Organisationer foretager betydelige investeringer i aktiver for effektivt at kunne drive deres drift. Aktiver af enhver form og størrelse spiller en rolle i bestemmelsen af virksomhedens værdi, både fra et skattemæssigt perspektiv såvel som et virksomhedsvurderingssynspunkt.
Hvad er anlægsaktiver?
Anlægsaktiver indgår i en balance. Virksomheder bruger denne type aktiver til operationelle formål. De er ikke varer, som virksomheden videresælger for at generere indtægter (det er lager). Varer som bygninger, udstyr og mere betragtes som anlægsaktiver.
For organisationer med mange aktiver og/eller flere placeringer kan det være svært overhovedet at vide, hvor en organisations aktiver kan være placeret, endsige fastslå den aktuelle tilstand, vedligeholdelseshistorik eller værdi af hvert aktiv. Glem ikke, at aktivværdien også skal redegøres for i balancen, idet afskrivninger indregnes.
Så hvordan administrerer og sporer du alle disse data? Regneark og manuel datasporing kan kun tage dig så langt.
Hvad er et anlægsstyringssystem?
Anlægsaktivstyringssystemer er softwareløsninger, der tager disse regneark og manuelle processer og automatiserer sporing, indsamling og styring af aktivdata. Afhængigt af systemets sofistikerede niveau kan ting som stregkodescanning, aktivsporing i realtid og integration med andre processer som arbejdsordrestyring også inkluderes.
Hovedformålet med et asset management system er at hjælpe organisationer med at forbedre deres synlighed af en lang række aktivdata, forstå, hvor der kan være behov for investeringer i fremtidig capex-planlægning og automatisere manuelle processer for at øge medarbejdernes produktivitet.
Hvad er nøglefunktionerne i et aktivstyringssystem?
1. Administration af aktivdata
Hvert aktiv i en organisation har et væld af data, der kan knyttes til det. Men hvis du stoler på manuel sporing, kan det blive en overvældende opgave. Endsige når du har hundreder eller endda tusinder af aktiver. Uden et asset management system ville det være ekstremt besværligt at bestemme den fulde synlighed i en organisations aktivbillede.
Software kan hjælpe dig med at spore status, tilstand, placering og ydeevne for hvert aktiv - plus oplysninger som købspris, kontraktvilkår, købsdato, vedligeholdelseshistorik, afskrivningsværdi og mere. Faktisk beregner nogle aktivstyringssystemer automatisk afskrivningen af aktivet og strømliner skatterapporteringen. Systemer til forvaltning af aktiver vil også fremhæve aktiver, der ikke længere er produktive eller anvendes, hvilket letter en mere rettidig, sporet afhændelse. En stor fordel ved disse systemer er det fulde overblik over aktivets livscyklus.
2. Oplysninger om vedligeholdelse
Det er en kendsgerning, at ethvert anlægsaktiv vil kræve vedligeholdelse for at holde det kørende. Nogle aktiver kan endda kræve en streng vedligeholdelsesplan for at holde garantier aktive. Hvis du bruger pen og papir, kan det være meget vanskeligt at spore datoer for udført service, hvilken service der blev udført, hvem der udførte tjenesten, og hvilke dele der blev brugt. Endsige planlægge påmindelser, planlægge afbrydelser og oprette de relevante arbejdsordrer.
Software giver fuld synlighed i et aktivs kommende vedligeholdelse samt historiske data. Dette hjælper med at få øje på tendenser i aktivets levedygtighed, tilknyttede omkostninger, garantiarbejde og nedetid. Denne type data kan være meget værdifulde, når aktivets samlede ejeromkostninger bestemmes, og kan endda vejlede capex-planlægning.
3. Rapportering og analyse
Logning og sporing af data er et kritisk første skridt, men reel værdi vrides fra at analysere dataene til at styre operationelle beslutninger. Et kritisk element for ethvert aktivstyringssystem er evnen til at generere rapporter, der giver handlingsrettet indsigt. Som minimum bør rapporter indeholde data om aktivernes ydeevne, nedetid, reparationshistorik og -hyppighed samt levetiden for hvert aktiv. Rapporteringsfunktionaliteten skal også levere data, der let kan deles mellem hele organisationen.
4. Sikkerhed
Det siger sig selv, at aktivdata er kritiske for din drift, og det er bydende nødvendigt, at det system, du vælger, indeholder robuste sikkerhedsprotokoller. Rollebaseret adgangskontrol giver dig mulighed for at sikre, at kun de relevante personer har synlighed for dataene og begrænse uautoriserede brugere. Kryptering, regelmæssige sikkerhedsopdateringer og programrettelser, it-katastrofeberedskab, regelmæssigt planlagte sikkerhedskopier og andre cybersikkerhedsforanstaltninger er vigtige for at beskytte integriteten af dine data og tilliden til dit system.
5. Integration og tilpasning
De bedste asset management systemer giver mulighed for integration med mobile enheder, da størstedelen af arbejdet udføres i marken. På samme måde har hver organisation specifikke behov at registrere vedrørende deres aktivdata, arbejdsordrer og anden dokumentation. Et system skal være fleksibelt for at håndtere den tilpasning, der kræves, for at dit aktivstyringsprogram skal være mest effektivt.
AMCS Field Services-løsningen er en meget konfigurerbar, brugervenlig løsning til aktivstyring, der gør det muligt for kunder effektivt at indsamle data i marken, administrere aktiver, øge synligheden i driften og forbedre beslutningstagning og rapportering.
Få mere at vide om AMCS Field Services , eller kontakt vores team for en demonstration.