10 étapes simples pour élaborer un meilleur plan de gestion des actifs des services publics

Qu'il s'agisse de services d'eau dans une grande ville ou de distribution d'énergie au niveau national, le renouvellement et le remplacement des infrastructures est une tâche sans fin pour les fournisseurs de services publics. En fait, il s'agit d'un élément essentiel de la fourniture de services publics rentables et fiables.

Certaines infrastructures étant en service depuis 20 ans ou plus, la gestion et l'entretien de vos actifs nécessitent une approche systématique, dont le succès dépend de votre plan de gestion des actifs. Ce document évolutif fournit un aperçu méthodique de la gestion des infrastructures et des équipements vieillissants, y compris la gestion des risques et la maintenance. Son objectif ? Veiller à ce que vos actifs physiques offrent une valeur maximale tout au long de leur cycle de vie.

Pourquoi les services publics ont-ils besoin d'un plan de gestion des actifs ?

La première raison de créer un plan de gestion des actifs des services publics est le coût. L'élaboration d'un plan stratégique de gestion des actifs des services publics vous aide à maximiser la valeur de votre capital et à rationaliser vos opérations pour assurer la pérennité de vos services publics.

Avec un large éventail d'actifs (fixes et liquides), il est important de gérer la maintenance de manière judicieuse afin d'obtenir le meilleur retour sur investissement possible, et il existe plusieurs normes industrielles pour vous aider à y parvenir.

La norme ISO 55000, par exemple, donne une vue d'ensemble du processus de gestion des actifs, décrivant la manière de valoriser les actifs physiques en optimisant les coûts, les risques et les performances tout au long du cycle de vie des actifs. L'Agence américaine de protection de l'environnement (EPA) a également publié un document expliquant les principes fondamentaux de la gestion des actifs, décrivant les cadres de décision et de gestion essentiels.

Plus qu'un simple entretien, l'élaboration d'un plan à long terme pour les actifs vous aidera à prendre des décisions sur le moment de réparer, de remettre à neuf, de remplacer ou d'augmenter vos actifs. En définissant une stratégie à long terme couvrant tous ces éléments, vous pouvez gérer correctement et efficacement les changements sur une longue période.

Éléments à prendre en compte lors de la rédaction d'un plan de gestion des actifs des services publics

Avant d'élaborer un plan efficace de gestion du patrimoine des services publics, il convient de prendre en compte un certain nombre d'éléments.

Tout d'abord, il est important d'évaluer vos pratiques actuelles, y compris les systèmes de maintenance informatisés, la planification des investissements ou les procédures opérationnelles normalisées pour la maintenance. Une vision globale permet d'identifier les forces et les faiblesses ainsi que les possibilités d'amélioration.

Une autre étape clé consiste à dresser un inventaire de vos actifs actuels. Cet inventaire doit préciser la date d'acquisition du bien, sa taille/capacité, son emplacement, sa date d'installation, son état physique, sa durée de vie utile restante, ses niveaux de service, ses coûts d'entretien, de remise en état et de remplacement. Il fournira une vue d'ensemble du cycle de vie de chaque actif.

Vous pouvez désormais identifier les risques qui pèsent sur vos actifs et proposer des solutions pour les éviter. Pour calculer la valeur du risque, multipliez la probabilité d'un échec par ses conséquences.

Enfin, réfléchissez à la manière dont vous récupérerez vos actifs en vendant les stocks excédentaires ou les articles remis à neuf, ou en restituant l'équipement à la fin d'un contrat de location. En gérant efficacement la réutilisation ou la liquidation, un plan de récupération des actifs permet de maximiser les retours sur investissement.

Après avoir pris en compte ces facteurs clés, vous pouvez créer un plan complet de gestion des actifs des services publics afin de gérer correctement vos actifs et d'optimiser vos opérations.

10 étapes pour créer un plan efficace de gestion des actifs des services publics

Que vous rédigiez votre premier plan ou que vous affiniez un document existant, notre guide en 10 étapes vous aidera à gérer le processus.

1. Définir les objectifs stratégiques

Pour réussir, votre plan de gestion du patrimoine d'infrastructure doit être aligné sur les objectifs stratégiques. N'oubliez pas de fixer des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps) et d'identifier les résultats que vous attendez de vos efforts.

Si vous ne savez pas par où commencer pour fixer vos objectifs, posez-vous la question :

• Où voulez-vous être dans 5, 10 et 50 ans ?
• Quel est le plus gros problème auquel vous êtes actuellement confronté ?
• Comment pouvez-vous vous améliorer au cours de l'année à venir ?

Il n'est pas nécessaire de se concentrer sur les détails pour l'instant - il suffit d'identifier ce qui est important pour votre organisation et ce que vous espérez améliorer.

2. Déterminer les actifs critiques

Vos actifs essentiels sont ce qui permet à votre service public de fonctionner et ils doivent être au centre de vos préoccupations. Quels sont vos actifs les plus importants ? Certains sont-ils menacés ? Assurez-vous que vos actifs sont conformes à vos objectifs stratégiques et à votre plan de réussite à long terme. Si vous souhaitez améliorer le suivi des données relatives aux actifs, identifiez les outils dont vous aurez besoin pour y parvenir, tels que les services sur le terrain et les logiciels de gestion des actifs.

3. Élaborer un plan de maintenance

L'entretien des actifs est un élément essentiel de votre activité. Élaborez un plan d'entretien pour vous assurer que tous les actifs fonctionnent correctement et veillez à indiquer la fréquence des opérations d'entretien.

