Consideraciones sobre el software en la nube frente al software local para las empresas de servicios públicos

El clima de los servicios públicos

Desde los albores de la era digital, muchas empresas de servicios públicos se han resistido a implementar nuevas tecnologías. Los grandes jugadores lo hacen, por supuesto, por lo que pueden trabajar con agilidad, obtener eficiencias significativas, reducir sus costos operativos y mejorar la satisfacción del cliente. Los ricos se hacen más ricos, como dice el refrán.

Un error cometido por muchas pequeñas y medianas empresas y municipios es pensar que las tecnologías están fuera de su alcance en términos de costos. Por lo tanto, se conforman con procesos manuales que requieren mucha mano de obra.

Trabajar de esta manera agota los márgenes en el mejor de los casos, pero contener los costos operativos es ahora más urgente que nunca. Con el inicio de la inflación, la capacidad tanto de las empresas de servicios públicos como de los municipios para atender a sus clientes de manera rentable se ve seriamente obstaculizada.

Una percepción errónea común sobre la digitalización

Las soluciones digitales son la respuesta obvia. Es comprensible si el mero pensamiento se siente abrumador. Este es un sector diferente a cualquier otro. El suministro y la entrega de servicios públicos, ya sea agua, electricidad o gas, deben ser estables, confiables y seguros. Cualquier interrupción en la implementación de nuevos sistemas puede incomodar a los clientes en el mejor de los casos.

Y las tecnologías siempre están mejorando, así que ¿se desperdiciará un gasto considerable hoy cuando la misma tecnología esté desactualizada en un año? Esa es una preocupación válida, pero en realidad, las tecnologías no avanzan tan rápido.

Más del 80% de las tecnologías mejoran a menos del 25% cada año. ¹ Las mejoras más rápidas ocurren en el dominio del software, pero eso solo es problemático con el software local, es decir, el software instalado directamente en sus computadoras.

Cuando el software opera en la nube, actualiza automáticamente esos avances tecnológicos para usted, sin interrupciones en el negocio, mientras escala con usted y proporciona un alto nivel de seguridad a sus datos.

Comenzando su viaje digital

El mejor lugar para comenzar es de una manera simple. En el centro de cualquier transformación digital está la capacidad de optimizar sus operaciones. Con esto, nos referimos a la racionalización de los flujos de trabajo para obtener eficiencias significativas y ahorros de costos. Esto proporcionará a sus operaciones una columna vertebral estable.

El primer paso para modernizarse es a través de software basado en la nube diseñado específicamente para la industria de servicios públicos. Comience en un área de su negocio. Sugerimos la facturación, dadas las ineficiencias y los costos de usar papel o procesos manuales. Las estructuras de tarifas de servicios públicos varían, por supuesto, lo que hace que los procesos tradicionales consuman mucho tiempo debido a la complejidad involucrada.

La automatización de estas áreas a través de la facturación electrónica puede simplificar y agilizar todo el proceso al tiempo que ahorra costos de mano de obra, papel, tinta y franqueo. Los errores se minimizan y su cumplimiento de las regulaciones está asegurado. También puede proporcionar a los clientes un portal en línea para autoservicio si así lo desean.

Sin embargo, antes de dar cualquier paso, debe tomar una decisión informada sobre lo que es mejor para sus operaciones.

¿Qué es exactamente la nube?

Es un grupo de servidores, que son esencialmente computadoras potentes, ubicadas en el sitio de su proveedor de nube, centros de datos seguros o granjas de servidores. Esto se considera alojamiento de terceros. Una aplicación basada en la nube funciona en línea, en lugar del software físico instalado en su computadora.

Probablemente ya estés en la nube sin darte cuenta. Piense en las aplicaciones que podría usar en línea. Cuando inicias sesión en Twitter, Facebook o PayPal, por ejemplo, estás usando la nube. La regla general para determinar si está en la nube es si puede o no acceder a su cuenta desde cualquier dispositivo. Si puede, está utilizando una aplicación basada en la nube.

