Überlegungen zu Cloud- und On-Premise-Software für Versorgungsunternehmen

Das Versorgungsklima

Seit Beginn des digitalen Zeitalters haben sich viele Versorgungsunternehmen gegen die Implementierung neuer Technologien gewehrt. Die Big Player tun dies natürlich, weshalb sie in der Lage sind, agil zu arbeiten, erhebliche Effizienzsteigerungen zu erzielen, ihre Betriebskosten zu senken und die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Die Reichen werden reicher, wie man so schön sagt.

Ein Fehler vieler kleiner und mittlerer Unternehmen und Kommunen ist, dass Technologien in Bezug auf die Kosten unerreichbar sind. So begnügen sie sich mit arbeitsintensiven manuellen Prozessen.

Auf diese Weise zu arbeiten, belastet die Margen in den besten Zeiten, aber die Eindämmung der Betriebskosten ist heute dringender denn je. Mit dem Einsetzen der Inflation wird die Fähigkeit sowohl der Versorgungsunternehmen als auch der Kommunen, ihre Kunden kostengünstig zu bedienen, ernsthaft behindert.

Eine häufige Fehleinschätzung über die Digitalisierung

Digitale Lösungen sind die offensichtliche Antwort. Es ist verständlich, wenn sich der bloße Gedanke überwältigend anfühlt. Dies ist ein Sektor wie kein anderer. Die Versorgung und Lieferung von Versorgungsunternehmen, sei es Wasser, Strom oder Gas, muss stabil, zuverlässig und sicher sein. Jede Unterbrechung bei der Implementierung neuer Systeme kann den Kunden bestenfalls Unannehmlichkeiten bereiten.

Und die Technologien verbessern sich ständig, also werden heute beträchtliche Ausgaben verschwendet, wenn die gleiche Technologie in einem Jahr veraltet ist? Das ist ein berechtigtes Anliegen, aber in Wirklichkeit entwickeln sich Technologien nicht so schnell.

Mehr als 80% der Technologien verbessern sich jedes Jahr um weniger als 25%. ¹ Die schnellsten Verbesserungen treten in der Softwaredomäne auf, aber das ist nur bei On-Premise-Software problematisch, dh Software, die direkt auf Ihren Computern installiert wird.

Wenn Software in der Cloud betrieben wird, aktualisiert sie diese technologischen Fortschritte automatisch für Sie, ohne Unterbrechung des Geschäftsbetriebs, während sie mit Ihnen skaliert und ein hohes Maß an Sicherheit für Ihre Daten bietet.

Starten Sie Ihre digitale Reise

Der beste Ort, um zu beginnen, ist auf einfache Weise. Im Mittelpunkt jeder digitalen Transformation steht die Fähigkeit, Ihre Abläufe zu optimieren. Damit meinen wir die Optimierung von Arbeitsabläufen, um sinnvolle Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen zu erzielen. Dies wird Ihrem Betrieb ein stabiles Rückgrat geben.

Der erste Schritt zur Modernisierung ist Cloud-basierte Software, die speziell für die Versorgungsbranche entwickelt wurde. Beginnen Sie in einem Bereich Ihres Unternehmens. Wir empfehlen die Abrechnung angesichts der Ineffizienzen und Kosten für die Verwendung von Papier oder manuellen Prozessen. Die Tarifstrukturen variieren natürlich, was traditionelle Prozesse aufgrund der Komplexität zeitaufwändig macht.

Die Automatisierung dieser Bereiche durch E-Rechnungen kann den gesamten Prozess vereinfachen und rationalisieren und gleichzeitig Kosten für Arbeit, Papier, Tinte und Porto sparen. Fehler werden minimiert und die Einhaltung der Vorschriften sichergestellt. Sie können Kunden auch ein Online-Portal zur Selbstbedienung zur Verfügung stellen, wenn sie dies wünschen.

