5 Best Practices voor naleving nutsbedrijven: Hoe u overtredingen van de regelgeving kunt voorkomen

In het hele land verwachten miljoenen huishoudelijke en commerciële klanten toegang tot schone, veilige, betrouwbare en betaalbare energie en water. Om deze diensten te kunnen leveren, moeten nutsbedrijven voldoen aan de verschillende regels die voor hun sector gelden.

Voor het grootste deel is het niet ingewikkeld om aan deze voorschriften te voldoen; het vereist gewoon dat nutsbedrijven gegevens ophalen en verzamelen. Het klinkt eenvoudig, maar omdat gegevens van verschillende teams, aannemers en systemen moeten worden bijgehouden, is het vaak allesbehalve eenvoudig om nauwkeurige, actuele informatie over de dagelijkse werkzaamheden te verzamelen. Vooral als de bedrijfsmiddelen verspreid zijn over verschillende regio's, waardoor het lastiger is om de bedrijfsmiddelen te inventariseren en de rapportage te overzien.

Om het nog ingewikkelder te maken, hebben nutsbedrijven ook te maken met veranderende regelgeving. Compliance-richtlijnen worden regelmatig bijgewerkt en wat op een dag compliant is, is dat over een paar maanden misschien niet meer.

Nauwe samenwerking met nationale regelgevende instanties is essentieel omdat niet-naleving kan leiden tot boetes of vrijwillige schadevergoedingen. In het Verenigd Koninkrijk bijvoorbeeld hebben energiebedrijven volgens Ofgem in 2023 al £5.481.151 aan wettelijke boetes betaald.

Dus hoe kunnen nutsbedrijven, met het risico op strafmaatregelen aan de ene kant en een complex netwerk van bedrijfsmiddelen aan de andere kant, aan de regels blijven voldoen en overtredingen van de regelgeving voorkomen?

Wat is Utility Compliance?

De eerste stap op weg naar naleving is het in kaart brengen van de verschillende voorschriften die van toepassing zijn op uw nutsbedrijf en ervoor zorgen dat u die lijst regelmatig bekijkt. Deze wetten helpen nutsbedrijven om een veilige, eerlijke en ethische bedrijfsvoering te handhaven. Overtredingen kunnen juridische gevolgen hebben, om nog maar te zwijgen van de schade aan uw reputatie en het vertrouwen van uw klanten.

Het is belangrijk om vast te stellen welke specifieke regelgeving van toepassing is op jouw bedrijf. In Europa heeft elk land bijvoorbeeld een nationale, onafhankelijke energieregulator, terwijl in de VS de wetten worden uitgevaardigd door de Federal Energy Regulatory Commission (FERC) en de North American Electric Reliability Corporation (NERC). Er zijn ook een heleboel wetten voor nutsbedrijven in de staten, evenals lokale en regionale vereisten.

Uiteindelijk is er geen standaardaanpak voor naleving van de regelgeving; elk nutsbedrijf volgt zijn eigen specifieke regelgevingskader, maar er zijn enkele essentiële best practices die elke nutsbedrijf kan volgen om overtredingen te voorkomen.

5 Beste praktijken voor naleving door nutsbedrijven

1. Voer een nalevingsaudit en -beoordeling uit

Bij het streven naar naleving van de regelgeving is een grondige controle van de naleving van het bedrijf altijd nuttig. Of dit nu wordt uitgevoerd door een externe consultant of intern, dit moet een uitgebreid onderzoek inhouden van alle regelgevingsgebieden die uw nutsbedrijf moet aanpakken.

Naast het beoordelen of je bedrijf aan alle vereiste wetten en regels voldoet, moet je de huidige compliance-inspanningen van je bedrijf beoordelen, zodat je weet of er risicogebieden zijn die verbetering behoeven. Begin met het bekijken van zaken als het totale aantal overtredingen dat je hebt gehad en hoeveel ze hebben gekost.

Door vast te stellen waar u staat met uw huidige compliance-inspanningen, kunt u vooruit plannen om het aantal en de ernst van overtredingen te verminderen.

2. Creëer effectief beleid en effectieve procedures

Beleidsregels en procedures zijn van vitaal belang om uw werknemers te begeleiden en te informeren over de waarden van de organisatie en de huidige bedrijfsvoering. Dit betekent dat uw vermogen om nalevingsmaatregelen te beheren, te verspreiden en bij te houden essentieel is voor het verminderen van risico's op het gebied van regelgeving.

