Enhver softwareløsning, uanset dens formål, har både kritikere og fans. Der er dem, der synes, det er det bedste, der nogensinde er sket for deres virksomhed, og dem, der mener, at der ikke har været andet end problemer, siden løsningen blev taget i brug.
Det er ofte en stor investering at indføre ny software eller nye systemer. Jo bedre man er forberedt på en ny løsning og de ændringer, den vil medføre, jo mindre er risikoen for, at den bliver modtaget negativt. Jeg mener, at dette i høj grad er tilfældet med EHS-software, da folk ofte ser det som en unødvendig tilføjelse til virksomheden; at indføre en proces, hvor der ikke er brug for en proces, eller at investere i ikke-indtægtsrelaterede funktioner.
Her er fem gode råd til, hvordan du træffer den bedst mulige beslutning, når du skal købe EHS-software. De er baseret på de best practice-tilgange, jeg har oplevet med kunder i et bredt udvalg af implementeringer på tværs af et bredt spektrum af brancher; fremsynede organisationer, der har forstået den sande strategiske værdi af en digitaliseret og systematiseret tilgang til EHS management.
1. Inddrag relevante interessenter lige fra starten
Som EHS-professionel er det meget sandsynligt, at du allerede har lavet en liste over dine foretrukne EHS-softwaremuligheder, da du gik i gang med projektet. Du er måske sikker på, at du har truffet det perfekte valg. Nu har du brug for, at andre i din organisation deler den tillid.
De, der bliver direkte involveret i nye processer og måder at gøre tingene på, skal være tilfredse og glade, når softwaren indføres. Hvis du får deres begejstring i starten, vil de blive fortalere for forandring. De vil blive tilhængere, fordi de vil føle lige så meget ejerskab over for løsningen, som du gør.
De 5 vigtigste interessentgrupper, der skal inddrages, er
- Topledelse/C-suite
- Drift
- EHS team
- Medarbejdernes repræsentanter
- IT
Hvis man finder ud af, hvad deres smertepunkter er, og tager fat på de problemer, de rejser, vil det hjælpe med at sikre en gnidningsløs indførelse og øge sandsynligheden for et vellykket projektresultat.
2. Fasthold strategisk fokus og resultatdrevet retning
I hele processen med at inddrage interessenter er det vigtigt ikke at lade specialiserede interessenter diktere retningen. Pas på ikke at lade vedligeholdelse, økonomi, IT eller andre med kun delvis forståelse af virksomhedens EHS-mål overtage beslutningstagningen. Hvis det sker, vil det påvirke din evne til at udvikle din organisations tilgang til EHS-ledelse og en bredere EHS-kultur.
Individuelle afdelinger eller discipliner har sandsynligvis begrænset indsigt i det bredere omfang af EHS. Selv om det er en fordel at involvere IT, vedligeholdelse, økonomi og andre i den tidlige fase, har de en tendens til at vide meget lidt eller måske endda være ligeglade med den fremtidige udvikling af EHS og sikkerhedsledelse.
På et tidspunkt i fremtiden ønsker du måske at afprøve en ny "sikkerhed II"-metode, men så møder du modstand mod at tilføje eller prioritere den nye funktion i en vedligeholdelsesløsning. Hvis du sørger for at bevare kontrollen, minimerer du muligheden for, at dine strategiske fremskridt bliver bremset, eller at mindre bekymringer får større prioritet, end de realistisk set fortjener.
Når du har identificeret, hvilke resultater virksomheden har brug for, skal de fungere som projektets mål, og du skal kun tillade den fleksibilitet, der kan berige disse resultater i stedet for at udvande dem.
3. Identificer de mest relevante processer, der skal digitaliseres først
Det er ikke usædvanligt, at folk tror, at EHS-software kan løse alt på én gang. Virkeligheden ligger i at være pragmatisk og tage et skridt ad gangen og starte med de processer, der er vigtigst for din organisation.
Disse processer kan være hændelsesstyring, risikostyring, auditering og inspektioner eller bedre kontrol med dine farlige kemikalier. Eller dit mål kan være at engagere dine medarbejdere bedre - at skabe en EHS-kultur, at få flere mennesker involveret, at forbedre kommunikationen og at blive mere produktiv på EHS området.
Udgangspunktet er at spørge dig selv, hvilken slags grundlæggende forandring du er på udkig efter i din EHS-ledelse? Spørg derefter dine ledere, kolleger og andre interessenter om det samme. De vil sandsynligvis med glæde dele deres tanker om emnet. Det er nøglen til at opnå fælles projektejerskab.
4. Accepter de forskelle, der følger med forandring
De første eksempler på EHS-software var identiske med de papirbaserede processer, som de skulle forbedre. At digitalisere en papirformular, f.eks. en nærved-ulykke-rapport, betød at genskabe den samme formular på en computer.
