Nedbrydning af OHS-siloer: den effektive affalds- og genanvendelsesvirksomhed

Hvad vil det helt præcist sige at arbejde i siloer?

Når forskellige afdelinger arbejder inden for deres egne bobler, arbejder de i siloer. I stedet for at se det større billede og arbejde hen imod det samme mål, fokuserer afdelingerne på, hvad der er direkte under deres næse. Information bliver fanget i stedet for at flyde mellem forskellige områder af virksomheden.

Handlinger gentages unødigt, hvilket naturligvis har økonomiske konsekvenser. Evnen til at reagere på situationer med smidighed er umulig. Ressourcer spildes, og muligheder går tabt.

At arbejde i siloer er selvdestruktivt og holder affalds- og genanvendelsesvirksomheder tilbage fra produktivitets- og effektivitetsgevinster.

Der findes forskellige typer siloer. Det, vi lige har beskrevet, er organisatoriske siloer, som typisk omfatter informationssiloer. Der er også mentale siloer, som er isolerede måder at tænke på. Den person, der arbejder i mentale siloer, træffer beslutninger baseret på antagelser og undersøger aldrig, hvad der faktisk sker. Dette er vane, som kan gøre det sværere at bryde fri af.

Siloer, der opererer inden for siloer

Det er også almindeligt at holde processer isoleret. Dette skyldes typisk at arbejde med papirbaserede processer eller en blanding af papir og måske en webbaseret platform.

EHS-processer er det mest almindelige eksempel på denne usammenhængende måde at arbejde på. En virksomheds arbejdsmiljøchef kan registrere ét sted, hvem der har hvilke kvalifikationer, og hvornår disse kvalifikationer udløber. Et andet sted opbevarer de træningsinstruktioner, som kan være forskellige fra instruktioner på et andet sted. Der er ingen kontinuitet i risikovurderinger.

Et overblik over overholdelse er for tidskrævende, hvis ikke direkte umuligt, at bestemme. Og hvordan skal du opdage afvigelser, når du skal blande mellem papirer, e-mails og platforme?

Indvirkningen på produktiviteten

Manuel dataindsamling for enhver virksomhed i enhver branche er kedelig. Resultaterne af en amerikansk undersøgelse bør føles velkendte for affalds- og genanvendelsesvirksomheder her i Storbritannien og faktisk rundt om i verden: medarbejdere spilder 5,3 timer hver uge på at vente på data, der anmodes om fra kolleger, eller genskabe information, der allerede findes i virksomheden.

Afbrydelsen af arbejdsgange trækker produktiviteten ud. At arbejde i siloer er simpelthen en utrolig ineffektiv måde at arbejde på. I spørgsmål vedrørende arbejdsmiljø er det endda farligt for arbejdstagerne. Det lægger også yderligere pres på den person, der styrer sundhed og sikkerhed, hvilket forstyrrer deres produktivitet. For eksempel kunne tiden til at udføre manuelle processer, såsom risikovurderinger, bruges bedre på andre opgaver. Der er simpelthen ingen grund til stadig at arbejde manuelt.

Hvad et digitalt værktøj kan betyde for dig  

Digitalisering reducerer risici og overholdelsesomkostninger og forbedrer effektiviteten. Det gør den ved at strømline og/eller eliminere tidskrævende processer og administrative opgaver. Gennem digitalisering suger håndhævelse af OHS-retningslinjer og rapportering ikke længere livet ud af din produktivitet.  

Og når du er mere effektiv, kan du sænke driftsomkostningerne, stoppe indtægtslækage, se og handle på muligheder med fleksibilitet og forbedre ydeevnen og kundetilfredsheden.

Alle dine data, det vil sige alle dine oplysninger, er standardiserede og automatiserede, tilgængelige for alle relevante interessenter. Dette er, hvad det betyder at nedbryde siloer, hvor den ene hånd ikke ved, hvad den anden hånd laver.

Hvis en handling f.eks. ikke overholder lovmæssige sundheds- og sikkerhedsstandarder, kan et digitalt værktøj informere dig med det samme. En digital løsning kan hjælpe dig med at forbedre, hvordan du styrer risici på tværs af virksomheden – og dermed forbedre sikkerheden – og hjælpe dig med at gøre det langt mere effektivt end nogensinde før.

Hvordan ville EHS-software fungere?

Klassens bedste løsning fungerer i skyen. Det forener alle dine processer og giver bevis for global og regional overholdelse. Det skal være drevet af KPI'er, hvilket igen muliggør handlingsrettet indsigt.

