5 pasos para prepararse para una conversión de datos

5 pasos para prepararse para una conversión de datos al implementar una nueva solución ERP:

Una de las fases más difíciles de una nueva implementación de software es que sus datos se migren al nuevo sistema. A continuación se indican cinco pasos que puede seguir para ayudar a preparar su empresa para la conversión de datos y mejorar la semejante de una transición exitosa.

1. ¿Debería convertir sus datos? -- Dependiendo del tamaño de su empresa y la limpieza de los datos, debe determinar si una conversión de datos es incluso una inversión que vale la pena. Para las empresas más pequeñas, a menudo es más rentable entregar los datos clave en la nueva solución. Esto da a los usuarios la capacidad de revisar los datos y detectar problemas que pueden haber pasado desapercibidos y también puede ser un buen ejercicio de entrenamiento para el nuevo sistema.
2. Limpiar sus datos:comience a limpiar la mayor cantidad posible de datos en el momento en que su empresa comience a discutir la compra de una nueva solución. Todos hemos escuchado la analogía de "datos adentro, data out" y esto es absolutamente cierto, así que concéntrate en la coherencia con artículos como nombres de clientes, direcciones, números de teléfono, etc. Si el sistema actual tiene datos almacenados en campos que no están destinados a ese tipo de datos (es decir, número de teléfono almacenado en un campo de nombre de contacto) intente corregirlo si es posible. En muchos casos, estos campos incorrectos se utilizaron debido a la falta de un lugar válido para almacenar esa información en primer lugar, lo que significa que es posible que no pueda corregirla, pero puede revisar y documentar estas situaciones para que no sean pasadas por alto por su nuevo proveedor de software cuando se lleve a cabo la conversión.
3. Convertir clientes inactivos:decida con antelación si cree que la conversión de clientes inactivos vale la pena. Una opción efectiva es usar una fecha límite y solo convertir un cliente si ha tenido actividad dentro de un período de tiempo especificado. Esté preparado para utilizar su sistema actual para búsquedas históricas en lugar de tener un historial detallado convertido. Si usted ha estado en un sistema durante años es probable que usted tiene una gran cantidad de códigos que ya no están en uso por lo que la conversión de la historia daría lugar a la creación de estos códigos antiguos en el nuevo sistema o la asignación de estos códigos antiguos en un código genérico de "conversión" que niega el propósito de tener el historial para búsquedas.
4. Extraer datos:evalúe las opciones para extraer datos del sistema actual. ¿Se puede acceder fácilmente a los datos a través de la base de datos directamente o utilizando informes/exportaciones integrados? Si no es así, debe estar preparado para contratar a su proveedor de software actual para obtener ayuda en la extracción de los datos.
5. Revisar situaciones especiales: identifique y documente los detalles de cualquier situación "especial" que pueda haber configurado en el sistema actual. Esto podría estar relacionado con una manera especial de que usted tiene que facturar un cierto conjunto de clientes o tal vez una manera creativa de que 'vinculó' a los clientes juntos en el sistema. Conocer esta información antes de cualquier discusión relacionada con la conversión ayudará a evitar que estos elementos se conviertan incorrectamente o incluso se pierdan por completo.