die Protokollierung und Nachverfolgung der Daten ist ein wichtiger erster Schritt, aber ein echter Mehrwert ergibt sich aus der Analyse der Daten, um betriebliche Entscheidungen zu treffen. Ein entscheidendes Element für jedes Asset-Management-System ist die Fähigkeit, Berichte zu erstellen, die umsetzbare Erkenntnisse liefern. Berichte sollten mindestens Daten über die Leistung der Anlagen, die Ausfallzeiten, die Reparaturhistorie und -häufigkeit sowie die Lebensdauer der einzelnen Anlagen enthalten. Die Berichtsfunktion sollte auch Daten bereitstellen, die leicht von der gesamten Organisation gemeinsam genutzt werden können.

4. Sicherheit

Es versteht sich von selbst, dass Anlagendaten für Ihren Betrieb von entscheidender Bedeutung sind, und es ist unerlässlich, dass das von Ihnen ausgewählte System robuste Sicherheitsprotokolle enthält. Mit rollenbasierten Zugriffskontrollen können Sie sicherstellen, dass nur die entsprechenden Personen Zugriff auf die Daten haben, und nicht autorisierte Benutzer einschränken. Verschlüsselung, regelmäßige Sicherheitsupdates und Patches, Disaster Recovery, regelmäßig geplante Backups und andere Cybersicherheitsmaßnahmen sind wichtig, um die Integrität Ihrer Daten und das Vertrauen in Ihr System zu schützen.

5. Integration und Anpassung

Die besten Asset-Management-Systeme ermöglichen die Integration mit mobilen Geräten, da der Großteil der Arbeit vor Ort ausgeführt wird. In ähnlicher Weise hat jedes Unternehmen spezifische Anforderungen in Bezug auf seine Anlagendaten, Arbeitsaufträge und andere Dokumentationen zu erfassen. Ein System muss flexibel sein, um die Anpassungen zu handhaben, die erforderlich sind, damit Ihr Asset-Management-Programm am effektivsten ist.

Die AMCS Field Services-Lösung ist eine hochgradig konfigurierbare, benutzerfreundliche Asset-Management-Lösung, die es Kunden ermöglicht, Daten vor Ort effizient zu erfassen, Assets zu verwalten, die Transparenz des Betriebs zu erhöhen und die Entscheidungsfindung und Berichterstattung zu verbessern.

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