Como gestor de flotas, se enfrenta a numerosos retos cada día. Desde la gestión de los costes de inventario hasta los contratiempos de programación y las complejidades de las disposiciones de almacenamiento, tiene mucho entre manos.
Y no olvidemos el bombardeo constante de correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas de mecánicos, conductores, concesionarios y fabricantes. Si sigues confiando en métodos de organización anticuados, es muy fácil que las solicitudes importantes se pierdan en el camino.
Lo que las flotas de hoy en día necesitan es un enfoque moderno de la planificación, ejecución y seguimiento del mantenimiento, que sea sencillo y eficaz.
la importancia del mantenimiento preventivo
El mantenimiento preventivo (MP) no es sólo una buena práctica. Puede ahorrar a las flotas cientos de miles de dólares. Al reducir la mano de obra de emergencia y los tiempos de inactividad imprevistos, el MP allana el camino para unas operaciones más fluidas, mejora la confianza del cliente y fomenta la estabilidad de la flota a largo plazo.
opinión de los expertos: la flota tecnológica
La implantación de un software PM puede convertir las costosas pérdidas reactivas en ganancias operativas. Las herramientas que realizan un seguimiento de los intervalos de servicio, el desgaste de los neumáticos y el uso de piezas pueden detectar posibles problemas antes de que provoquen costosas averías, lo que reduce el tiempo de inactividad no planificado y las reparaciones de emergencia.
Hablamos con Bob Nolen, director de flota de Hagey Coach & Transportation, sobre las herramientas que utiliza actualmente para gestionar su flota:
"Hoy en día, la gestión de flotas requiere un conjunto de herramientas integradas, tanto digitales como físicas, y un equipo cualificado que pueda utilizarlas con eficacia. Sin ellas, es casi imposible mantener el tiempo de actividad, controlar los costes o garantizar la seguridad. Utilizamos una combinación de herramientas físicas y de software, y su número ha aumentado considerablemente en los últimos años debido a la creciente complejidad de la gestión moderna de flotas."
varios ordenadores y varias plataformas de software de diagnóstico
Nolen continúa: "Cada componente importante, ya sea el motor, la transmisión u otros sistemas, requiere su propio software de diagnóstico. Ahora se basan en suscripciones y deben renovarse anualmente, lo que añade costes y complejidad".
Y añade: "No basta con tener un sistema. Necesitamos varios ordenadores equipados con distintos paquetes de software para asegurarnos de que podemos dar servicio a todos los tipos de vehículos y componentes de forma eficiente."
Una solución ideal debería capacitar a su equipo de varias maneras:
- Gestión integral de las tareas de mantenimiento: Programe el mantenimiento en función de diversas métricas como la distancia recorrida, las horas de funcionamiento y el combustible consumido.
- Seguimiento del cumplimiento y análisis: Utilice cuadros de mando y KPI para visualizar el cumplimiento y el rendimiento del PM y de los activos, con métricas clave sobre el estado de finalización del mantenimiento
- Flexibilidad para el usuario: Elija un sistema fácil de configurar y que ofrezca validación de datos en tiempo real para minimizar los errores, preparado para soportar cualquier tipo de activo y estructura organizativa
- Experiencia móvil sin fisuras: Permita a técnicos y conductores gestionar sus tareas a través de una aplicación móvil completa
- Seguimiento racionalizado del tiempo y las piezas: Automatice el seguimiento del tiempo y escanee las piezas en las órdenes de trabajo directamente a través de la app móvil, utilizando los códigos de barras del fabricante o UPC, reduciendo los errores de doble introducción de datos
- Importación de datos: Elimine la introducción manual de datos en aras de la eficiencia y la precisión, extrayendo datos directamente de surtidores de combustible automatizados, ordenadores de a bordo y servicios de repostaje externos.
- Gestión de costes y análisis exhaustivos: Obtenga información sobre todos los costes operativos y de mantenimiento, tanto interna como externamente, con un rendimiento exhaustivo y funciones de generación de informes de costes.
Con esta mayor visibilidad, podrá ver sus niveles de inventario, tomar decisiones informadas sobre la planificación del inventario, reducir los residuos, liberar flujo de caja y garantizar que las piezas estén disponibles cuando se necesiten.
software de mantenimiento preventivo
El mantenimiento preventivo es esencial para que su flota funcione a pleno rendimiento. Permite detectar a tiempo posibles problemas, reducir los costosos tiempos de inactividad y prolongar la vida útil de los vehículos. Considérelo como un chequeo periódico de su flota: ayuda a evitar problemas menores antes de que se conviertan en mayores.
Lamentablemente, persisten algunos conceptos erróneos sobre el mantenimiento preventivo, como el mito de que el mantenimiento continuo es más caro que esperar a que algo se rompa. Como señala Nolen, "dependemos en gran medida de un sistema de gestión del mantenimiento que controla los intervalos de servicio, el desgaste de neumáticos y frenos y el inventario de piezas. Este sistema es fundamental para nuestra estrategia de prevenir las averías en lugar de reaccionar ante ellas."
código de barras + herramientas especializadas para tiendas e inventarios
Para hacer frente a retos como las interrupciones de la cadena de suministro y el aumento de los costes, considere la gestión estratégica de existencias dentro de las regiones geográficas. Si controla el uso de las piezas en los distintos centros, puede almacenar los componentes caros por regiones en lugar de en cada ubicación. De este modo se asegura de tener las piezas necesarias en stock, al tiempo que minimiza los costes de transporte y los riesgos de obsolescencia.
Nolen afirma: "Aunque seguimos utilizando herramientas de reparación tradicionales, también necesitamos herramientas y equipos de diagnóstico electrónico especializados para interactuar con los sistemas del vehículo."
El código de barras y los códigos QR permiten hacer un seguimiento en tiempo real del uso de las piezas y de los niveles de inventario, lo que reduce los errores y evita las compras excesivas, que pueden generar costes más elevados.
"Todas las piezas llevan código de barras, y estamos ampliando el uso de códigos de barras de fabricantes. Esto nos ayuda a mantener unos niveles de existencias precisos y a agilizar los pedidos".
herramientas de formación y conocimiento
A medida que los vehículos se hacen más complejos, la contratación y formación de personal cualificado plantea retos adicionales. Nolen destaca: "A medida que los vehículos se vuelven más electrónicos, invertimos en herramientas y recursos de formación para actualizar los conocimientos de nuestro equipo, especialmente en software, diagnóstico y sistemas eléctricos."
El uso de soluciones de mantenimiento de flotas puede automatizar tareas tediosas y proporcionar diagnósticos remotos, mejorando en última instancia la eficiencia y reduciendo la carga de trabajo de los técnicos. También salvaguarda los valiosos conocimientos de los técnicos experimentados al digitalizarlos en reparaciones y listas de comprobación estándar, garantizando un servicio de alta calidad al proporcionar a los nuevos empleados acceso a la experiencia acumulada, mitigando los efectos de la escasez de técnicos.
convertir el mantenimiento en dinero
El sector del transporte está en constante evolución, y mantenerse a la vanguardia significa ser proactivo. Y con la tecnología de gestión de flotas adecuada para su empresa, puede convertir los contratiempos reactivos en oportunidades para crecer y ahorrar más.
Obtenga información sobre cómo invertir estratégicamente en la tecnología adecuada en nuestro último artículo rosa, Convertir el mantenimiento de la flota en dinero.