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Blog Februar 2024 Updated April 2024

Das Potenzial nutzen: Ein Leitfaden zur Analyse Ihrer Fuhrparkwartung

Einsparung von Baukosten durch strategische KPIs

Der Wert von KPIs

Die durchschnittlichen jährlichen Kosten für den Betrieb eines kommerziellen Lkw betragen rund 180.000 US-Dollar pro Jahr. Wenn Sie diese Zahl verbessern wollen, sind Leistungsindikatoren (KPIs) von entscheidender Bedeutung, damit Fuhrparkmanager ihre Leistung in Bezug auf verschiedene betriebliche Aspekte bewerten können. Ohne KPIs können Sie keine genauen, messbaren Ziele aufstellen und Ihren Erfolg nicht systematisch nachverfolgen. KPIs helfen Ihnen, Prioritäten zu setzen und sicherzustellen, dass Ressourcen, Zeit und Energie auf effiziente Weise in kritische Ziele investiert werden und gleichzeitig Bereiche identifiziert werden, die mehr Aufmerksamkeit benötigen.

KPIs sind quantifizierbare, messbare Metriken oder Datenpunkte, die clevere Fuhrparkmanager nutzen, um ihre Leistung zu bewerten. Durch die Quantifizierung von Leistungszielen wird es einfacher, Fortschritte nachzuverfolgen und zu ermitteln, ob diese Ziele erreicht werden. Sie bilden die Grundlage für eine informierte Entscheidungsfindung basierend auf Fakten und Daten, was den Einfluss persönlicher Voreingenommenheit reduziert. Sie richten die Handlungen von einzelnen Mitarbeitenden und Team auf die übergreifende strategische Vision des Unternehmens aus, was die Kohärenz und Synergie fördert. KPIs dienen als Frühwarnsysteme, mit denen sich Abweichungen von erwünschten Leistungsstandards erkennen lassen, sodass eine zeitige Korrektur möglich ist.

KPIs sind ausschlaggebend für ständige Verbesserungen

Durch regelmäßige Überprüfungen regen KPIs eine Kultur der ständigen Verbesserung an und weisen auf Bereiche hin, in denen Prozesse, Produkte oder Leistungen ein Verbesserungspotenzial aufweisen. Denken Sie daran, dass ständige Verbesserungen eine nie aufhörende Reise sind, auf die sich Unternehmen begeben, um ihre Prozesse und Ergebnisse zu verbessern. KPIs dienen als Mechanismus für die ständige Überwachung und Bewertung der Leistung, sodass gewährleistet wird, dass Verbesserungen nicht nur einmalige Erfolge sind, sondern über die Zeit hinweg aufrechterhalten werden. Darüber hinaus dienen KPIs als Hilfsmittel, um neue Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren, damit Unternehmen flexibel bleiben und auf Veränderungen der Umstände reagieren können.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt von KPIs ist die Tatsache, dass sie Feedback ermöglichen und eine Kultur des Lernens und der Anpassung im Unternehmen fördern. KPIs schaffen eine Feedback-Schleife, mit der Teams wertvolle Erkenntnisse aus ihren Erfolgen und Misserfolgen gewinnen.  Dieser datengestützte Ansatz fördert eine Umgebung, in der das Lernen aus gemachten Erfahrungen die Norm ist, was zu ständigen Verbesserungen führt.

Außerdem werden eine verbesserte Kommunikation und Transparenz ermöglicht, indem eine gemeinsame Sprache und standardisierte Metriken für Leistungsdiskussionen auf allen Ebenen des Unternehmens angeboten werden. KPIs können zum Vergleich mit Branchenstandards eingesetzt werden, sodass Unternehmen ihre Position im Vergleich zur Konkurrenz einschätzen können.

Sie dienen zur Erfüllung der Rechenschaftspflicht innerhalb von Unternehmen. Wenn die Leistung gemessen und nachverfolgt wird, werden Mitarbeitende und Teams motiviert, sich stärker für die Ziele des Unternehmens zu engagieren.