Bevor Sie jedoch einen Schritt unternehmen, müssen Sie eine fundierte Entscheidung darüber treffen, was für Ihren Betrieb am besten ist.

Was genau ist die Cloud?

Es handelt sich um eine Gruppe von Servern, bei denen es sich im Wesentlichen um leistungsstarke Computer handelt, die sich auf der Website Ihres Cloud-Anbieters, sicheren Rechenzentren oder Serverfarmen befinden. Dies gilt als Drittanbieter-Hosting. Eine cloudbasierte Anwendung wird online ausgeführt, im Gegensatz zu physischer Software, die auf Ihrem Computer installiert ist.

Sie befinden sich wahrscheinlich bereits in der Cloud, ohne es zu merken. Denken Sie an die Apps, die Sie online verwenden könnten. Wenn Sie sich beispielsweise bei Twitter, Facebook oder PayPal anmelden, nutzen Sie die Cloud. Die Faustregel für die Bestimmung, ob Sie sich in der Cloud befinden, lautet, ob Sie von jedem Gerät aus auf Ihr Konto zugreifen können oder nicht. Wenn möglich, verwenden Sie eine cloudbasierte Anwendung.

Um On-Premise-Software verwenden zu können, müssen Sie in der Regel vor Ort sein, wo die physische Software installiert wird. Cloud-basierte Software ist überall verfügbar, auf jedem Gerät, das Sie verwenden, solange Sie Internetzugang haben.

Viele Unternehmen nutzen sowohl die Cloud als auch On-Premise, daher ist dies nicht unbedingt eine Entweder-Oder-Entscheidung. Der Punkt ist, dass eine digitale Transformation Cloud Computing aufgrund seiner Flexibilität erfordert. Um zu verstehen, was die Cloud eigentlich ist, können wir sie mit On-Premise vergleichen.

Vor- und Nachteile von On-Premise-Software

Obwohl On-Premise-Software das ältere, traditionelle Computermodell ist, ist es keineswegs veraltet. Für den Anfang ist es zuverlässig und bietet Datenschutz, vorausgesetzt, Sie verfügen über die erforderlichen Sicherheitsebenen. Ohne Beteiligung Dritter erfordert es jedoch viel Aufmerksamkeit und Ressourcen, wie z. B. engagierte Mitarbeiter.

Sie haben die vollständige Verantwortung, die mit Verantwortung einhergeht. Dazu gehören Cybersicherheit, Wartung, Updates und Schulungen sowie die damit verbundenen Kosten. Sie benötigen zusätzliche Server in einem klimatisierten Raum (was mehr Kosten verursacht), Betriebssysteme, Netzwerk- und Datensicherheitsmaßnahmen und Datenbanksoftware.

Wenn Sie das Budget haben, kann es eine effektive Lösung sein, solange Ihnen der Mangel an Flexibilität nichts ausmacht.

Verfügbarkeit: Cloud-Systeme vs. On-Premise-Software

Auf einige On-Premise-Systeme kann remote zugegriffen werden, dafür benötigen Sie jedoch Unterstützung von Drittanbietern und ein mobiles Gerät. Wenn Sie On-Premise-Software für die Kontrolle bevorzugen, die sie Ihnen bietet, sollten Sie verstehen, dass die Verwendung eines Drittanbieters ein gewisses Sicherheitsrisiko birgt. Es ist nicht unüberwindbar. Sie benötigen strenge Sicherheitsmaßnahmen auf allen Geräten.

Sie werden auch nicht die 24/7-Verfügbarkeit haben, die die Cloud bietet, was in Versorgungsunternehmen von entscheidender Bedeutung ist. Wetterereignisse, die sich auf die Bereitstellung von Versorgungseinrichtungen auswirken, können Ihr Team auch daran hindern, das Büro zu erreichen, wo es nur auf die Software zugreifen kann, die für seine Arbeit benötigt wird. Mit der Cloud kann Ihr Team, solange Sie Online-Zugriff haben, überall arbeiten und von jedem Gerät aus auf Systeme zugreifen. Alles, was benötigt wird, ist eine Internetverbindung.

