Comme les opérateurs effectuent leurs tournées à des fins de conformité et de maintenance, un grand nombre d’entre eux s’appuient encore sur des formulaires papier et des processus manuels.
Pourquoi? Le technicien est sur place, peut noter les informations pertinentes et les saisir dans un dépôt de données de référence au bureau. De plus, c’est cohérent avec la façon dont les opérations suivent et enregistrent les informations depuis des années...
Cependant, les processus papier introduisent des inefficacités et des risques supplémentaires dans vos opérations.
Les processus manuels ont tendance à être inefficaces, peuvent entraîner des inexactitudes et exposer les opérations à un risque de non-conformité. AMCS Field Services peut vous aider à automatiser les processus et à améliorer la façon dont vous collectez les données, générez des rapports et gérez vos actifs.
Voici cinq raisons pour lesquelles la gestion d’actifs sur papier et crayon est risquée :
1. Absence de contrôle de la qualité
Bien que les données puissent être enregistrées correctement, il peut ne pas être clair qui a effectué le travail ou si un ordre de travail a été soumis. En fait, il n’y a peut-être aucune preuve que le travail a été effectué du tout.
Compte tenu de la nature de la calligraphie, il y a aussi la possibilité très réelle qu’un 6 puisse être confondu avec un 0 bâclé. La pluie et le vent peuvent transformer une forme nette et propre en un désordre détrempé et illisible. En de rares occasions, les données initiales peuvent être égarées ou perdues d’un site à l’autre et d’un bureau à l’autre. Une saisie incorrecte des données peut entraîner des conclusions erronées et éventuellement des problèmes de conformité.
2. Délais
Le travail peut être terminé et les données enregistrées sur le site, mais cela peut prendre des heures, voire des jours, pour que ces données soient officiellement incorporées dans le fichier maître de votre système informatique.
Le temps peut également être perdu si le système de GMAO n’affiche pas d’analyses spécifiques. Le personnel administratif doit souvent prendre plus de temps pour manipuler les données de manière à afficher les tendances. Un temps précieux peut être perdu si des travaux d’urgence doivent être effectués sur un actif.
3. Temps perdu dans la récupération des données historiques
Les bons de travail, les rapports et autres fichiers historiques doivent être enregistrés dans un classeur, une feuille Excel ou des bases de données distinctes pour les solutions ponctuelles. La collecte de données à partir de différentes applications et enregistrements papier peut prendre beaucoup de temps et être frustrante.
4. Travail d’équipe inefficace
En règle générale, des cartes papier et des listes d’ordres de travail sont remises aux équipes pour qu’elles les remplissent. Les consultants fournissent souvent un classeur qui décrit les séquences nécessaires telles que le rinçage des bornes-fontaines. Des classeurs sont nécessaires pour différents actifs ou processus. Apporter une bibliothèque de classeurs portable, des cartes papier et des bons de travail n’est pas une solution pratique pour les équipes sur le terrain. De plus, les actifs de classeur sont susceptibles de retourner dans un état moins que complet ou vierge.
5. Efforts redondants
Même après que l’information a été entrée dans un ordre de travail, elle doit être saisie à nouveau, séparément, dans le SIG pour mettre à jour les données sur les actifs. Cela crée beaucoup de travail administratif répétitif, éloignant votre équipe du soutien aux clients et d’autres initiatives stratégiques.
Gardez le contrôle de vos actifs en automatisant vos processus.
Si vous utilisez toujours des formulaires papier et des processus de saisie manuelle des données, AMCS Field Services peut automatiser la collecte de données et la création de rapports, s’assurer que les données sont exactes et conserver un enregistrement unique à jour pour les informations historiques. Finis les formulaires papier et les données perdues ou inexactes, la saisie de données redondantes et la perte de temps. Notre solution peut également aider les utilisateurs à suivre, surveiller, initier et gérer le travail, ainsi qu’à générer des rapports et à prédire l’état des actifs, à l’aide de données saisies manuellement ou en temps réel.
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