For mig er det normalt mere besværligt at udfylde den slags digitale formularer end bare at bruge papir og pen. Med gode gamle manuelle processer er der ikke noget af det kedelige ved at starte sin bærbare computer op og derefter logge ind.
Nogle af disse tidlige EHS-værktøjer ser ret grundlæggende og endda primitive ud for os i dag. Sagen er, at der er virksomheder, der stadig bruger dem.
Dagens EHS løsninger er meget forskellige fra de første forsøg. Teknologien har udviklet sig inden for alle områder af menneskelig aktivitet. EHS løsninger har udviklet sig hurtigt på samme tid. Det kan virke som en indlysende kendsgerning, men jeg oplever, at organisationer ofte ikke anerkender det.
Når du vælger software, får du mulighed for at gentænke, forbedre og strømline dine processer, så de bliver nemmere og hurtigere.
Vær forberedt på at acceptere de forskelle, der følger med den forandring, som din software vil muliggøre. Du vil også kunne gøre større brug af dine data, dele, samarbejde og kommunikere langt lettere og mere effektivt, end hvis du blot havde valgt at flytte alle tidligere manuelle processer over til deres digitale modstykke.
5. Fokus på fremtiden
Når du har besluttet dig for at implementere ny software, vil du gerne gå i gang med implementeringen inden for den kortest mulige tidsramme. En fremgangsmåde, der med garanti vil hjælpe dig med at opnå dette, er at fokusere på det strategiske resultat og undgå at blive kørt ud på et sidespor af små detaljer, der ikke bidrager til at opnå det. Hvis man beskæftiger sig med de mindste detaljer, spilder man tid i den kritiske introduktionsfase.
Virksomheder og organisationer er forskellige. Det samme gør deres processer og deres EHS-kulturer. Så hvorfor skulle al software være ens? Hvordan kan en bygge- eller vedligeholdelsesapp med nogle sikkerhedsfunktioner være det bedste valg for dig, hvis du arbejder i en servicevirksomhed? Prøv at finde det, der passer bedst til din virksomhed og dit arbejdsmiljø. De centrale EHS-styringsprocesser er universelle, men det er arbejdsmiljøerne ikke.
Det er de vigtigste spørgsmål, du skal stille dig selv, når du overvejer design og potentiel tilpasning af din løsning:
- Hvor mange af dine medarbejdere (%) arbejder i marken - uden direkte adgang til en pc?
- Hvad er fordelingen mellem funktionærer og arbejdere?
- Hvilke karakteristiske og kritiske EHS-processer har du baseret på din branche, arbejdsstil eller kultur?
- Er dit fokus på en enhed, en fysisk placering eller et område, eller er det mere spredt/komplekst? Hvilke forskelle mellem lokationer og lande skal der tages højde for?
- Hvilke processer vil du gerne harmonisere på tværs af alle lokationer og forretningsenheder?
Kontrollér, at den løsning, du overvejer, kan løse disse kritiske problemer. Se efter referencer og casestudier i din branche for at bevise, hvor og hvordan de er blevet løst. Måske kan du yderligere verificere din beslutning ved at bede om referenceopkald eller -besøg. Spørg de henvisende kunder, hvordan samarbejdet med løsningsudbyderen har fungeret. Spørg også, om løsningen er blevet opdateret som lovet.
vellykkede EHS-softwareprojekter kan være ligetil og behagelige
At købe en EHS-softwareløsning i dag er ikke bare en engangstransaktion. Det bør det heller ikke være. Begge parter, du og leverandøren, bør se det som et langsigtet partnerskab. Derfor er det tilrådeligt, at du vurderer risikoen ved kun at sammenligne den oprindelige pris på potentielle løsninger og overvejer din investering over en længere periode. Hvis løsningsudbyderen ikke er i stand til at investere i den løbende udvikling af deres produkt og service, vil deres tilgang måske ikke give meget værdi på lang sigt.
Når du har vurderet den eller de potentielle løsninger, kontrolleret påstandene i salgsargumenterne og materialet, ringet til referencerne og foretaget din due diligence, er det tid til at gå videre.
Selv om der er meget at overveje i planlægningsfasen, kan vellykkede EHS-softwareprojekter være enkle og behagelige. Hvis du har lavet din research og valgt den bedst egnede softwarepartner, bør du være i gode hænder. Lad partneren vejlede dig med bedste praksis, mens de støtter dit implementeringsprojekt. De har sandsynligvis gjort det flere gange og har helt sikkert nogle gode indsigter, netværk og fagfolk, der kan hjælpe dig med at forudse og undgå eventuelle faldgruber undervejs.
Vi inviterer dig til at lære mere om AMCS EHS Solution - kontakt os nu. Du kan også selv se, hvordan det strømliner dine EHS-opgaver. Anmod om en gratis demo nu.