Kunden wollen auch 24/7 Verfügbarkeit

Durch die Bereitstellung eines Kundenportals, das nur ein Cloud-System bereitstellen kann, können Ihre Kunden ihr Konto verwalten und Rechnungen online bezahlen. Alles, was sie wissen möchten, ist genau dort, z. B. Nutzungsmuster, was den Datenverkehr zu Ihrem Callcenter reduziert. Sie können ihre Kontoinformationen nach Belieben einsehen. Schnellere Zahlungen verbessern Ihren Cashflow. Kundenportale, egal in welcher Branche, verringern Zahlungsverzug. Dies gilt insbesondere für Versorgungsunternehmen.

Sicherheit: Cloud-Systeme vs. On-Premise-Software

Der Schutz von Daten wie Finanzkonten sowie Kunden- und Mitarbeiterinformationen erfordert strenge Aufmerksamkeit. Mit On-Premise-Systemen speichern Sie Ihre Daten inhouse. Solange engagierte IT-Experten diese Verantwortung übernehmen, kontinuierliche Backups durchführen, Patches auf jedem Gerät installieren, Benutzerzugriffsrichtlinien festlegen und Cyberbedrohungen abwehren, sollten Ihre Daten sicher bleiben. Wenn dies jedoch nicht korrekt erfolgt, sind Ihre Daten und Ihre Netzwerke gefährdet. Wir können das nicht genug betonen: Wenn Sie sich für ein On-Premise-System entscheiden, sparen Sie nicht daran, einen IT-Mitarbeiter (oder zwei oder ein Team) einzustellen, der sich um Ihre Sicherheit kümmert.

Als die Cloud zum ersten Mal auftauchte, galt sie der On-Premise-Sicherheit unterlegen, aber die Zeiten haben sich geändert. Die größten Cloud-Anbieter verfügen über mehrere Notfall- und Redundanzprotokolle, um Ihre Daten zu schützen. Ihre robusten Sicherheitsmaßnahmen sind vielschichtig. Sicherheitsteams weltweit verfolgen Bedrohungen und implementieren strenge Verfahren. Wenn Sie sich für eine Cloud-basierte Lösung entscheiden, sprechen Sie mit dem Anbieter über seine Sicherheit und die Schritte zum Schutz der Daten.

Skalierbarkeit nicht übersehen

Ein Nachteil von On-Premise-Software ist, dass sie nicht mit Ihnen skalieren kann. Wenn Ihr Kundenstamm wächst, wachsen auch Ihre Computeranforderungen. Um dies zu ermöglichen, erfordern On-Premise-Systeme hohe Investitionen, um Ihre IT-Infrastruktur zu überarbeiten. Wenn Ihre Anforderungen zu irgendeinem Zeitpunkt sinken, bleiben Ihnen Überkapazitäten. Die Cloud hingegen skaliert mit Ihren Anforderungen, unabhängig davon, ob Sie mehr oder weniger Kapazität benötigen.

Der Kostenfaktor

Die Kosten sind ein weiterer Faktor, weshalb die Cloud in der Regel von kleinen bis mittleren Versorgungsunternehmen und Kommunen bevorzugt wird. Es ist keine Vorabinvestition erforderlich, während On-Premise-Software in der Regel eine unbefristete Lizenz oder Servicegebühr (oder beides) erfordert. Cloud-basierte Dienste arbeiten meist unter einem Jahres- oder Mehrjahresabonnement, das alles abdeckt und Sie von der Verantwortung des Eigentums befreit.

Details: So sieht eine Cloud-Lösung für Ihre Abrechnungsfunktion aus

Durch die Automatisierung Ihrer Abrechnung und Rechnungserstellung, unabhängig vom Kundentyp oder der Komplexität des Tarifplans, eliminieren Sie eine erhebliche Menge an manueller Arbeit. Es gewährleistet auch Genauigkeit bei gleichzeitiger Reduzierung manueller Eingabefehler und verringert die Belastung Ihres Callcenters.