Para usar software local, normalmente debe estar en el sitio, donde está instalado el software físico. El software basado en la nube está disponible dondequiera que esté, en cualquier dispositivo que esté utilizando, siempre que tenga acceso a Internet.

Muchas organizaciones utilizan tanto la nube como las instalaciones, por lo que esto no es necesariamente una decisión de uno u otro. El punto es que una transformación digital requiere computación en la nube debido a su flexibilidad. Para entender qué es realmente la nube, podemos compararla con on-premise.

Pros y contras del software local

Aunque el software local es el modelo informático tradicional más antiguo, de ninguna manera está desactualizado. Para empezar, es confiable y ofrece privacidad de datos, siempre que tenga las capas necesarias de seguridad en su lugar. Sin embargo, sin la participación de terceros, requiere una gran cantidad de atención y recursos, como personal dedicado.

Usted tiene la propiedad completa, que viene con responsabilidades. Esto incluye ciberseguridad, mantenimiento, actualizaciones y capacitación, junto con los costos asociados. Necesitará servidores adicionales en una sala climatizada (lo que genera más costos), sistemas operativos, medidas de seguridad de red y datos y software de base de datos.

Si tiene el presupuesto, puede ser una solución efectiva, siempre y cuando no le importe la falta de flexibilidad.

Disponibilidad: sistemas en la nube vs software local

Se puede acceder a algunos sistemas locales de forma remota, pero necesitará soporte de terceros y un dispositivo móvil para hacerlo. Si prefiere el software local para el control que le brinda, comprenda que el uso de un tercero presenta un nivel de riesgo de seguridad. No es insuperable. Necesitará medidas de seguridad estrictas en todos los dispositivos.

Tampoco tendrá la disponibilidad 24/7 que ofrece la nube, que es crítica en los servicios públicos. Los eventos climáticos que afectan la entrega de servicios públicos también pueden evitar que su equipo llegue a la oficina, donde solo pueden acceder al software necesario para hacer su trabajo. Con la nube, siempre que tenga acceso en línea, su equipo puede trabajar donde quiera que estén, lo que permite el acceso a los sistemas desde cualquier dispositivo. Todo lo que se requiere es una conexión a Internet.

Los clientes también quieren disponibilidad 24/7

Al proporcionar un portal de clientes, que solo un sistema en la nube puede proporcionar, sus clientes pueden administrar su cuenta y pagar facturas en línea. Todo lo que quieren saber está ahí, como los patrones de uso, lo que reduce el tráfico a su centro de llamadas. Pueden ver la información de su cuenta a su propia conveniencia. Los pagos más rápidos mejoran su flujo de caja. Los portales de clientes, sin importar la industria, disminuyen los pagos atrasados. Esto es especialmente cierto en los servicios públicos.

Seguridad: sistemas en la nube vs software local

La protección de datos, como cuentas financieras e información de clientes y empleados, requiere una atención estricta. Con los sistemas locales, almacena sus datos internamente. Mientras los profesionales de TI dedicados estén al tanto de esta responsabilidad, realizando copias de seguridad continuas, instalando parches en cada dispositivo, estableciendo políticas de acceso de usuarios y mitigando las amenazas cibernéticas, sus datos deben mantenerse seguros. Sin embargo, si no se hace correctamente, sus datos y sus redes están en riesgo. No podemos enfatizar esto lo suficiente: si opta por un sistema local, no escatime en contratar a un empleado de TI (o dos o un equipo) para manejar su seguridad.

Cuando la nube apareció por primera vez, se consideró inferior a la seguridad local, pero los tiempos han cambiado. Los proveedores de nube más grandes tienen múltiples protocolos de desastres y redundancia para proteger sus datos. Sus robustas medidas de seguridad son de múltiples capas. Los equipos de seguridad de todo el mundo rastrean las amenazas e implementan procedimientos estrictos. Si está eligiendo una solución basada en la nube, hable con el proveedor sobre su seguridad y los pasos tomados para proteger los datos.

