5 empfehlenswerte Compliance-Praktiken für Versorgungsunternehmen: Wie sich Verstöße gegen Vorschriften vermeiden lassen

Im ganzen Land erwarten Millionen von privaten und gewerblichen Kunden einen zuverlässigen Zugang zu sauberem und sicherem Wasser und Energie. Um diese bereitzustellen, müssen die Versorgungsunternehmen die verschiedenen Regeln einhalten, die in ihrer Branche gelten.

Im Großen und Ganzen ist die Einhaltung dieser Regeln keine komplexe Aufgabe – die Versorgungsunternehmen müssen einfach nur Daten erfassen und aufbewahren. Das hört sich zwar einfach an, da jedoch Daten aus verschiedenen Teams und von verschiedenen Anbietern und Teams nachverfolgt werden müssen, ist es oft gar nicht so leicht, korrekte, aktuelle Informationen über den täglichen Betrieb bereitzustellen. Der Überblick wird noch erschwert, wenn die Anlagen und Fahrzeuge über verschiedene Gebiete verteilt sind.

Zudem müssen die Versorgungunternehmen auf Veränderungen der regulatorischen Landschaft reagieren. Compliance-Richtlinien werden häufig aktualisiert und was zu einem bestimmten Zeitpunkt konform ist, kann in ein paar Monaten schon wieder gesetzeswidrig sein. Deshalb kann es sich als schwierig erweisen, stets den Überblick über die aktuellen Anforderungen zu behalten.

Eine enge Zusammenarbeit mit den nationalen Behörden ist essentiell, da Verstöße zu Bußgeldern und freiwilligen Entschädigungszahlungen führen können. Im Vereinigten Königreich haben Energieunternehmen nach Angaben von Ofgem zum Beispiel im Jahr 2023 bereits Bußgelder in Höhe 5.481.151 Pfund gezahlt.

Angesichts des Risikos von Strafmaßnahmen einerseits und eines komplexen Netzwerks von Anlagen und Fahrzeugen andererseits – wie können Versorgungsunternehmen in diesem Kontext die Compliance gewährleisten und Verstöße vermeiden?

Was bedeutet Compliance für Versorgungsunternehmen?

Der erste Schritt in Richtung Compliance ist die Auflistung der verschiedenen Vorschriften, die für Ihr Versorgungsunternehmen gelten, und zu gewährleisten, dass diese Liste regelmäßig überprüft wird. Diese Gesetze helfen Versorgungsunternehmen, einen sicheren, fairen und ethischen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten, wobei jegliche Verstöße zu rechtlichen Folgen führen, Ihre Reputation schädigen und dazu führen, dass das Vertrauen der Kundschaft verloren geht.

Es ist wichtig, die spezifischen Vorschriften zu identifizieren, die auf Ihr Unternehmen zutreffen. In Europa verfügt zum Beispiel jedes Land über eine nationale, unabhängige Energiebehörde, während in den USA Auflagen von der Federal Energy Regulatory Commission (FERC) und der North American Electric Reliability Corporation (NERC) erlassen werden. Außerdem gibt es noch eine Vielzahl von Gesetzen auf Ebene einzelner Bundesstaaten sowie nationale und regionale Anforderungen.

Letztendlich gibt es keine Einheitslösung für regulatorische Compliance; jedes Versorgungsunternehmen folgt seinem eigenen regulatorischen Rahmen. Es gibt jedoch einige essentielle Best Practices, die jedes Versorgungsunternehmen vor Verstößen schützen.

5 empfehlenswerte Compliance-Praktiken für Versorgungsunternehmen

1. Durchführung eines Compliance-Audits

Eine gründliche Prüfung der Compliance im Unternehmen ist immer eine gute Idee, wenn es um die Erfüllung der geltenden Auflagen geht. Ob mithilfe eines externen Beraters oder intern – dies sollte eine umfassende Übersicht über alle regulatorischen Bereiche umfassen, mit denen sich Ihr Unternehmen beschäftigen muss.

Sie müssen nicht nur prüfen, ob Ihr Unternehmen alle nötigen Gesetze und Vorschriften erfüllt, sondern Sie müssen auch die aktuellen Compliance-Bemühungen Ihres Unternehmens bewerten, um herauszufinden, ob es Problembereiche gibt, die verbessert werden müssen. Zunächst sollten Sie Dinge prüfen wie die Gesamtanzahl der bei Ihnen aufgetretenen Verstöße und die damit verbundenen Kosten.

Indem Sie sich einen Überblick über Ihren derzeitigen Compliance-Stand verschaffen, können Sie im Voraus planen, um die Anzahl und Schwere der Verstöße zu reduzieren.

2. Effektive Richtlinien und Abläufe einführen

Richtlinien und Abläufe sind unverzichtbar, um Ihre Angestellten über die Werte des Unternehmens und den aktuellen Geschäftsbetrieb zu informieren und entsprechend anzuleiten. Das bedeutet, dass Ihre Fähigkeit, Compliance-Maßnahmen zu verwalten, zu verteilen und nachzuverfolgen essentiell ist, wenn es darum geht, regulatorische Risiken zu mindern.