Schauen wir uns die AMCS Utility Billing-Lösung an, die speziell für die Branche entwickelt wurde. Da es branchenspezifisch ist, versteht und adressiert es die Nuancen komplexer Tarifstrukturen und die Rechnungsanforderungen, die nur Versorgungsunternehmen und Kommunen erleben. Anstatt zu versuchen, ein Rechnungssystem "Einheitsgröße für alle Branchen" nachzurüsten, bietet die AMCS Utility Billing-Lösung sofort einsatzbereite Funktionen, um automatisierte Zählerablesungen aufzunehmen und die Abrechnungsmaschine mit Strom-, Wasser- oder Gasabrechnungsformaten vorzufüllen.

Aber sind die Kunden bereit für die E-Rechnung? Mit der Einführung des Online-Einkaufs, der während der Pandemie deutlich zugenommen hat, ist die Mehrheit sicherlich dabei. Dieselben Kunden sind mit Kundenportalen vertraut, in denen sie ihre Kontoinformationen einsehen und online bezahlen können. Dies ist nur mit einem Cloud-basierten System möglich.

Kunden, die immer noch eine Papierrechnung wünschen, werden nicht übersehen. Automatisierte Papierrechnungen ermöglichen es ihnen, per Post oder persönlich zu bezahlen. AMCS kann mit Ihnen zusammenarbeiten, um den mühsamen Prozess der Erstellung von Rechnungen für Druck und Versand mithilfe geprüfter und vertrauenswürdiger Dritter zu entlasten.

So funktioniert die Abrechnung von AMCS-Dienstprogrammen:

Automatisierte Zählerablesungen

• Messwerte fließen in das Abrechnungssystem ein

Genaue Abrechnung

• Die Messwerte werden nach den Spezifikationen des Kundenvertrags abgerechnet

Elektronisch generierte Rechnungen

• Eliminiert manuelle Arbeit und das Risiko von Fehlern

E-Mail-Benachrichtigungen gesendet

• Kunden werden benachrichtigt, wenn ihr Kontoauszug fertig ist

24/7 Verfügbarkeit

• Das Kundenportal ermöglicht es Kunden, ihre Rechnung bequem online einzusehen und zu bezahlen

Einfachere Kundenkommunikation

• Kunden können ihre Kontoauszüge anzeigen, automatische Zahlungen einrichten, ausgewählte Kontoinformationen bearbeiten, Service planen und Wartung über das Portal anfordern.

Papierrechnungen leichter gemacht

• Wenn ein Kunde eine Papierabrechnung bevorzugt, werden die Rechnungen zum Versand an eine geprüfte Druckerei gesendet.

Volle Transparenz

Wir haben noch nicht über die Transparenz gesprochen, die Ihnen über alle Kundendaten hinweg gegeben wird. Dies ist ein entscheidender Vorteil bei der Umstellung auf AMCS Utilities Billing in der Cloud. Wenn Sie alle Ihre Abrechnungs- und Zahlungsprozesse auf einer einzigen Cloud-basierten Plattform verbinden, erhalten Sie einen klaren und genauen Überblick über Ihre Kunden. Kundeninteraktionen über das Portal werden in Echtzeit im System angezeigt, sodass Sie wissen, was wann los ist.

Die Analyse dieser Informationen beseitigt Spekulationen und hilft Ihnen, fundierte Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.

Sprechen Sie noch heute mit uns darüber, was Cloud-basierte AMCS Utilities Billing für Sie bedeuten würde, oder laden Sie die folgende Broschüre herunter, um mehr zu erfahren.

¹ Massachusetts Institute of Technology, MIT News, Eine umfassende Studie zum technologischen Wandel, 2. August 2021