Welche KPIs Sie nachverfolgen müssen

Betrachten Sie KPIs auf die folgende Weise: Sie bieten einen strukturierten, datenbasierten Ansatz für die Messung, Überwachung und Verbesserung der Leistung Ihres Fuhrparks und dienen als Leitfaden für Ihren Erfolg. Hier sind die KPIs, die Sie analysieren sollten:

  1. Gesamtbetriebskosten:Die Nachverfolgung der Gesamtbetriebskosten bietet einen ganzheitlichen Überblick über die finanzielle Gesundheit des Fuhrparks. Dieser KPI hilft Fuhrparkmanagern, alle Kosten im Zusammenhang mit Fahrzeugen zu überwachen, einschließlich Kraftstoff-, Wartungs- und Arbeitskosten. Er ist von essentieller Bedeutung für die Kostenkontrolle und Budgetplanung, da er Fuhrparks die Möglichkeit bietet, Bereiche zu identifizieren, in denen die Kosten noch weiter gesenkt werden müssen.
  2. Durchschnittlicher Kraftstoffverbrauch: Die Kraftstoffkosten machen 39 % der Betriebskosten eines gewerblich genutzten Lkw aus. Betrachten Sie die Tatsache, dass ein Lkw leicht 70.000 US-Dollar an Dieselkraftstoff verschlingt. Es liegt auf der Hand, warum die Überwachung der Kraftstoffeffizienz so wichtig ist. Dieser KPI kann Ihnen helfen, herauszufinden, welche Fahrzeuge weniger kraftstoffeffizient sind, sodass sie Abhilfemaßnahmen wie Fahrerschulungen oder Fahrzeugwartung ergreifen können, um die Kraftstoffausgaben zu senken.
  3. Wartungskosten pro Fahrzeug: Dieser KPI versetzt Fuhrparkmanager in die Lage, die Wartungsausgaben für jedes Fahrzeug in ihrem Fuhrpark zu bewerten. Hohe Wartungskosten können auf Probleme mit der Zuverlässigkeit des Fahrzeugs oder dem Fahrerverhalten hinweisen. Durch die Nachverfolgung dieser Metrik können problematische Fahrzeuge ausfindig gemacht werden. Außerdem können vorbeugende Maßnahmen zur Reduzierung der Wartungskosten eingeleitet werden.
  4. PM-Compliance: KPIs zur Einhaltung der vorbeugenden Wartungsmaßnahmen gewährleisten, dass die Fahrzeuge ordnungsgemäß gewartet werden und regulatorische und Sicherheitsstandards einhalten. Die Durchführung regelmäßiger vorbeugender Wartungsvorgänge minimierte Defekte, verbessert die Zuverlässigkeit der Fahrzeuge und erhöht die Sicherheit.  Dies ist von kritischer Bedeutung, da die Kosten der vorbeugenden Wartung deutlich geringer sind als die Kosten von Ausfällen und den damit verbundenen Konsequenzen.