Es ist einfach nicht möglich, alle Vorschriften einzuhalten, wenn sich Ihre Mitarbeitenden nicht an Ihre Richtlinien und Abläufe halten. Deshalb ist es wichtig, sicherzustellen, dass das Personal die einschlägigen Vorgaben nicht nur kennt, sondern sie auch versteht. Investieren Sie in regelmäßige Schulungen, um sicherzustellen, dass alle den gleichen Kenntnisstand haben.

3. Utility Management Software einführen

Cloudbasierte Utility Management Software, wie zum Beispiel AMCS Field Services, wird von Versorgungsunternehmen immer häufiger eingesetzt, vor allem im Bereich des regulatorischen Compliance-Managements. Derartige Softwareanwendungen lassen sich nicht nur einfach warten und einsetzen, sondern vereinfachen auch die Nachverfolgung der Einhaltung von Vorschriften und die entsprechende Berichterstattung.

Zum Beispiel lässt sich die Software einsetzen, um das regulatorische System des Unternehmens weiterzuentwickeln und Informationen zu speichern. Es lässt sich aber auch nutzen, um automatisch Daten aus täglichen Abläufen zu erfassen, was die Erstellung, Übermittlung und Organisierung von Berichten erleichtert. Gegebenenfalls können sogar Warnungen bei Verstößen ausgegeben werden.

Die richtige Utility Management Software kann helfen, ihre Mitarbeitenden über einfache digitale Workflows, die perfekt auf Ihre Abläufe abgestimmt sind, zum Thema Compliance zu schulen.

4. Eine Compliance-Kultur aufbauen

Schriftliche Richtlinien und Abläufe können zwar ein gutes Hilfsmittel sein, die Kommunikation mit den Mitarbeitenden ist aber immer noch das A und O, wenn es darum geht, die Einhaltung aller geltenden Vorschriften zu gewährleisten.

Es ist wichtig, regelmäßig Feedback einzuholen, zu klären, wo Probleme bestehen und was diese für die Mitarbeitenden bedeuten, und herauszufinden, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um diese Probleme zu beheben und Verstöße zu vermeiden. Wann immer möglich, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Führungsteam Compliance-relevante Informationen im ganzen Unternehmen veröffentlicht, sodass Probleme behoben werden können, um eine positive Compliance-Kultur aufzubauen.

Mit den richtigen digitalen Tools können Sie sicherstellen, dass aktuelle Compliance-Informationen für alle im Unternehmen zur Verfügung stehen.

5. Compliance in Echtzeit nachverfolgen und melden

Mit einer genauen Überwachung und Berichterstattung in Echtzeit behalten Sie die Compliance Ihres Versorgungsunternehmens stets im Blick. Eine kontinuierliche Überwachung unterstützt die Überwachung des Compliance-Status Ihres Unternehmens und ermöglicht Ihnen, eine nachhaltige Struktur für konsistente und effiziente Dokumentation aufzubauen.

Suchen Sie nach Asset Management Software mit Funktionen wie Fernüberwachung zur Verbesserung der Datenqualität, mit denen Manager den Überblick über die Leistung und erstellten Berichte behalten können. Automatisierte Prozesse für die Compliance-Berichterstattung helfen Ihnen, Berichterstattungsauflagen und andere Vorschriften einzuhalten, und können sogar Erkenntnisse für zukünftige Verbesserungen liefern.

Vorteile der Berichterstattung mit AMCS Field Services

Mit modernen Tools für eine vereinfachte Überwachung und eine klare, intuitive Berichterstattung unterstützt AMCS Field Services die Einhaltung der Vorschriften in den verschiedensten Branchen, von der Energieerzeugung bis hin zur Wasserversorgung, Telekommunikation oder sogar der Abfallentsorgung.

So können Versorger:

• Die Compliance-Berichterstattung automatisieren
• Benachrichtigungen bei Verstößen und Nichtkonformität erhalten
• Maßgeschneiderte Berichte erstellen
• Automatisch Daten extrahieren, um Berichte zu erstellen und einzureichen
• Zusätzliche Berichte schnell konfigurieren

Es liegt auf der Hand, dass Versorgungsunternehmen reguliert werden müssen, die Gewährleistung der Compliance kann allerdings eine komplexe Aufgabe sein. Mit digitalen Compliance-Lösungen können wir die Einhaltung aller geltenden Branchenstandards, Gesetze und Richtlinien vereinfachen.

Befolgen Sie unsere fünf empfehlenswerten Praktiken, um Verstöße gegen Auflagen zu vermeiden und mehr Ideen zu erhalten, wie Sie in Ihrem Unternehmen eine Compliance-Kultur aufbauen können. Unsere Field Services Software kann effektive Schulungen, Kommunikation, Nachverfolgung und Berichterstattung in einem modernen Versorgungsunternehmen unterstützen.