5 Buenas prácticas para el cumplimiento de la normativa: Cómo evitar infracciones de la normativa

En todo el país, millones de clientes residenciales y comerciales esperan tener acceso a energía y agua limpias, seguras, fiables y asequibles. Para poder prestar estos servicios, las empresas de servicios públicos deben cumplir las distintas normas que rigen su sector.

En su mayor parte, el cumplimiento de esta normativa no es complejo; simplemente requiere que las empresas de servicios públicos recuperen y recopilen datos. Parece sencillo, pero con la necesidad de hacer un seguimiento de los datos de diferentes equipos, contratistas y sistemas, cotejar información precisa y actualizada sobre las operaciones diarias es a menudo cualquier cosa menos fácil. Sobre todo cuando los activos están dispersos por distintas zonas geográficas, lo que dificulta la elaboración de listas de activos y la supervisión de los informes.

Para aumentar la complejidad, las empresas de servicios públicos también se enfrentan a un panorama normativo cambiante. Las directrices de cumplimiento se actualizan con frecuencia y lo que es conforme un día puede no serlo dentro de unos meses, por lo que puede resultar difícil mantenerse al día de los requisitos vigentes.

Trabajar en estrecha colaboración con los organismos reguladores nacionales es esencial, ya que el incumplimiento puede dar lugar a multas o a pagos de indemnizaciones voluntarias. En el Reino Unido, por ejemplo, en 2023 las empresas energéticas ya han pagado 5.481.151 libras en sanciones legales, según Ofgem.

Así que, con el riesgo de medidas punitivas por un lado y una compleja red de activos por otro, ¿cómo hacen los proveedores de servicios públicos para cumplir la normativa y evitar infracciones?

¿Qué es la conformidad de los servicios públicos?

El primer paso hacia el cumplimiento es detallar las distintas normativas que se aplican a su empresa de servicios públicos y asegurarse de revisar esa lista periódicamente. Estas leyes ayudan a las empresas de servicios públicos a mantener unas operaciones comerciales seguras, justas y éticas, por lo que cualquier transgresión puede tener repercusiones legales, por no hablar de dañar su reputación y la confianza de sus clientes.

Identificar la normativa específica que se aplica a su empresa es importante. En Europa, por ejemplo, cada país tiene un regulador energético nacional independiente, mientras que en Estados Unidos las leyes las promulgan la Comisión Federal Reguladora de la Energía (FERC) y la Corporación Norteamericana de Fiabilidad Eléctrica (NERC). También hay un montón de leyes estatales sobre servicios públicos, así como requisitos locales y regionales.

En última instancia, no existe un enfoque único para el cumplimiento de la normativa; cada empresa de servicios públicos sigue su propio marco normativo específico; sin embargo, hay algunas buenas prácticas esenciales que todo proveedor de servicios públicos puede seguir para evitar infracciones.

5 Buenas prácticas para el cumplimiento de la normativa

1. Realizar una auditoría y una revisión del cumplimiento

Cuando se trabaja para cumplir la normativa, siempre será útil realizar una auditoría exhaustiva del cumplimiento de la empresa. Ya sea llevada a cabo por un consultor externo o internamente, debe incluir una revisión exhaustiva de todas las áreas normativas que su empresa de servicios públicos debe abordar.

Además de evaluar si su empresa cumple o no todas las leyes y normativas exigidas, debe revisar los esfuerzos actuales de su empresa por cumplir la normativa, para saber si hay áreas de riesgo que necesiten mejoras. Empiece por revisar aspectos como el número total de infracciones que ha tenido y cuánto le han costado.

Al determinar en qué punto se encuentran sus actuales esfuerzos de cumplimiento, puede planificar con antelación para reducir el número y la gravedad de las infracciones.

2. Crear políticas y procedimientos eficaces

Las políticas y los procedimientos son vitales para orientar e informar a sus empleados sobre los valores de la organización y las operaciones empresariales actuales. Esto significa que su capacidad para gestionar, distribuir y realizar un seguimiento de las medidas de cumplimiento es esencial para reducir el riesgo normativo.

