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Blog mayo de 2023

Funciones clave de un sistema de gestión de activos

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Nicole Kelly

Director of Marketing North America (Utilities)

Las organizaciones realizan una inversión significativa en activos para ejecutar sus operaciones de manera efectiva. Los activos de todas las formas y tamaños desempeñan un papel en la determinación del valor del negocio, tanto desde una perspectiva fiscal como desde el punto de vista de la valoración de la empresa.

¿Qué son los activos fijos?

Los activos fijos se incluyen en un balance. Las empresas utilizan este tipo de activos con fines operativos. No son artículos que la empresa revende para generar ingresos (eso es inventario). Elementos como edificios, equipos y más se consideran activos fijos.

Para las organizaciones con muchos activos y / o múltiples ubicaciones, puede ser difícil incluso saber dónde se pueden ubicar los activos de una organización, y mucho menos determinar la condición actual, el historial de mantenimiento o el valor de cada activo. No olvide que el valor de los activos también debe contabilizarse en el balance, teniendo en cuenta la depreciación.

Entonces, ¿cómo administrar y rastrear todos estos datos? Las hojas de cálculo y el seguimiento manual de datos solo pueden llevarlo hasta cierto punto.

¿Qué es un sistema de gestión de activos fijos?

Los sistemas de gestión de activos fijos son soluciones de software que toman esas hojas de cálculo y procesos manuales y automatizan el seguimiento, la recopilación y la gestión de los datos de activos. Dependiendo del nivel de sofisticación del sistema, también se pueden incluir cosas como el escaneo de códigos de barras, el seguimiento de activos en tiempo real y la integración con otros procesos como la gestión de órdenes de trabajo.

El objetivo principal de un sistema de gestión de activos es ayudar a las organizaciones a mejorar su visibilidad de una amplia variedad de datos de activos, comprender dónde puede ser necesaria la inversión en la planificación futura de gastos de capital y automatizar los procesos manuales para aumentar la productividad del personal.

¿Cuáles son las funciones clave de un sistema de gestión de activos?

1. Gestión de datos de activos

Cada activo de una organización tiene una gran cantidad de datos que podrían asociarse con él. Pero si confía en el seguimiento manual, puede convertirse en una tarea abrumadora. Y mucho menos cuando tienes cientos o incluso miles de activos. Sin un sistema de gestión de activos, sería extremadamente oneroso determinar la visibilidad completa de la imagen de activos de una organización.

El software puede ayudarlo a rastrear el estado, la condición, la ubicación y el rendimiento de cada activo, además de información como el precio de compra, los términos del contrato, la fecha de compra, el historial de mantenimiento, el valor de depreciación y más. De hecho, algunos sistemas de gestión de activos calcularán automáticamente la depreciación de los activos, agilizando la presentación de informes fiscales. Los sistemas de gestión de activos también destacarán los activos que ya no son productivos o utilizados, facilitando una eliminación más oportuna y rastreada. Un beneficio importante de estos sistemas es la visión general completa del ciclo de vida de los activos.

2. Datos de mantenimiento

Es un hecho que cualquier activo fijo va a requerir mantenimiento para mantenerlo en funcionamiento. Algunos activos pueden incluso requerir un estricto programa de mantenimiento para mantener las garantías activas. Si está utilizando lápiz y papel, puede ser muy difícil realizar un seguimiento de las fechas del servicio realizado, qué servicio se realizó, quién realizó el servicio y qué partes se utilizaron. Y mucho menos programar recordatorios, planificar interrupciones y crear las órdenes de trabajo adecuadas.

El software permite una visibilidad completa del próximo mantenimiento de un activo, así como de los datos históricos. Esto ayuda a detectar tendencias en la viabilidad del activo, los costos asociados, el trabajo de garantía y el tiempo de inactividad. Este tipo de datos puede ser muy valioso para determinar el costo total de propiedad del activo e incluso puede guiar la planificación de capex.

3. Informes y análisis

El registro y el seguimiento de los datos es un primer paso crítico, pero el análisis de los datos extrae un valor real para guiar las decisiones operativas. Un elemento crítico para cualquier sistema de gestión de activos es la capacidad de generar informes que proporcionen información procesable. Como mínimo, los informes deben proporcionar datos sobre el rendimiento de los activos, el tiempo de inactividad, el historial y la frecuencia de reparación y la vida útil de cada activo. La funcionalidad de informes también debe proporcionar datos que sean fácilmente compartibles entre toda la organización.

4. Seguridad

No hace falta decir que los datos de los activos son críticos para sus operaciones y es imperativo que el sistema que seleccione contenga protocolos de seguridad sólidos. Los controles de acceso basados en roles le permiten garantizar que solo las personas adecuadas tengan visibilidad de los datos y restringir a los usuarios no autorizados. El cifrado, las actualizaciones y parches de seguridad regulares, la recuperación ante desastres, las copias de seguridad programadas regularmente y otras medidas de ciberseguridad son importantes para proteger la integridad de sus datos y la confianza en su sistema.

5. Integración y personalización

Los mejores sistemas de gestión de activos permiten la integración con dispositivos móviles, ya que la mayoría del trabajo se realiza en el campo. Del mismo modo, cada organización tiene necesidades específicas para capturar con respecto a sus datos de activos, órdenes de trabajo y otra documentación. Un sistema debe ser flexible para manejar la personalización que se requiere para que su programa de gestión de activos sea más efectivo.

La solución AMCS Field Services es una solución de gestión de activos altamente configurable y fácil de usar que permite a los clientes recopilar datos de manera eficiente en el campo, administrar activos, aumentar la visibilidad de las operaciones y mejorar la toma de decisiones y la generación de informes.

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