Duurzaamheid die het betekent ondernemen
Wie we zijn:
AMCS, specialist in duurzaamheidssoftware, heeft zijn hoofdkantoor in Ierland, met kantoren in Europa, de VS en Australazië. Met meer dan 1.300 hoogopgeleide medewerkers in 22 landen zijn we gespecialiseerd in het leveren van technologische oplossingen om een koolstofneutrale toekomst mogelijk te maken.
Wat we doen:
Onze innovatieve SaaS-oplossingen verhogen de efficiëntie en stimuleren de duurzaamheid in hulpbronnenintensieve industrieën. Meer dan 5.000 klanten in 23 landen profiteren al van onze Performance Sustainability-software, waardoor we praktische oplossingen leveren voor verbeterde winstgevendheid en milieubestendigheid over de hele wereld.
Onze mensen
AMCS biedt teamleden meer dan alleen een baan, maar ook een kans om een carrière uit te stippelen bij een bedrijf dat groeit, evolueert en nieuwe manieren van werken uitstippelt die een positieve impact hebben op de wereld om ons heen. AMCS is opgericht in Ierland en houdt vast aan die lokale wortels en 'start-up'-mentaliteit met een cultuur van verbinding. Verbinding met ons werk, Onze klanten, onze collega's en onze gemeenschap die een werkomgeving creëert die openheid, samenwerking en creativiteit bevordert.
AMCS Group in Boston is op zoek naar een efficiënte en proactieve kantoorcoördinator - reizen en onkosten om zowel de kantooractiviteiten als de reiscoördinatie te ondersteunen. Deze rol omvat het beheren van reisgerelateerde taken, het assisteren bij kantoorbehoeften en het bieden van ondersteuning aan het team en de leiding. De kandidaat zal de tijd verdelen tussen reiscoördinatie, kantooradministratie en het ondersteunen van teamprojecten, terwijl hij een soepele operationele omgeving behoudt.
Locatie: kantoor in Boston op hybride basis.
De belangrijkste verantwoordelijkheden zijn:
Ondersteuning van kantooractiviteiten en initiatieven voor werknemerservaring voor AMCS-kantoren in Boston, Jacksonville, Toledo.
Wees het "gezicht" van AMCS - een gastvrij aanspreekpunt voor medewerkers, klanten en bezoekers
Organiseer en bestel kantoorbenodigdheden, anticipeer op leveringsbehoeften en vul voorraadkamers of benodigde apparatuur aan.
Voer algemene administratieve taken uit, zoals contact opnemen met medewerkers over post/leveringen, aankomsten van gasten of het coördineren van agenda's.
Leid de planning en uitvoering van bedrijfsevenementen, zoals off-site driemaandelijkse teamactiviteiten, bedrijfsbrede presentaties, jaarlijkse jubileumvieringen en eventuele ad-hocactiviteiten op het gebied van bedrijfscultuur.
Assisteren bij fysieke kantoorontwikkelingen zoals bouw en renovaties door middel van planning, communicatie met facilitair personeel, externe aannemers en aanwezig zijn bij walk-throughs
Assisteren bij eventuele off-site of on-site klantvergaderingen met het reserveren, instellen en uitvoeren van het reisschema.
Toezicht houden op reisarrangementen van individuen en groepen in Noord-Amerika, inclusief vluchten, accommodatie en vervoer over land; de implementatie van het reisbeleid af te dwingen, hotelboekingen en contracten te optimaliseren om de beste tarieven te garanderen.
Werk samen met de financiële en boekhoudkundige afdeling om ervoor te zorgen dat reisarrangementen binnen het budget blijven; Assisteren bij het afstemmen van uitgaven en creditcards.
Ondersteun Human Resources en Talent Acquisition met de onboarding van nieuwe medewerkers en de oriëntatie op de eerste dag.
PA-ondersteuning aan de CMO / GM NA, inclusief reisorganisatie, onkostenverwerking, agendabeheer en tijdige updates over belangrijke deliverables.
Vaardigheden en kwalificaties:
Sterke organisatorische en tijdmanagementvaardigheden.
Uitstekende communicatieve vaardigheden om te communiceren met teamleden en externe leveranciers.
Mogelijkheid om meerdere taken te beheren en effectief prioriteiten te stellen.
Proactieve houding met een focus op probleemoplossing en continue verbetering.
Minimaal 3 jaar ervaring in reis- en onkostenbeheer met beheer en configuratie van reissystemen.