Je kunt simpelweg niet aan de voorschriften voldoen als je werknemers je beleid en procedures niet volgen, dus het is belangrijk om ervoor te zorgen dat het personeel niet alleen de relevante procedures kent, maar ze ook begrijpt. Investeer in regelmatige training om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde golflengte zit.

3. Software voor nutsbeheer aannemen

Cloud-gebaseerde utility management software, zoals AMCS Field Services, wordt steeds gebruikelijker in de nutssector, vooral als het gaat om het beheer van naleving van regelgeving. Softwareprogramma's zoals deze zijn niet alleen eenvoudig te onderhouden en te bedienen, maar ze maken het volgen en rapporteren van naleving eenvoudig.

Software kan bijvoorbeeld worden gebruikt om het regelgevingssysteem van het bedrijf te ontwikkelen en informatie op te slaan, maar het kan ook worden gebruikt om automatisch gegevens uit het dagelijkse werk te halen, waardoor het eenvoudig wordt om rapporten te maken, in te dienen en te organiseren. Waar nodig kan het zelfs worden gebruikt om waarschuwingen voor niet-naleving te activeren.

De juiste software voor nutsbeheer kan uiteindelijk helpen om uw werknemers te trainen in naleving van de regelgeving voor nutsvoorzieningen met behulp van eenvoudige digitale workflows die zijn afgestemd op uw bedrijfsprocedures.

4. Een nalevingscultuur creëren

Hoewel geschreven beleidsregels en procedures een krachtig hulpmiddel kunnen zijn, is communicatie met werknemers nog steeds een belangrijk element in het naleven van de regelgeving van nutsbedrijven.

Daarom is het belangrijk om regelmatig feedback te geven over prestaties, waarbij je uitlegt wat de problemen zijn, wat ze betekenen voor werknemers en wat er moet gebeuren om ze te corrigeren en overtredingen te voorkomen. Zorg er waar mogelijk voor dat je leidinggevende team informatie over naleving in het hele bedrijf publiceert, zodat je problemen kunt oplossen en een cultuur van naleving kunt creëren.

Met de juiste digitale tools kun je ervoor zorgen dat nalevingsinformatie binnen ieders handbereik is, met bijgewerkte informatie over de huidige nalevingsstatus.

5. Naleving van nutsvoorzieningen in realtime volgen en rapporteren

Tot slot kunt u de naleving van nutsvoorschriften bijhouden met nauwkeurige, realtime monitoring en rapportage. Voortdurende controle helpt bij het beheren van de nalevingsstatus van uw bedrijf en stelt u in staat om een duurzame structuur op te bouwen voor consistente en efficiënte documentatie.

Zoek naar software voor activabeheer met functies zoals bewaking op afstand om de kwaliteit van gegevens te verbeteren en managers te helpen om zowel prestaties als rapporten bij te houden. Geautomatiseerde processen voor nalevingsrapportage helpen u te blijven voldoen aan vergunningen en voorschriften en kunnen zelfs inzichten genereren voor toekomstige verbeteringen.

Voordelen van rapporteren met AMCS Field Services

Met geavanceerde tools voor gestroomlijnde activamonitoring en duidelijke, intuïtieve rapportage ondersteunt AMCS Field Services compliance in een groot aantal sectoren, van energieproductie tot water, telecom of zelfs afvalverwerking.

Het stelt nutsbedrijven in staat om:

• Rapportage over naleving automatiseren
• Waarschuwingen ontvangen voor overtredingen en niet-naleving van regelgeving
• Aangepaste rapporten maken
• Automatisch gegevens extraheren om rapporten te maken en in te dienen
• On the fly extra rapporten configureren

Het is duidelijk dat niemand twijfelt aan de noodzaak van regelgeving voor nutsbedrijven, maar naleving kan een uitdaging zijn. Met digitale oplossingen om u te helpen compliant te blijven, kunnen we het proces van naleving van industrienormen, wetten en richtlijnen vereenvoudigen.

Volg onze vijf best practices om overtredingen van de regelgeving te voorkomen, en voor meer ideeën over hoe u in uw bedrijf een cultuur van nutsnaleving kunt creëren, kunt u eens kijken hoe onze Field Services-software effectieve training, communicatie, tracering en rapportage kan ondersteunen in het nutsbedrijf van vandaag.