Index

Ville det ikke være fantastisk at kunne kortlægge en meget kompleks intern virksomhedsproces på en enkelt side af et A4-ark? De ansvarlige for risikostyring, kvalitetsstyring og miljøledelse ville være i stand til at genkende vigtige procesparametre og interaktioner. På den baggrund kunne de optimere både det interne samarbejde og outputkvaliteten, forbedre effektiviteten og bidrage til øget bæredygtighed. Lyder det godt? Det er det også - og det er inden for din rækkevidde! Takket være Turtle Diagram.

Hvad er skildpaddediagrammet?

Turtle-diagrammet er i bund og grund en grafisk fremstilling af en proces. Det giver et klart overblik, som kan hjælpe både ledere og medarbejdere med at forstå en specifik proces, herunder de forskellige procesparametre, og hvordan de interagerer. Det gør det til et godt værktøj til langsigtet processtyring og systematisk risikostyring.

De tre vigtigste anvendelsesområder for skildpaddediagrammer er:

  • Kortlægning af processer
  • Analyse af processer
  • Risikoanalyse

Hvordan laver man et skildpaddediagram?

Som navnet antyder, ligner skildpaddediagrammet en skildpaddes krop. Krybdyrets hoved repræsenterer input som materialer eller information, mens halen repræsenterer det output, der kommer ud af processen. De fire ben repræsenterer de faktorer, der påvirker processen, f.eks. udstyr, personale og information. Denne forenklede procesanalysemetode gør det hurtigt og nemt at identificere og kortlægge alle relevante parametre i din virksomheds forskellige processer.

I modsætning til komplekse proceslandskaber gør Process Turtle det lettere at foretage en struktureret analyse af specifikke processer. Disse diagrammer er derfor nemme for medarbejderne at forstå med et enkelt blik. De er ikke kun nyttige til at definere, analysere, strukturere og forbedre individuelle processer, de fremhæver også forbindelserne og den gensidige afhængighed mellem processerne. Derfor er de blevet et etableret værktøj til at øge procesbevidstheden og som et visuelt hjælpemiddel i medarbejderudviklingssamtaler.

  • Hoved

Dette afsnit bruges til at bestemme det input , der kræves for at producere output. Det kan omfatte dokumenter som f.eks. en arbejdsordre, materialer som f.eks. lagerbeholdning eller oplysninger som f.eks. en materialeliste.

  • Forreste højre ben

Dette beskriver de ressourcer, bruger, og kan omfatte materielle ressourcer, infrastruktur som maskiner, udstyr og værktøj samt arbejdsmiljøet.

  • Forreste venstre ben

Det er her, du skal liste de mål, forfølger gennem processen, sammen med de tal og resultatindikatorer, der bruges til at måle dette.

  • Skildpaddens mave

Her skal du navngive den proces, der undersøges. De vigtigste procestrin kan kortlægges, og det kan også være en god idé at angive a) de personer, der er ansvarlige for en proces, og b) risici og muligheder i en proces.

  • Bagerste højre ben

Dette område spørger "hvem" - med fokus på procesejerne og de færdigheder, kompetencer og den træning, de har brug for til at gennemføre processen med succes.

  • Bagerste venstre ben

Dette bruges til at specificere de metoder, instruktioner og procedurer, der anvendes under processen.

  • Skildpaddens hale

Det er her, man beskriver outputtet - det vil sige det resultat, produkt eller den information, der kommer ud af processen.

eksempel: brug af skildpaddediagrammet til "service og vedligeholdelse"

Når man ønsker at analysere en proces ved hjælp af skildpaddediagrammet, er det første skridt at definere den proces, der skal analyseres, og dens mål, og derefter opregne alle relevante ressourcer. Du bør også notere de indikatorer, der bruges til at evaluere processen, oplysninger om regler og standarder samt eventuelle risici, der kan kompromittere et vellykket output - og de muligheder, der ligger i processen.

For at gøre det lettere at udfylde kan du starte med at kortlægge skildpaddediagrammet i en 3x3-tabel. Så for eksemplet med "service og vedligeholdelse" kan du udfylde tabellen med punkter som følger:

Ressourcer

Værktøjer, IT
Med hvad?

Procesejere

Ledere af teknologi og vedligeholdelse

Deltagere

Medarbejdere i afdelingerne for service og vedligeholdelse, produktion og indkøb
Hvem er de?

Input

Fejlmeddelelser, meddelelser fra medarbejdere
Hvem?

Målsætning

Regelmæssige inspektioner af maskiner og anlæg; reparationer og forebyggende udskiftning af maskindele

Udbytte

Sikkert og velfungerende udstyr og maskiner
hvad?

Indikatorer

Afbrydelsestid, maskinens nedetid
Hvad for?

Risici/muligheder

Sikre processer, mindre afbrydelsestid og færre arbejdsulykker

Oplysninger

Vedligeholdelsesplan, driftsinstruktioner, procedureinstruktioner og arbejdsinstruktioner
hvordan?

Derefter kan du tilføje disse oplysninger til diagrammet:

fordele og ulemper ved skildpaddediagrammet

Naturligvis vil skildpaddediagrammet ikke være passende i alle situationer. Nedenfor er nogle af de vigtigste fordele og ulemper ved formatet.