No pase por alto la escalabilidad

Un inconveniente del software local es que no puede escalar con usted. A medida que crece su base de clientes, también lo hacen sus necesidades informáticas. Para acomodar esto, los sistemas locales requieren una gran inversión para revisar su infraestructura de TI. Si en algún momento sus necesidades disminuyen, se queda con exceso de capacidad. La nube, por otro lado, escala con sus necesidades, ya sea que necesite más o menos capacidad.

El factor costo

El costo es otro factor, por lo que la nube suele ser preferida por las pequeñas y medianas empresas de servicios públicos y municipios. No se requiere una inversión inicial, mientras que el software local generalmente exige una licencia perpetua por adelantado o una tarifa de servicio (o ambas). Los servicios basados en la nube operan principalmente bajo una suscripción anual o plurianual, cubriendo todo y liberándolo de las responsabilidades de propiedad.

Detalles: cómo una solución en la nube busca su función de facturación

Al automatizar su facturación y creación de facturas, sin importar el tipo de cliente o cuán complejo sea el plan de tarifas, elimina una cantidad significativa de trabajo manual. También garantiza la precisión al tiempo que reduce los errores de entrada manual y disminuye la carga en su centro de llamadas.

Veamos la solución AMCS Utility Billing , diseñada específicamente para el sector. Debido a que es específico de la industria, comprende y aborda los matices de las estructuras tarifarias complejas y las demandas de facturación que solo experimentan las empresas de servicios públicos y los municipios. En lugar de tratar de adaptar un sistema de facturación de "talla única para todas las industrias", la solución AMCS Utility Billing ofrece capacidades listas para usar para ingerir lecturas automatizadas de medidores y rellenar previamente el motor de facturación con formatos de facturación eléctrica, agua o gas.

Pero, ¿están los clientes preparados para la facturación electrónica? Con la adopción de las compras en línea, que aumentaron significativamente durante la pandemia, la mayoría ciertamente lo están. Estos mismos clientes se sienten cómodos con los portales de clientes, donde pueden ver la información de su cuenta y pagar en línea. Esto solo es posible con un sistema basado en la nube.

Los clientes que todavía quieren una factura en papel no son pasados por alto. Las facturas en papel automatizadas les permiten pagar por correo o en persona. AMCS puede trabajar con usted para descargar el oneroso proceso de generar facturas para imprimir y enviar, utilizando terceros examinados y confiables.

Cómo funciona la facturación de servicios públicos de AMCS:

Lecturas automatizadas de medidores

• Las lecturas fluyen hacia el sistema de facturación

Facturación precisa

• Las lecturas se facturan según las especificaciones del contrato del cliente

Facturas generadas electrónicamente

• Elimina el trabajo manual y el riesgo de errores

Notificaciones por correo electrónico enviadas

• Los clientes son notificados cuando su estado de cuenta está listo

Disponibilidad 24/7

• El Portal del Cliente permite a los clientes ver y pagar su factura en línea, a su conveniencia

Comunicación con el cliente más fácil

• Los clientes pueden ver sus estados de cuenta, configurar pagos automáticos, editar información de cuenta seleccionada, programar el servicio y solicitar mantenimiento a través del portal

Facturas en papel más fáciles

• Si un cliente prefiere la facturación en papel, las facturas se envían a una imprenta examinada para su envío por correo.

Visibilidad total

Todavía no hemos hablado sobre la transparencia que se le da en todos los datos de los clientes. Esta es una ventaja crítica para pasar a AMCS Utilities Billing en la nube. Cuando conecta todos sus procesos de facturación y pago en una única plataforma basada en la nube, obtiene una visión clara y precisa de sus clientes. Las interacciones con los clientes a través del portal aparecen en el sistema en tiempo real, para que sepa qué está pasando y cuándo.

El análisis de esta información elimina las conjeturas, lo que le ayuda a tomar decisiones informadas en el futuro.

Hable con nosotros hoy sobre lo que significaría para usted la facturación de servicios públicos de AMCS basada en la nube o descargue el folleto a continuación para obtener más información.

¹ Instituto de Tecnología de Massachusetts, MIT News, Un estudio exhaustivo del cambio tecnológico, 2 de agosto de 2021