5 raisons pour lesquelles la collecte manuelle de données pour les services d’eau est risquée

De nombreux services d’eau s’appuient encore sur des formulaires papier et des processus manuels pour la gestion des actifs à des fins de conformité et d’entretien.

Le raisonnement est que le technicien est sur place. Il ou elle peut écrire les informations pertinentes et les entrer dans un système au bureau. C’est la façon dont les services publics suivent et enregistrent les informations depuis des décennies. Alors, quel est le problème avec ce processus?

Systèmes de gestion des services publics

Les processus manuels ont tendance à être inefficaces, peuvent entraîner des inexactitudes et exposer les services publics à un risque de non-conformité. Les solutions logicielles de gestion des services publics peuvent automatiser les processus et améliorer la façon dont vous collectez des données, générez des rapports et gérez vos services publics.

Voici cinq raisons pour lesquelles la gestion humide des actifs des services publics via du papier et un crayon est risquée.

5 raisons pour lesquelles les processus manuels de gestion des actifs des services publics humides sont risqués

1. Absence de contrôle de la qualité

Bien que les données puissent être enregistrées correctement, il peut ne pas être clair qui a effectué le travail ou si un ordre de travail a été soumis. En fait, il n’y a peut-être aucune preuve que le travail a été effectué du tout.

Compte tenu de la nature de la calligraphie, il y a aussi la possibilité très réelle qu’un 6 puisse être confondu avec un 0 bâclé. La pluie et le vent peuvent transformer une forme nette et propre en un désordre détrempé et illisible. En de rares occasions, les données initiales peuvent être égarées ou perdues d’un site à l’autre et d’un bureau à l’autre. Une saisie incorrecte des données peut entraîner des conclusions erronées et éventuellement des problèmes de conformité.

2. Délais

Le travail peut être terminé et les données enregistrées sur site, mais cela peut prendre des heures, voire des jours, pour que ces données soient officiellement entrées dans le fichier principal de votre système de gestion des services publics au bureau.

Le temps peut également être perdu si le système de GMAO n’affiche pas d’analyses spécifiques. Le personnel administratif doit souvent prendre plus de temps pour manipuler les données de manière à afficher les tendances. Un temps précieux peut être perdu si des travaux d’urgence doivent être effectués sur un actif.

3. Temps perdu dans la récupération des données historiques

Les vidéos et autres fichiers historiques doivent généralement être enregistrés séparément dans une base de données ou stockés sur un serveur. La collecte de données à partir de différentes applications et enregistrements papier peut prendre beaucoup de temps et être frustrante.

4. Travail d’équipe inefficace

En règle générale, des cartes papier et des listes d’ordres de travail sont remises aux équipes pour qu’elles les remplissent. Les consultants fournissent souvent un classeur qui décrit les séquences nécessaires telles que le rinçage. Des classeurs sont nécessaires pour différents actifs ou processus. Apporter une bibliothèque de classeurs portable, des cartes papier et des bons de travail n’est pas une solution pratique pour les équipes sur le terrain. De plus, les actifs de classeur sont susceptibles de retourner dans un état moins que complet ou vierge.

5. Efforts redondants

Même après que l’information a été entrée dans un bon de travail, elle doit être saisie à nouveau, séparément, dans le SIG pour mettre à jour les données sur les actifs. Pensez à la fréquence à laquelle cela doit être fait par jour, par combien de techniciens et dans combien d’endroits.

Gardez le contrôle de vos actifs en automatisant votre système de gestion des services publics

Si vous utilisez toujours des formulaires papier et des processus de saisie manuelle des données, envisagez d’utiliser un outil de gestion des actifs utilitaires pour automatiser la collecte de données et la création de rapports. Des solutions telles que AMCS Field Services garantissent l’exactitude des données lorsqu’elles sont collectées sur le terrain et conservent un enregistrement unique à jour pour les informations historiques. Finis les formulaires papier et les données perdues ou inexactes, la saisie de données redondantes et la perte de temps. Une solution telle qu’AMCS Field Services peut également aider les utilisateurs à suivre, surveiller, initier et gérer le travail, ainsi qu’à générer des rapports et à prévoir l’état des actifs, à l’aide de données en temps réel ou saisies manuellement.

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