  5. Anzahl der abgeschlossenen vs. geplanten vorbeugenden Wartungsaufgaben: Diese Metrik ist ausschlaggebend, um unerwartete Ausfälle zu verhindern und sicherzustellen, dass die Fahrzeuge des Fuhrparks in einem guten Betriebszustand bleiben. Wenn die Fahrzeuge wie geplant regelmäßig gewartet werden, sinkt die Wahrscheinlichkeit von plötzlichen Defekten oder Fehlfunktionen während des Betriebs, was zu einer verbesserten Sicherheit und Zuverlässigkeit beträgt. Durch die Analysierung dieses KPI können Fuhrparkmanager Bereiche identifizieren, in denen die Wartungspläne angepasst werden müssen. So können Sie den Wartungsprozess und die Ressourcenzuweisung optimieren, damit der Fuhrpark eine bessere Gesamtleistung erbringt.
  6. Verhältnis von präventiver zu reaktiver Wartung: Diese Metrik bewertet das Gleichgewicht zwischen präventiver Wartung und reaktiver Wartung. Wenn mehr Gewicht auf die präventiven Wartungsstunden gelegt wird, bedeutet dies, dass proaktiven Wartungspraktiken ein größerer Stellenwert beigemessen wird. Die vorbeugende Wartung umfasst geplante Inspektionen, Instandhaltung und Reparaturen zur Erkennung und Behebung möglicher Probleme, bevor sie zu Totalausfällen eskalieren. Wenn in vorbeugende Wartung investiert wird, bedeutet dies, dass ein proaktiver Ansatz im Hinblick auf die Fahrzeugpflege verfolgt wird, mit dem primären Ziel, Probleme zu verhindern, anstatt auf sie zu reagieren. Die Zuverlässigkeit der Fahrzeuge lässt sich steigern, indem weniger Ressourcen der reaktiven Wartung zugewiesen werden, die Problem erst behebt, nachdem sie aufgetreten sind. Gleichzeitig sollten vorbeugende Wartungsaufgaben priorisiert werden. Indem potenzielle Mängel behoben werden, bevor sie zu größeren Problemen werden, wird die Lebensdauer der Fahrzeuge verlängert und die Anzahl der Defekte wird verringert. Ein erhöhtes Verhältnis von vorbeugende Wartung zu reaktiver Wartung führt zu verringerten Ausfallzeiten. Die Fahrzeuge verbringen weniger Zeit abseits der Straße wegen ungeplanten Reparaturen und es wird sichergestellt, dass sie für ihren beabsichtigten Zweck zur Verfügung stehen. Sie werden feststellen, dass diese Veränderung zu geringeren Wartungskosten führt.
  7. Anzahl der defekten Fahrzeuge: Dieser KPI gibt an, wie viele Fahrzeuge derzeit aufgrund von Wartungsarbeiten, Reparaturen und anderen Problemen nicht nutzbar sind. Die Minimierung der Zahl der Anlagen und Fahrzeuge, die außer Betrieb sind, ist ausschlaggebend, um die Flotteneffizienz aufrechtzuerhalten und Kundenanforderungen zu erfüllen.
  8. Ausfallzeit in %: Der Prozentsatz der Ausfallzeit misst, wie lange Fahrzeuge aufgrund von Wartungsarbeiten oder Reparaturen nicht betriebsfähig sind. Die Reduzierung der Ausfallzeiten ist essentiell, um die Fahrzeugnutzung zu maximieren und Lieferfristen und andere Versprechen einzuhalten. Geringere Ausfallzeiten-Prozentsätze weisen auf eine höhere Fuhrparkeffizienz hin.

