5 étapes pour se préparer à une conversion de données

5 étapes pour se préparer à une conversion de données lors de la mise en œuvre d’une nouvelle solution ERP :

L’une des phases les plus difficiles d’une nouvelle implémentation logicielle est de faire migrer vos données vers le nouveau système. Voici cinq étapes que vous pouvez prendre pour aider à préparer votre entreprise à la conversion des données et améliorer la qualité d’une transition réussie.

1. Devez-vous convertir vos données ? -- Selon la taille de votre entreprise et la propreté des données, vous devez déterminer si une conversion de données est même un investissement intéressant. Pour les petites entreprises, il est souvent plus rentable de remettre les données clés dans la nouvelle solution. Cela donne aux utilisateurs la possibilité d’examiner les données et de rattraper les problèmes qui peuvent être passés inaperçus et il peut également être un bon exercice de formation pour le nouveau système.
2. Nettoyez vos données-- Commencez à nettoyer autant de données que possible au moment où votre entreprise commence à discuter de l’achat d’une nouvelle solution. Nous avons tous entendu l’analogie « données, données out » et c’est absolument vrai, alors concentrez-vous sur la cohérence avec des éléments tels que les noms des clients, adresses, numéros de téléphone, etc. Si votre système actuel a des données stockées dans des champs qui ne sont pas destinés à ce type de données (c.-à-d. numéro de téléphone stocké dans un champ de noms de contact) essayez de les corriger si possible. Dans de nombreux cas, ces champs incorrects ont été utilisés en raison de l’absence d’un endroit valide pour stocker ces informations en premier lieu, ce qui signifie que vous pourriez ne pas être en mesure de le corriger, mais vous pouvez examiner et documenter ces situations afin qu’elles ne soient pas négligées par votre nouveau fournisseur de logiciels lorsque la conversion a lieu.
3. Convertir les clients inactifs- Décidez à l’avance si vous estimez que la conversion des clients inactifs en vaut la peine. Une option efficace consiste à utiliser une date limite et à convertir un client seulement s’il a eu une activité dans un délai déterminé. Soyez prêt à utiliser votre système actuel pour les recherches historiques plutôt que d’avoir un historique détaillé converti. Si vous avez été sur un système pendant des années, il est probable que vous avez beaucoup de codes qui ne sont plus en usage afin de convertir l’histoire se traduirait par la création de ces anciens codes dans le nouveau système ou la cartographie de ces anciens codes en un générique « conversion » code qui nie le but d’avoir l’histoire pour les recherches.
4. Extraire desdonnées - Évaluer les options pour extraire des données de votre système actuel. Les données peuvent-elles être facilement accessibles soit par l’intermédiaire de la base de données directement, soit en utilisant des rapports/exportations intégrés? Si ce n’est pas le cas, vous devez être prêt à faire appel à votre fournisseur de logiciels actuel pour obtenir de l’aide dans l’extraction des données.
5. Examinez les situations spéciales -- Identifiez et documentez les détails de toutes les situations « spéciales » que vous avez pu configurer dans le système actuel. Cela pourrait être lié à une façon spéciale que vous avez à facturer un certain ensemble de clients ou peut-être une façon créative que vous « lié » les clients ensemble dans le système. Connaître ces informations avant toute discussion liée à la conversion aidera à empêcher ces éléments d’être convertis de manière incorrecte ou même complètement manquée.