No puede cumplir la normativa si sus empleados no siguen sus políticas y procedimientos, por lo que es importante asegurarse de que el personal no sólo conoce los procedimientos pertinentes, sino que además los entiende. Invierta en formación periódica para asegurarse de que todo el mundo está al tanto.

3. Adopción de programas informáticos de gestión de servicios públicos

El software de gestión de servicios públicos basado en la nube, como AMCS Field Services, es cada vez más común en el sector de los servicios públicos, especialmente cuando se trata de la gestión del cumplimiento normativo. Programas de software como este no solo son fáciles de mantener y manejar, sino que facilitan el seguimiento y la elaboración de informes sobre el cumplimiento normativo.

Por ejemplo, el software puede utilizarse para desarrollar el sistema normativo de la empresa y almacenar información, pero también para extraer automáticamente datos del trabajo diario, facilitando la creación, presentación y organización de informes. En su caso, incluso puede utilizarse para activar alertas de incumplimiento.

El software de gestión de servicios públicos adecuado puede, en última instancia, ayudar a formar a sus empleados en el cumplimiento de la normativa sobre servicios públicos mediante sencillos flujos de trabajo digitales adaptados a sus procedimientos operativos.

4. Crear una cultura de cumplimiento

Aunque las políticas y procedimientos escritos pueden ser una herramienta poderosa, la comunicación con los empleados sigue siendo un elemento importante para lograr el cumplimiento de la normativa sobre servicios públicos.

Por ello, es importante informar periódicamente sobre el rendimiento, explicando cuáles son los problemas, qué significan para los empleados y qué hay que hacer para corregirlos y evitar infracciones. En la medida de lo posible, asegúrese de que su equipo directivo publica la información relacionada con el cumplimiento en toda la empresa para poder solucionar los problemas y crear una cultura de cumplimiento.

Con las herramientas digitales adecuadas, puede garantizar que la información sobre el cumplimiento de la normativa esté al alcance de todos, con información actualizada sobre el estado actual de cumplimiento.

5. Seguimiento y notificación en tiempo real del cumplimiento de las normas por parte de los servicios públicos

Por último, controle el cumplimiento de los servicios públicos con una supervisión y unos informes precisos y en tiempo real. La supervisión continua ayuda a gestionar el estado de cumplimiento de su empresa y le permite construir una estructura sostenible para una documentación coherente y eficiente.

Busque software de gestión de activos con funciones como la supervisión remota para mejorar la calidad de los datos y ayudar a los gestores a realizar un seguimiento tanto del rendimiento como de los informes. Los procesos automatizados para la elaboración de informes de conformidad le ayudan a cumplir los permisos y normativas e incluso pueden generar información para futuras mejoras.

Ventajas de informar con AMCS Field Services

Con herramientas sofisticadas para una supervisión de activos racionalizada e informes claros e intuitivos, AMCS Field Services apoya el cumplimiento de la normativa en toda una serie de sectores, desde la producción de energía hasta el agua, las telecomunicaciones o incluso los servicios de residuos.

Permite a los proveedores de servicios públicos:

• Automatice los informes de cumplimiento
• Reciba alertas de infracciones e incumplimientos de la normativa
• Crear informes personalizados
• Extraiga datos automáticamente para crear y enviar informes
• Configure informes adicionales sobre la marcha

Está claro que nadie duda de que las normativas sobre servicios públicos son esenciales, pero su cumplimiento puede resultar complicado. Con soluciones digitales que le ayudarán a cumplir la normativa, podemos simplificar el proceso de adhesión a las normas, leyes y directrices del sector.

Siga nuestras cinco mejores prácticas para evitar incumplimientos de la normativa y, si desea más ideas sobre cómo crear una cultura de cumplimiento de la normativa en su empresa, eche un vistazo a cómo nuestro software de servicios de campo puede apoyar una formación, comunicación, seguimiento e informes eficaces en la empresa de servicios de hoy en día.