Zusammen gewähren diese KPIs Fuhrparkmanagern wertvolle Einblicke in verschiedene Aspekte der Fuhrparkleistung, einschließlich Kostenkontrolle, Sicherheit, Wartungseffizienz und Verfügbarkeit der Anlagen und Fahrzeuge. Durch die Nachverfolgung und Analyse dieser Metriken können Fuhrparks informierte Entscheidungen treffen, ihren Betrieb optimieren und auf kontinuierliche Verbesserungen der Kosteneffizienz und Servicequalität hinarbeiten.

Für eine genaue KPI-Analyse werden wahrheitsgetreue Daten benötigt

Daten sind das A und O einer objektiven Messung, informierten Entscheidungsfindung, Leistungsbewertung und ständigen Verbesserung. Ohne Daten würde den KPIs die nötige Grundlage fehlen, um den Erfolg zu bewerten, Schwächen zu erkennen und positive Veränderungen zu bewirken.

Daten sind nur einer der Vorteile der cloudbasierten AMCS Software für die Fuhrparkwartung. Die Software spielt eine zentrale Rolle bei der Datenerfassung, indem sie eine Vielzahl von Informationen aufzeichnet, unter anderem zu Wartungsaktivitäten, Kosten und dem Status der Betriebsmittel. Dies erfolgt in Echtzeit während der Durchführung von Wartungsaufgaben. Diese Daten bilden die Grundlage für die KPI-Analyse. Die Software ermöglicht die Nachverfolgung der präventiven Wartung, die Zeitplanung und die Protokollierung von Wartungsaufgaben auf der Grundlage verschiedener Kriterien, wobei wesentliche Details zu Wartungsaktivitäten und Fahrzeugen festgehalten werden. Diese Daten sind unverzichtbar zur Auswertung von KPIs, um die Einhaltung der Wartungstermine und die Zuverlässigkeit des Fuhrparks zu bewerten.

AMCS Fleet Maintenance bietet eine ausgezeichnete Kostenanalyse, indem verschiedene Daten ausgewertet werden. Dieser umfassende Datensatz ist für die Analyse der KPIs zu Kostenkontrolle und Kosteneffizienz unverzichtbar. Leistungsdaten werden über Dashboards visualisiert, sodass Sie einen Echtzeit-Einblick in die Leistung Ihrer Anlagen und Fahrzeuge, den Auftragsfortschritt und den Teilebestand erhalten. Diese Visualisierungen erleichtern die Analyse von KPIs im Zusammenhang mit Ausnutzung, Ausfallzeiten und Zustand der Fahrzeuge und Anlagen.

Die Bedeutung umfassender Analysen

AMCS Fleet Maintenance bietet umfassende Analysen und Trend-Tools, mit denen Unternehmen Erkenntnisse zu ihren KPIs erhalten können. Es ist möglich, historische Datentrends und -muster zu untersuchen. So können Fuhrparkmanager Bereiche identifizieren, die mehr Aufmerksamkeit oder Verbesserungen verlangen. Außerdem bietet die Software ausgezeichnete Möglichkeiten zur Verwaltung von Compliance-Daten. Dies umfasst regulatorische Anforderungen, Inspektionen und Zertifizierungen, die für die Überwachung von KPIs und die entsprechende Berichterstattung unverzichtbar sind. So wird gewährleistet, dass Ihr Fuhrpark die geltenden Sicherheitsstandards und Vorschriften einhält.

Die robusten Integrationsfunktionen bereichern den Datensatz, indem Daten aus verschiedenen Quellen innerhalb des Softwaresystems sowie aus Drittanbietersystemen aggregiert werden. Diese integrierten Daten bilden einen vollständigen Datensatz zur Analyse von KPIs in Bezug auf verschiedene Aspekte des Fuhrparkmanagements und der Fuhrparkwartung. Die Software zeichnet auch Garantiedaten auf, sodass KPIs mit Bezug zur Garantieinanspruchnahme und Kosteneinsparungen analysiert werden können.

Ein Zugang in Echtzeit, der von der Software-as-a-Service (SaaS)-Implementierung ermöglicht wird, sorgt dafür, dass die Daten jederzeit aktuell und abrufbar sind.

Fuhrparkmanager können KPIs rund um die Uhr überwachen und basierend auf den aktuellen Informationen frühzeitige Entscheidungen treffen. Mit der Möglichkeit, die Software zu konfigurieren, können sie sogar maßgeschneiderte KPIs festlegen, die auf Ihre spezifischen Bedürfnisse und Ziele zugeschnitten sind, um zu gewährleisten, dass die KPI-Analyse an Ihren Zielen und Metriken ausgerichtet ist.

AMCS Software für die Fuhrparkwartung dient als datengestützte Plattform, die nicht nur Daten sammelt, sondern auch die notwendigen Tools für eine umfassende KPI-Analyse liefert. Ideen, wie Sie Ihre Fuhrparkkosten reduzieren und Ihre Produktivität verbessern können, finden Sie in unserem kostenlosen eBook, Proaktives Fuhrparkmanagement: Die Macht der vorbeugenden Wartung. 

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Außerdem können Sie unsere Broschüre herunterladen, eine Demo anfordern oder Kontakt aufnehmen.

¹The Real Cost of Trucking – per mile cost of a commercial truck, Truckers Report

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