Tænk over, hvordan du arbejder i øjeblikket, og sammenlign disse processer med disse:

1. Et dashboard visualiserer komponenterne. Du kan dykke ned i et omfattende indeks over personalets aktiviteter og kvalifikationer. Du kan organisere træning på tværs af forskellige steder og medicinske egnethedsundersøgelser. Opret sikkerhedsinstruktioner til arbejdssystemer, som medarbejdere på byggepladsen kan få adgang til på forskellige enheder.

1. Sundheds- og sikkerhedsbestemmelser opdateres altid, men god ESH-software fortæller dig, at din virksomhed er kompatibel. Manglende overholdelse kan føre til store bøder, så dette er en anden måde at beskytte din virksomhed på. ESH-software skal også være i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne.

1. Den ideelle software gør risikovurderinger til en strømlinet proces, så du kan identificere og afbøde farer. Du kan automatisk indføre sikkerhedsforanstaltninger, der bedre styrer arbejdsgange. Med skabeloner kan du hurtigt genskabe en vurdering og foretage nye evalueringer for at se resultaterne af dine foreslåede ændringer.

1. Hændelsesrapportering og observationer er intuitive. Ved hjælp af en smartphone, tablet eller computer kan en hændelse rapporteres med det samme via en interaktiv grænseflade for at sikre ensartede og standardiserede data, som du kan gøre tilgængelige for alle relevante interessenter. Det handler om en hurtig og nem brugeroplevelse, som tilskynder til aktiv rapportering. Dette styrker igen en sikkerhedskultur.

1. Hvad er rigtigt ved den nuværende drift? Hvis en proces eller arbejdsgang viser sig at være effektiv, giver en god skybaseret EHS-software dig besked. Hvis det ikke er tilfældet, vil du også se det med automatiske meddelelser og hændelsesklassifikationer. Evnen til at undersøge og lære, hvad der gik rigtigt eller forkert, kan gøres baseret på realtidsinformation for at give dig et nøjagtigt billede af begivenheder.

1. Evaluering og overvågning bliver meget lettere. Komplette hændelsesrapporter kan oprettes hurtigt baseret på oplysninger i realtid på tværs af alle websteder i enhver region. Og fordi oplysningerne er i realtid, er det også den opnåede intelligens.

Produktiviteten drænes af driftsprocedurer. Men når disse procedurer er effektive, øges produktiviteten. Før du kan blive mere produktiv, skal du opnå effektivitet. Den ene driver den anden.

Hvorfor cloud-baseret software i stedet for on-premise?

On-premise software har sin plads, men at opnå de effektivitetsgevinster, vi har beskrevet, kan kun opnås i skyen. Software på stedet fungerer kun på den computer, hvor den er installeret. Cloud-baseret software kan tilgås af enhver relevant part. Med en lokal løsning kan rapportering af en hændelse fra marken ikke ske i realtid. Hændelsen skulle senere indgå i en on-premise løsning.

At arbejde på denne måde kan løse problemet med information, der er spredt overalt, men du har ikke vundet meget med hensyn til effektivitet eller for den sags skyld produktivitet.

En anden fordel ved at arbejde i skyen er, at EHS-softwaren skaleres med dig. Der er ingen grund til at købe en helt ny pakke til at installere, når du er vokset fra den. Det opdateres også problemfrit uden afbrydelser i forretningen.

Dette er Quentic EHS Software

Vi har netop beskrevet Quentic EHS Software for dig. Specifikt for affalds- og genanvendelsesindustrien tegner det sig for alle områder af styring af sundhed og sikkerhed. Dette er en SaaS-løsning i virksomhedsklasse (software som en service).

Det integrerer problemfrit organisationsdata, brugere, HR-data, kompetencestyring og ERP-data med EHS-data. Resultatet: en version af sandheden, tilgængelig for alle berørte parter. Ved at rive siloer ned og arbejde med fuld gennemsigtighed bliver arbejdsmiljøledelse en effektiv proces.

Et andet aspekt, som vi virkelig ikke har adresseret: sikkerhedskultur bliver indlejret i den bredere kultur. HSE har for nylig lanceret en kampagne om sikkerhedsfejl i affalds- og genanvendelsesindustrien, så en sikkerhedskultur er kritisk. Du kan lære mere i HSE er rettet mod affalds- og genanvendelsessektoren - her er hvordan man opbygger en sikkerhedskultur.

Tal med os i dag om de effektivitetsgevinster, du kan realisere med Quentic EHS Software. Du kan også lære mere på nedenstående link.