Fordele Ulemper

Forenklet skildring af en proces i en virksomhed

Kun én proces undersøges pr. skildpaddediagram

Giver en høj grad af gennemsigtighed i procesparametre

Analyse af tilknyttede proceskæder kræver normalt meget mere arbejde

Viser tydeligt indbyrdes afhængigheder og grænseflader

Individuelle Turtles skal forbindes og sættes i relation til hinanden

Medarbejderne får vigtig indsigt ved systematisk at undersøge delprocesser

Ultrapræcis visualisering giver ikke plads til detaljerede beskrivelser - hvilket ville muliggøre differentieret procesoptimering i forskellige delområder

Ideelt egnet til audits

brug af skildpadden til kvalitetsstyring

Forbedring af proceseffektiviteten spiller en vigtig rolle i kvalitetsstyringen. Hvorfor det? Jo, kvalitet er altid sikret, når din organisations output opfylder definerede kundekrav. Skildpaddediagrammet kan hjælpe ved tydeligt at fremhæve de faktorer, der påvirker output.

I overensstemmelse hermed kræver den internationale standard for kvalitetsstyringssystemer, ISO 9001, at organisationer anvender en procesorienteret tilgang og dermed systematisk definerer og kontrollerer processer og deres indbyrdes afhængighed for at producere det ønskede output. I tilfælde af et kvalitetsstyringssystem i overensstemmelse med ISO 9001 giver dette: kvalitet ved at opfylde kundernes krav.

Faktisk kræver standarden, at du fastlægger og definerer ledelses-, kerne- og støtteprocesserne og de tilsvarende procesparametre for kvalitetsstyringssystemet. Disse parametre omfatter følgende punkter, som du vil genkende fra skildpaddediagrammet:

  • Nødvendige input og forventede resultater af processer
  • Processekvenser og indbyrdes afhængighed
  • Kriterier og procedurer for effektiv implementering og styring af processer
  • Ressourcer og deres tilgængelighed
  • Ansvar og beføjelser
  • Risici og muligheder

Det er vigtigt at bestemme, anvende, vurdere og forbedre disse procesparametre. Det gør det muligt at evaluere processer, implementere ændringer og opnå procesoptimeringer.

Interessant nok spiller procesorientering også en lignende rolle i ISO/TS 16949-standarden for kvalitetsstyring i bilindustrien. Både denne og ISO 9001 kræver, at virksomheder implementerer procesorientering. Virksomhederne kan frit bestemme, hvordan de gennemfører procesanalyser og demonstrerer dette i audits, men Turtle-metoden er et særligt velegnet værktøj.

brug af skildpadden til energi-, miljø- og arbejdssikkerhedsstyring

Ud over kvalitetsstyring kan skildpaddediagrammet være et effektivt værktøj til andre ledelsessystemer. ISO 14001, ISO 50001 og ISO 45001 følger alle en procesorienteret tilgang med det formål at definere, planlægge og kontrollere processer for at opnå det ønskede output.

I et miljøledelsessystem i overensstemmelse med ISO 14001 er det ønskede output f.eks. en forbedring af miljøpræstationen. I et energiledelsessystem i overensstemmelse med ISO 5001 er det ønskede output en forbedring af energieffektiviteten. Og i et arbejdsmiljøledelsessystem i overensstemmelse med ISO 45001 er det ønskede output en forbedring af medarbejdernes sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen.

For alle disse områder er det første skridt at definere alle væsentlige processer og samle dem på et kort over proceslandskabet. Det er vigtigt at definere kriterier for alle processer , der påvirker eller har indflydelse på miljøpræstationer, energipræstationer eller arbejdssikkerhed. Som sådan er Turtle-diagrammet ideelt til denne procesdefinitions- og analyseopgave, og resultaterne kan dokumenteres i en procedureinstruktion , som derefter gøres tilgængelig for alle medarbejdere.

Øget bæredygtighed baseret på procesforbedringer

Turtle-diagrammet er et effektivt instrument til at kortlægge en proces og gennemføre risiko- og procesanalyser. Den præcise afbildning af alle parametre samt deres forbindelser og indbyrdes afhængighed skaber gennemsigtighed for alle involverede. Mange internationale standarder kræver også, at man anvender en procesorienteret tilgang, og Turtle-diagrammet er et praktisk og indsigtsfuldt værktøj til at implementere denne tilgang samt en nyttig kilde til dokumentation under audits.

Som følge heraf skaber Turtle-diagrammet grundlaget for et forbedret samarbejde mellem forskellige afdelinger og understøtter processtyring, omkostningsreduktion og procesoptimering - som alle er en grundlæggende del af at øge både rentabiliteten og bæredygtigheden i din virksomhed.

Vi inviterer dig til at lære mere om AMCS EHS Management - kontakt os nu. Du kan også selv se, hvordan det strømliner dine EHS-opgaver. Anmod om en gratis demo nu.

Del dette på:

ressourcer

Webinar
Levering af digital innovation til den nye globale cirkulære økonomi
Webinar
skabe digitalt engagement ved hjælp af kundewebportal
Webinar
Mestring af ESG
Få vist andre ressourcer