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Blog marzo de 2023

Rompiendo los silos de SSO: la empresa eficiente de residuos y reciclaje

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Lara van Rijswijk

Head of Marketing EMEA & ANZ

¿Qué significa exactamente trabajar en silos?

Cuando diferentes departamentos trabajan dentro de sus propias burbujas, están trabajando en silos. En lugar de ver el panorama general y trabajar hacia el mismo objetivo, los departamentos se centran en lo que está directamente debajo de sus narices. La información queda atrapada, en lugar de fluir entre diferentes áreas del negocio.

Las acciones se duplican innecesariamente, lo que, por supuesto, tiene repercusiones financieras. La capacidad de reaccionar ante situaciones con agilidad es imposible. Los recursos se desperdician y las oportunidades se pierden.

Trabajar en silos es contraproducente, ya que impide que las empresas de residuos y reciclaje aumenten la productividad y la eficiencia.

Existen diferentes tipos de silos. Lo que acabamos de describir son los silos organizativos, que generalmente incluyen silos de información. También hay silos mentales, que son formas insulares de pensar. La persona que trabaja en silos mentales toma decisiones basadas en suposiciones, nunca examinando lo que realmente está sucediendo. Este es el hábito, que puede hacer que sea más difícil liberarse.

Silos que operan dentro de silos

Mantener los procesos aislados también es común. Esto generalmente resulta de trabajar con procesos basados en papel o una combinación de papel y tal vez una plataforma basada en la web.

Los procesos de EHS son el ejemplo más común de esta forma inconexa de trabajar. El gerente de SST de una empresa puede mantener un registro en un lugar de quién posee qué cualificaciones y cuándo expiran esas cualificaciones. En otro lugar, mantienen instrucciones de capacitación, que pueden ser diferentes de las instrucciones en otro sitio. No hay continuidad en las evaluaciones de riesgos.

Una visión general del cumplimiento consume demasiado tiempo, si no es que es totalmente imposible, para determinar. ¿Y cómo se supone que debe detectar las no conformidades cuando tiene que barajar entre papeles, correos electrónicos y plataformas?

El efecto sobre la productividad

La recopilación manual de datos para cualquier empresa en cualquier industria es tediosa. Los resultados de un estudio estadounidense deberían resultarles familiares a las empresas de residuos y reciclaje aquí en el Reino Unido y, de hecho, en todo el mundo: los empleados pierden 5,3 horas cada semana esperando los datos solicitados a los compañeros de trabajo, o recreando información que ya existe dentro de la empresa.

La interrupción de los flujos de trabajo arrastra la productividad. Trabajar en silos es simplemente una forma increíblemente ineficiente de trabajar. Para asuntos relacionados con la SST, es incluso peligroso para los trabajadores. También ejerce una presión adicional sobre la persona que gestiona la salud y la seguridad, interfiriendo con su productividad. Por ejemplo, el tiempo para realizar los procesos manuales involucrados, como las evaluaciones de riesgos, podría emplearse mejor en otras tareas. Simplemente no hay razón para seguir trabajando manualmente.

Lo que una herramienta digital podría significar para ti  

La digitalización reduce los riesgos y los costos de cumplimiento y mejora la eficiencia. Lo hace racionalizando y/o eliminando procesos y tareas administrativas que consumen mucho tiempo. A través de la digitalización, hacer cumplir las pautas de OHS y los informes ya no absorben la vida de su productividad.  

Y cuando es más eficiente, puede reducir los costos operativos, detener la fuga de ingresos, ver y actuar sobre las oportunidades con agilidad y mejorar el rendimiento y la satisfacción del cliente.

Todos sus datos, es decir, toda su información, están estandarizados y automatizados, accesibles a todas las partes interesadas relevantes. Esto es lo que significa romper los silos, donde una mano no sabe lo que está haciendo la otra.

Por ejemplo, si una acción no cumple con las normas reglamentarias de salud y seguridad, una herramienta digital puede informarle de inmediato. Una solución digital puede ayudarlo a mejorar la forma en que gestiona el riesgo en toda la empresa y, por lo tanto, mejorar el rendimiento de seguridad, y ayudarlo a hacerlo de manera mucho más eficiente que nunca.

¿Cómo funcionaría el software EHS?

La mejor solución de su clase opera en la nube. Unifica todos sus procesos, proporcionando pruebas de cumplimiento global y regional. Debe ser impulsado por KPI, lo que a su vez permite obtener información procesable.