Il doit comprendre des protocoles préventifs et réactifs : déterminer qui sera impliqué dans la maintenance, à quelle fréquence chaque équipement doit être vérifié, ainsi qu'un résumé des procédures opérationnelles standard (POS), une liste des pièces nécessaires, des procédures de sécurité et une estimation du temps nécessaire pour effectuer les tâches de maintenance préventive.

4. Élaborer un plan de récupération des actifs

Commencez votre plan de récupération des actifs en dressant une liste de tous les équipements, outils et autres ressources. Chaque actif a une durée de vie prédéterminée avec une dépréciation de la valeur au cours de sa durée de vie, alors pensez à ce qui reste du cycle de vie. Si vous manquez d'espace de stockage, envisagez de retirer les machines inutiles.

Les données physiques et financières de votre inventaire serviront de base à la planification et à l'exécution des travaux visant à restaurer ou à remplacer un bien existant afin qu'il retrouve sa taille, son état ou sa capacité d'origine. Ces décisions doivent être prises sur la base du cycle de vie afin d'optimiser le compromis entre les coûts de maintenance et les coûts de remplacement.

5. Gérer les risques liés aux données

Les données sont sans doute l'actif le plus important de votre entreprise. En plus de réfléchir à la manière dont vous comptez utiliser les données pour créer de la valeur ou vous adapter aux besoins de l'entreprise, vous devez également vous protéger contre la perte de données. Le stockage, l'utilisation, la transmission, la gestion et la sécurité des données sont autant de facteurs clés.

Réalisez un audit pour vous aider à comprendre quelles sont les données les plus importantes pour votre entreprise et pour prévenir les risques liés aux données :

• Maintenir les logiciels à jour
• Installer un logiciel de protection antivirus
• Sauvegarder les données critiques
• Mettre en place une authentification à deux facteurs

6. Décrire les flux de travail

Il s'agit d'un domaine clé pour tout plan de gestion des actifs des services publics, qui vous aide à identifier les processus de flux de travail à mettre en place et à déterminer les responsabilités de chacun. En donnant à votre équipe un aperçu et un accès aux flux de travail en temps réel et à la répartition des tâches, chacun est conscient de ses responsabilités et doit rendre compte de son travail.

Si votre plan stratégique nécessite de nouveaux flux de travail, rencontrez l'équipe concernée pour entamer une conversation sur l'affinement et la finalisation du processus plutôt que de prendre une décision du haut vers le bas.

7. Élaborer un plan financier

Quel est votre budget ? De quels moyens financiers avez-vous besoin pour mener à bien votre plan de gestion des actifs des services publics ? Passez en revue votre plan stratégique et identifiez les ressources dont vous aurez besoin, puis déterminez si vous devez étoffer votre équipe, acquérir davantage d'équipements et si vous aurez besoin d'un financement pour réaliser ces opérations.

8. Choisir des outils et des systèmes d'information efficaces

L'intégration d'un logiciel de gestion des actifs dans votre plan permet généralement de réaliser d'importants gains d'efficacité. Vous disposez peut-être de systèmes existants liés au suivi de la maintenance, aux laboratoires, aux finances, aux SIG, à la documentation ou à l'approvisionnement, mais l'intégration d'outils disparates en un seul outil global peut présenter des avantages. Étudiez les solutions logicielles actuelles basées sur le cloud, telles que AMCS Field Services, pour déterminer si vous pouvez augmenter la productivité de votre équipe.

9. Établir la communication

La mise en œuvre d'un nouveau plan de gestion des actifs aura un impact sur la culture de votre organisation, et une bonne communication est essentielle pour réussir. Développez des méthodes de gestion du changement pour vous assurer que tout se passe bien. De même, les rapports destinés aux décideurs internes et aux parties prenantes externes sont importants pour communiquer sur l'état des actifs, les alternatives d'investissement et les risques potentiels si les actifs ne sont pas entretenus correctement.

10. Élaborer et mettre en œuvre votre plan

Sur la base des étapes précédentes, commencez à élaborer votre plan stratégique de gestion des actifs et réfléchissez à la manière dont vous le transmettrez à votre équipe. Veillez à inclure des actions à court et à long terme pour améliorer les pratiques de gestion des actifs. Pensez également aux calendriers, aux ressources, aux priorités, aux coûts et aux actions spécifiques nécessaires à la mise en œuvre du plan.

Conclusion : Comment les logiciels de gestion des actifs améliorent votre plan

En tant que ressources essentielles au soutien de la société, les fournisseurs de services publics doivent s'attaquer aux problèmes d'infrastructure potentiels afin d'être durables. Votre plan de gestion des actifs sert de feuille de route pour y parvenir, ce qui signifie qu'il nécessite une stratégie à long terme avec des objectifs clairs et une approche systématique.

En tant qu'élément central de votre plan, le logiciel de gestion des actifs peut vous aider à atteindre cet objectif de manière rentable. La mise en œuvre des dernières solutions basées sur le cloud et adaptées aux mobiles, par exemple, peut vous aider à suivre la performance des actifs, à simplifier la collecte des données, à améliorer les rapports et à promouvoir la collaboration.

Avec les bons outils à portée de main, vous pouvez gérer les actifs plus efficacement pendant toute la durée de leur cycle de vie, en réduisant les coûts et en garantissant un retour sur investissement maximal. En fin de compte, la rationalisation des opérations complexes permet d'atteindre l'objectif principal de tout plan de gestion des actifs des services publics : comprendre comment effectuer le bon travail, au bon moment et pour les bonnes raisons.

Découvrez comment le logiciel AMCS Field Services peut améliorer votre plan de gestion des actifs en demandant une démonstration du logiciel ci-dessous.