Piense en cómo trabaja actualmente y compare esos procesos con estos:

  1. Un panel visualiza los componentes. Puede sumergirse en un índice completo de las actividades y calificaciones del personal. Puede organizar entrenamientos en diferentes sitios y exámenes médicos de aptitud física. Crear instrucciones de seguridad para los sistemas de trabajo, a las que los trabajadores en el sitio pueden acceder en diferentes dispositivos.

  1. Las regulaciones de salud y seguridad siempre se actualizan, pero un buen software ESH le permite saber que su negocio cumple con las normas. El incumplimiento puede dar lugar a fuertes multas, por lo que esta es otra forma de proteger a su empresa. ESH Software también debe cumplir con las regulaciones de privacidad de datos.

  1. El software ideal hace que las evaluaciones de riesgos sean un proceso simplificado, lo que le permite identificar y mitigar los peligros. Puede instalar medidas de seguridad automáticamente que controlan mejor los flujos de trabajo. Las plantillas le permiten recrear rápidamente una evaluación y realizar reevaluaciones para ver los resultados de los cambios propuestos.

  1. Los informes y observaciones de incidentes son intuitivos. Usando un teléfono inteligente, tableta o computadora, un incidente se puede informar de inmediato a través de una interfaz interactiva para garantizar datos consistentes y estandarizados, que puede hacer accesibles a todas las partes interesadas relevantes. Se trata de una experiencia de usuario rápida y fácil, que fomenta la generación de informes activos. Esto, a su vez, refuerza una cultura de seguridad.

  1. ¿Qué es lo correcto acerca de las operaciones actuales? Si un proceso o flujo de trabajo demuestra ser eficiente, un buen software de EHS basado en la nube se lo hace saber. Si no es así, también lo verá con notificaciones automatizadas y clasificaciones de incidentes. La capacidad de investigar y aprender lo que salió bien o mal se puede hacer en base a información en tiempo real para darle una imagen precisa de los eventos.

  1. La evaluación y el monitoreo se vuelven mucho más fáciles. Se pueden crear informes de eventos completos rápidamente basados en información en tiempo real, en todos los sitios de cualquier región. Y debido a que la información es en tiempo real, también lo es la inteligencia obtenida.

La productividad se agota mediante procedimientos operativos. Pero cuando esos procedimientos son eficientes, la productividad aumenta. Antes de que pueda ser más productivo, debe ganar eficiencia. Uno impulsa al otro.

¿Por qué software basado en la nube en lugar de on-premise?

El software local tiene su lugar, pero obtener las eficiencias que hemos descrito solo se puede lograr en la nube. El software local solo funciona en la computadora donde está instalado. Cualquier parte relevante puede acceder al software basado en la nube. Con una solución on-premise, reportar un incidente desde el campo no puede ocurrir en tiempo real. El incidente tendría que ser ingresado más tarde en una solución local.

Trabajar de esta manera podría resolver el problema de la información que se encuentra dispersa por todas partes, pero no ha ganado mucho en términos de eficiencia o, para el caso, productividad.

Otra ventaja de trabajar en la nube es que el software EHS escala con usted. No hay necesidad de comprar un paquete completamente nuevo para instalar cuando lo haya superado. También se actualiza sin problemas, sin interrupciones en el negocio.

Este es el software Quentic EHS

Acabamos de describirle el software Quentic EHS. Específico para la industria de residuos y reciclaje, representa todas las áreas de gestión de la salud y la seguridad. Esta es una solución SaaS (software como servicio) de nivel empresarial.

Integra a la perfección los datos de la organización, los usuarios, los datos de recursos humanos, la gestión de competencias y los datos de ERP con los datos de EHS. El resultado: una versión de la verdad, disponible para todas las partes interesadas. Al derribar silos y operar con total transparencia, la gestión de la SST se convierte en un proceso eficiente.

Otro aspecto, que realmente no hemos abordado: la cultura de seguridad se integra en la cultura más amplia. HSE ha lanzado recientemente una campaña que aborda las fallas de seguridad en la industria de residuos y reciclaje, por lo que una cultura de seguridad es fundamental. Puede obtener más información en HSE se dirige al sector de residuos y reciclaje: aquí le mostramos cómo construir una cultura de seguridad.

Hable con nosotros hoy sobre las eficiencias que puede lograr con el software Quentic EHS. También puede obtener más información en el siguiente enlace. 

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